17.10.11 Личные расходы за счет компании

Работник с одобрения руководства просит бухгалтерию оплатить его личные расходы с расчетного счета фирмы. Если этот работник – генеральный директор, то зачастую главбух получает уже не просьбу, а свершившийся факт.

Использование расчетного счета фирмы для перечисления денег работников на их личные нужды практикуют во многих компаниях, особенно когда речь идет о периодических (ежемесячных, ежеквартальных) платежах.

В статье 858 Гражданского кодекса прямо указано, что ограничение прав клиента банка на распоряжение денежными средствами, находящимися на счете, не допускается. Это возможно только в случаях ареста денег на счете и приостановления операций по нему, когда это предусмотрено законом. Следовательно, фирмы вправе перечислить деньги на оплату личных расходов своих работников.

При этом возможны две разные схемы действий. Первая: компания при выплате зарплаты сотруднику сразу переводит ее часть по указанным им реквизитам, не выдавая ему денежную сумму на руки. Вторая: компания сначала переводит на лицевой счет сотрудника собственные деньги, а потом он из своего кармана возмещает полученную сумму. Рассмотрим, какие правовые отношения и налоговые последствия возникают в каждой из этих ситуаций.

Зарплата на два адреса

В статье 136 Трудового кодекса предусмотрена возможность выплаты заработной платы не работнику лично, а альтернативным способом, что должно быть закреплено в трудовом договоре. Поэтому если изначально в договоре не было указания на возможность перевода заработной платы работника на счета третьих лиц, значит, его следует дополнить.

При перечислении зарплаты на счет, указанный работником, договорных отношений у компании с получателем платежа не возникает. Между работником и работодателем тоже никаких правовых отношений, кроме уже существующих трудовых, не образуется. Суть этой хозяйственной операции – погашение задолженности по заработной плате.

Бухгалтерские записи будут такими:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 51«Расчетные счета»

– погашена задолженность по заработной плате переводом согласно трудовому договору.

Работник-доверитель

Вторая ситуация, когда компания сначала переводит собственные деньги, а потом работник из своего кармана возмещает их сумму, на порядок сложнее, поскольку подразумевает совокупность сделок. Как и в первом случае, работник вступает в договорные отношения с поставщиком товаров (работ, услуг), за которые расплачивается через расчетный счет фирмы. Кроме того, в этом случае гражданско-правовые отношения возникают еще и между работником и работодателем. Фактически имеет место договор поручения, по которому компания становится поверенным, а работник – доверителем. Он поручает фирме-работодателю произвести платеж по указанным им реквизитам. Поэтому нужно составить соответствующий договор (ст. 971 ГК РФ) и получить от работника доверенность. Нотариального заверения при этом не потребуется (ст. 977 ГК РФ).

То, что работник вносит в кассу предприятия денежные средства, прямо подразумевается пунктом 1 статьи 921 Гражданского кодекса. Там указано, что поверенный обязуется совершить действия за счет доверителя, в нашем случае – за счет работника.

Для снижения риска претензий со стороны налоговиков, связанных с безвозмездностью договора, в нем можно предусмотреть вознаграждение, причем с условием, что минимальная сумма его неограниченна.

Бухгалтерские записи в этом случае будут такими:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 51 «Расчетные счета»

– произведена оплата от имени работника согласно договору поручения

Дебет 50 «Касса» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

– погашена задолженность работника по договору поручения перед поверенным

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 91 субсчет «Прочие доходы»

– начислено вознаграждение предприятию от работника-доверителя, если это предусмотрено договором поручения

Дебет 50 «Касса» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

– погашена задолженность работника по вознаграждению за исполнение поручения.

Что касается НДС, то при безвозмездном характере договора поручения согласно пункту 1 статьи 156 НК РФ налоговой базы по данному налогу у предприятия не возникает. Этот пункт устанавливает, что базой по НДС у посредника является сумма его вознаграждения. Договор поручения – единственный из посреднических договоров, который по Гражданскому кодексу может вообще не предусматривать обязательного вознаграждения (сравните п. 1 ст. 971 ГК с п. 1 ст. 990 и п. 1 ст. 1005). Поэтому пункт 2 статьи 154 Налогового кодекса, устанавливающий, что при безвозмездном оказании услуг налогооблагаемой базой по НДС является стоимость услуги, исчисленная исходя из рыночных цен, здесь не сработает. Ведь у сделок, которые не предусматривают какого-либо вознаграждения, вообще нет рыночной цены.

Беспроцентный краткосрочный заем в пользу работника и его погашение не приводит к дополнительному обложению предприятия налогом на прибыль и НДС

Налог на прибыль тоже не образуется, поскольку средства, полученные посредником на выполнение данного ему поручения, не являются налогооблагаемым доходом (п. 9 ст. 251 НК), а вознаграждения в случае безвозмездного договора компания не получает.

Если договором поручения предусмотрено вознаграждение, то с его суммы следует уплатить НДС и включить его сумму в доходы, учитываемые при налогообложении прибыли. Риск доначисления НДС исходя из рыночной цены на основании взаимозависимости сторон договора поручения невелик. Работника и работодателя Налоговый кодекс прямо не называет взаимозависимыми лицами (п. 1 ст. 20). Правда, в кодексе есть оговорка, что суд может признать лиц таковыми и по иным основаниям (п. 2 ст. 20). Однако арбитражные суды чаще отказываются считать работодателя и работника взаимозависимыми (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа 22 мая 2009 г. № Ф04-3030/2009(7182-А75-37, Волго-Вятского округа от 10 июня 2008 г. № А29-2210/2007, Северо-Западного округа от 15 декабря 2008 г., определение ВАС от 3 апреля 2008 г. № 4535/08). Но предупредим, что в арбитражной практике прошлых лет встречаются и противоположные решения. 

Работник – заемщик

Альтернативный договору поручения вариант – заключение договора целевого займа (ст. 814 ГК). От обычного займа он отличается условием использования полученных средств на определенные цели. При этом заемщик, то есть работник, обязан обеспечить возможность осуществления заимодавцем, то есть работодателем, контроля за целевым использованием суммы займа. Самостоятельно перечисляя заемные средства на счет третьего лица, компания тем самым не позволяет своему работнику использовать их на иные, чем определенные в договоре, цели. Цель перевода денег на счет конкретного контрагента работника должна быть отражена в договоре. Далее работник возвращает заем в кассу заимодавца.

Бухгалтерские записи в этом случае выглядят следующим образом:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 51 «Расчетные счета»

– выдан целевой заем работнику путем оплаты на счет третьего лица

Дебет 50 «Касса» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

– погашена задолженность работника по полученному займу.

Беспроцентный краткосрочный заем в пользу работника и его погашение не приводит к дополнительному обложению предприятия налогом на прибыль и НДС. Однако при оформлении договора целевого займа возникает необходимость исчисления НДФЛ с материальной выгоды, которая возникает в результате разницы между суммой процентов в пользу предприятия-заимодавца и двумя третями ставки рефинансирования, установленной ЦБР на дату фактического получения налогоплательщиком дохода (п. 1 ст. 210 и подп. 1 п. 1 ст. 212 НК).

Сложным представляется вопрос необходимости обложения НДФЛ той суммы, которая перечислена за работника в оплату его личных нужд. Подпункт 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса признает датой получения облагаемого дохода день его перечисления на счета третьих лиц по поручению плательщика НДФЛ. Но является ли перечисляемая в нашем случае сумма налогооблагаемым доходом? В статье 210 Налогового кодекса налоговая база по данному налогу трактуется как «все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (или право на распоряжение которыми у него возникло)».

К сожалению, в главе 23 Налогового кодекса, посвященной налогу на доходы физических лиц, отсутствует четкая формулировка понятия «доход». Компании, возможно, придется доказывать, что его работник в результате рассматриваемой операции дохода не получил, поскольку перечисление на счет третьего лица было произведено из собственных средств физического лица, оставшихся после уплаты НДФЛ.

Особо отметим, что с данной проблемой компания может столкнуться при любом способе перечисления денег за работника на счет другой фирмы, будь то отплата по заявлению работника за счет заработной платы или же расчеты по договору поручения, по договору займа.

Мотивация действия

Чтобы исключить возможные подозрения проверяющих в фиктивности операции по перечислению денег на счета третьих лиц за работника, необходимо обосновать потребность в ней. Оплата расходов работника с расчетного счета предприятия имеет смысл, например, в следующих случаях:

1) для ускорения процесса перевода. Согласитесь, если поставщик находится далеко и не имеет представительств по месту нахождения работника, то денежный перевод со счета компании – наиболее быстрое решение. Иначе работнику придется в нерабочее время открывать счет в банке, составлять платежное поручение, самому контролировать получение денег поставщиком либо вообще ехать в другой город;

2) для надежности перевода. Не каждый работник при покупке дорогостоящего товара или с целью погашения крупного кредита рискнет везти крупную сумму наличных денег поставщику или же в банк. При этом не у каждого сотрудника имеются банковские карты, да и не каждый поставщик их принимает. В случае перевода с личного счета опять же могут возникнуть сложности с заполнением платежного документа.

Целесообразность желательно подтвердить документально, например заявлением работника на имя руководителя с просьбой о переводе денежных средств.

Анна Кузнецова, эксперт аудиторской фирмы