17.03.08 Как вернуть «нелишние» деньги?

Заработная плата работника организации в процессе трудовой деятельности может быть уменьшена на сумму различных удержаний не только в пользу бюджета, третьих лиц, но и по инициативе самой организации, например, в сумме излишне уплаченных работнику денег. Но предприятие в данном случае не всегда имеет возможность удержать полную сумму задолженности. Рассмотрим, в каких случаях работодатель может удержать долг из заработной платы сотрудника.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться только в строго определенных случаях (ст. 137 ТК РФ).

1. Возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы.

2. Погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность.

3. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск.

Обратите внимание — удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:

• ликвидация организации или прекращение деятельности работодателем — физическим лицом (п. 1 ст. 81 ТК РФ);
• сокращение численности или штатов работников организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ);
• смена собственника имущества организации (по данному основанию увольняются руководитель организации, его заместитель и главный бухгалтер) (п. 4 ст. 81 ТК РФ);
• призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
• восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
• признание работника полностью нетрудоспособным на основании медицинского заключения (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
• смерть работника либо работодателя — физического лица (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
• наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

4. Возврат сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простоя.

Отметим, что понятие «счетная ошибка» нигде в законодательстве не раскрыто. Поэтому в каждом конкретном случае придется доказать и документально обосновать, что ошибка была именно счетной, то есть допущенной при проведении арифметических подсчетов. Во всех других случаях, в том числе и при неправильном применении администрацией законов или иных нормативных правовых актов, вернуть излишне выданные деньги нельзя.

осторожно

При возврате сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, придется доказать и документально обосновать, что ошибка именно арифметическая.

Возвращаем по закону

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Если же ошибка обнаружена позднее, работник уже уволился или не согласен на возврат, то у работодателя остается один путь для взыскания денег — обращение в суд.

Работодатель должен оформить решение в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого документа нормативными правовыми актами не установлено.

документ

Генеральному директору ООО «АКТИВ»
Нифантьеву Р.Е.

Докладная записка № 67 от 27 декабря 2007 г.

Уважаемый Рустам Ефимович!

Вследствие допущенной бухгалтером отдела бухгалтерского учета Н. Лузмановой счетной ошибки при расчете отпускных за период с 19.12.2007 г. по 25.12.2007 г. инженеру А. Кискину 15.12.2007 г. в кассе была излишне выплачена сумма в размере 4000 (четырех тысяч) рублей 00 копеек.

Прошу разрешить удержание из заработной платы инженера А. Кискина излишне выплаченной по причине счетной ошибки суммы в размере 4000 (четырех тысяч) рублей 00 копеек.

Инженер А. Кискин оповещен о произошедшей ошибочной выплате указанной суммы, основания и размеры удержания не оспаривает, что подтверждается соответствующей надписью и личной подписью А. Кискина на копии извещения.

Приложение:
1. Копия письменных объяснений бухгалтера отдела бухгалтерского учета Н. Лузмановой по факту счетной ошибки б/н от 27.12.2007 г.
2. Копия расчета отпускных инженеру А. Кискину за период с 19.12.2007 г. по 25.12.2007 г.
3. Копия платежной ведомости № 16 от 15.12.2007 г.
4. Копия извещения инженера А. Кискина о произошедшей ошибочной выплате.

Как вариант решение работодателя может быть оформлено в виде резолюции на данной докладной записке главного бухгалтера на имя генерального директора о выявлении счетной ошибки. Примерная форма докладной записки показана выше.

И даже при выполнении всех вышеперечисленных условий мы не всегда можем удержать с работника полную сумму задолженности.

Следует помнить, что в соответствии с нормами статьи 138 Трудового кодекса общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником в любом случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

При этом законодательством определено, что ограничения, установленные настоящей статьей, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. В этих случаях размер удержаний из заработной платы не может превышать 70 процентов.

Бухгалтерский учет

Удержание из заработной платы суммы отпускных за неотработанные дни отпуска может быть отражено как уменьшение расходов по обычным видам деятельности, при этом производится сторнировочная запись по дебету счета затрат (20, 25, 26, 44) и кредиту счета 70 «Расчеты по оплате труда» (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10).

Если удержание производится в результате счетной ошибки, дополнительно вносят исправительные записи. Порядок их внесения в бухгалтерский учет зависит от времени, когда обнаружены неверные записи или ошибки (п. 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, которые утверждены приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н).

Когда вносить исправления в зависимости от момента совершения ошибки, показано в таблице ниже.

Таблица. Порядок исправления счетных ошибок

Пример 1

Продавец И. Михайлов работает в ООО «Радуга» с 17 мая 2007 года.

В ноябре он написал заявление с просьбой предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. Такой отпуск ему был предоставлен на период с 3 по 31 декабря 2007 года.

Фактический заработок И. Михайлова за расчетный период (май–ноябрь 2007 года) составил 99 120 руб. В мае сотрудник отработал 13 рабочих дней, а июнь, июль, август, сентябрь, октябрь и ноябрь были отработаны сотрудником полностью.

Сумма отпускных составила 16 800 руб. (99 120 руб. : (13 р. дн. × 1,4 + 5 мес. × 29,4) × 28 к. дн.).

В декабре 2007 года в бухгалтерском учете ООО «Радуга» были сделаны такие проводки:

Дебет 44 Кредит 70
— 16 800 руб. — начислены отпускные за декабрь 2007 года;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 2184 руб. (16 800 руб. × 13%) — отражена сумма налога на доходы физических лиц, удержанная с отпускных.

Предположим, что И. Михайлов решил уволиться с 13 февраля 2008 года.

Таким образом, за период с 17 мая 2007 года по 13 февраля 2008 года он фактически отработал 9 месяцев. Следовательно, ему положен отпуск в размере 21 календарного дня (28 к. дн. : 12 мес. × 9 мес.). Остальные 7 календарных дней отпуска, который был предоставлен ему авансом (28 к. дн. – 21 к. дн.), И. Михайлов не отработал. Сумма отпускных за эти дни в размере 4200 руб. (16 800 руб. : 28 к. дн. × 7 к. дн.) будет удержана при выплате заработной платы.

На момент увольнения сотрудника бухгалтерская отчетность за 2007 года еще не была утверждена. Поэтому в бухгалтерском учете ООО «Радуга» были сделаны следующие записи, датированные 31 декабря 2007 года:

Дебет 44 Кредит 70
— 4200 руб. — сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 546 руб. (4200 руб. × 13%) — отражена сумма налога на доходы физических лиц, которая подлежит возврату работнику;

Дебет 44 Кредит 70
— 3654 руб. (4200 – 546) — сотрудник внес в кассу сумму излишне начисленных отпускных за минусом НДФЛ.

Пример 2

Используем условия предыдущего примера.

Предположим, что на момент увольнения И. Михайлова бухгалтерская отчетность была уже утверждена. В этом случае сумму излишне начисленных отпускных необходимо отразить в бухгалтерском учете в феврале 2008 года следующим образом:

Дебет 70 Кредит 91, субсчет 1 «Прочие доходы»
— 4200 руб. — отражена излишне начисленная сумма отпускных;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 70
— 546 руб. — отражена сумма налога на доходы физических лиц, которая подлежит возврату работнику;

Дебет 91, субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 70
— 3654 руб. (4200 – 546) — сотрудник внес в кассу сумму излишне начисленных отпускных за минусом НДФЛ.

Налоговый учет

Как известно, в течение отчетного периода (квартала) налогоплательщики рассчитывают и перечисляют в бюджет авансовые платежи по ЕСН и взносам на обязательное пенсионное страхование. Сумма авансовых платежей определяется на основании величины выплат, облагаемых указанными налогами, и установленной ставки.

А значит, при удержании денег из заработной платы работника необходимо учесть уменьшение налоговой базы по ЕСН и взносам на обязательное пенсионное страхование при расчете авансовых платежей за текущий месяц.

Кроме того, так как в расходах организации работодателя ранее были учтены излишне выплаченные суммы, то доходы в виде удержания из оплаты труда работника в связи с его увольнением необходимо учесть в составе внереализационных доходов.

Если удержание производится в результате счетной ошибки, которая относится к прошлым налоговым или отчетным периодам, то налоговую базу прошлого периода следует пересчитать. Такой порядок установлен абзацем 2 пункта 1 статьи 54 Налогового кодекса.

внимание

При удержании денег из заработной платы работника необходимо учесть уменьшение налоговой базы по ЕСН и взносам на обязательное пенсионное страхование при расчете авансовых платежей за текущий месяц.

Кроме того, следует представить в налоговые органы уточненную декларацию по ЕСН и взносам на обязательное пенсионное страхование за тот период, в котором была допущена ошибка и сделан перерасчет.

При уточнении декларации по ЕСН за истекший отчетный или налоговый период возникает необходимость корректировки базы для исчисления налога на прибыль.

О. Дученко, ведущий налоговый консультант ООО «ВВ-Аудит»

Источник: Бухгалтерия.Ру - бухучет, налоги, аудит.