17.07.2013 Применяем унифицированные формы документов

С 2013 года вступил в силу новый закон о бухгалтерском учете. Он вменил компаниям обязанность самостоятельно утверждать формы первичных учетных документов. Однако компании не слишком охотно меняют привычный документооборот. Разберемся, когда можно применять прежние унифицированные формы, ничего не меняя в них, но и не нарушая закон.

Чем руководствоваться

1 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» – далее Закон № 402-ФЗ.

2 Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 <О вступлении в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»> – далее Информация Минфина.

3 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

4 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

5 Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П.

6 Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П.

Каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом. До 2013 года основой документооборота компании были первичные документы, утвержденные Госкомстатом (Росстатом) и другими российскими ведомствами. Такие формы составляли альбомы унифицированных форм.

Прежде чем разрабатывать собственные формы, убедитесь, что федеральным законом не установлена обязанность применять унифицированные формы, утвержденные уполномоченным органом (Информация Минфина).

С 2013 года каждая компания обязана утверждать формы «первички» самостоятельно. В результате у каждой компании должен получиться свой альбом унифицированных форм. При этом принятие каждой формы может проводиться поразному:

• утверждается к применению прежняя унифицированная форма;
• прежняя унифицированная форма принимается за основу, затем компания дорабатывает ее под себя с учетом соответствия требованиям Закона № 402-ФЗ;
• форма документа разрабатывается с нуля самостоятельно.

Без изменений

Не все старые унифицированные формы с 2013 года исключены из бухгалтерского документооборота. Те из них, которые утверждены уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (не Закона № 402-ФЗ), остаются обязательными к применению в качестве первичных учетных документов (Информация Минфина).

Так, порядок ведения кассовых операций и безналичных расчетов по закону уполномочен устанавливать только Банк России. Поэтому при оформлении таких операций можно использовать только формы, утвержденные этим ведомством.

Минфин обращает внимание на два положения Банка России: № 373-П и № 383-П.

К ним прилагаются обязательные для применения формы кассовых и расчетно-платежных документов:

• приходный кассовый ордер;
• расходный кассовый ордер;
• кассовая книга;
• расчетно-платежная ведомость;
• платежная ведомость;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
• платежное поручение;
• инкассовое поручение;
• платежное требование;
• платежный ордер и др.

Обратите внимание, что на всех кассовых документах по-прежнему требуется подпись главного бухгалтера (при его наличии).

Документ на основе унифицированной формы

Большинство старых унифицированных форм соответствуют общим требованиям законодательства. Поэтому можно доработать эти формы под себя, если они, к примеру, не соответствуют специфике деятельности компании.

Убираем лишнее. Многие компании продолжают использовать привычные формы, немного их скорректировав.

Рекомендуемые электронные форматы накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг), приемлемые для телекомуникационного представления в налоговый орган, утверждены приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172.

В частности, удаляют из форм графы, которые по объективным причинам обычно оставались пустыми. Например, графы для кодов из общероссийских классификаторов (ОКУД, ОКИН и др.). Или раздел «Аттестация» в личной карточке кадрового учета № Т-2.

У бухгалтеров и кадровиков возникают вопросы по заполнению граф «Оклад» и «Надбавки» в форме № Т-3 (штатное расписание). Если они не соответствуют действующей у работодателя системе оплаты труда, то их нужно убрать из формы.

Добавляем реквизиты. Проверьте наличие в форме обязательных реквизитов, причем в том виде, который предписан ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Особое внимание обратите на реквизит «Подпись». В унифицированных формах рядом с местом для подписи укажите должности сотрудников, которым в соответствии с уставными документами или локальными актами делегировано право подписи определенных документов (п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Например, во многих крупных компаниях бухгалтерские документы подписывает главный бухгалтер, а кадровые документы – директор по персоналу (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Поэтому в реквизите «Подпись» нужно указывать соответственно должности «Главный бухгалтер» и «Директор по персоналу».

Разработка с нуля

При самостоятельной разработке формы документа компания должна следовать трем основным принципам: обязательный минимум, унификация и стандартизация.

Минимальные требования. При разработке формы первичного документа в него обязательно нужно включить реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование составителя документа;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события;
• подписи уполномоченных лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Унификация. Методом разработки альбома форм документов является унификация, то есть создание единообразной системы реквизитов и их размещения для каждого вида документов. При этом решается задача типизации форм для их многократного применения, повышения качества работы, снижения трудоемкости при обработке документов, информационной совместимости документов.

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации (п. 2.2.1.45 ГОСТ Р 51141-98).

Источник: Журнал Бухгалтерия: просто, понятно, практично