16.10.06 Четыре главных вопроса по расчету больничных

Лектор: Курбангалеева Оксана Алексеевна окончила в 1998 году ВЗФЭИ по специальности «бухгалтерский учет и аудит». В настоящее время - аспирантка Финансовой академии при Правительстве РФ. Стаж работы бухгалтером - 15 лет. С августа 2006 года Оксана Алексеевна работает главным бухгалтером ООО «КМ/Ч на Дубининской». Автор многочисленных статей по бухгалтерском учету и налогообложению, написала свыше 20 книг по данной тематике.

Вот уже почти два года действует порядок, согласно которому пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из среднего заработка за 12 месяцев и два первых дня оплачивает работодатель. Однако вопросов от этого у бухгалтеров меньше не стало. Кроме того, с 2007 года опять планируются некоторые изменения. Например, такое понятие как «непрерывный трудовой стаж работника» уже не будет учитываться при расчете больничных. Об этом, а также о том, как считать больничные сейчас и заполнять листки нетрудоспособности, шла речь на семинаре, который мы посетили.

Что изменилось?
В 2006 году увеличились сумма пособия и МРОТ

Предлагаю начать с того, - обратилась к слушателям Оксана Алексеевна, - что изменилось по сравнению с 2005 годом. Прежде всего, отмечу, что увеличился максимальный размер пособия за полный календарный месяц, которое вы можете выплатить за счет ФСС России. С начала этого года он составляет 15 000 рублей. Для сравнения: в прошлом году он был 12 480 рублей. Новую норму установил Федеральный закон от 22 декабря 2005 г. № 180-ФЗ.

Также увеличился минимальный размер оплаты труда. До 1 мая 2006 года он составлял 800 рублей, а после 1 мая - 1100 рублей. Если вы работаете в местности, где установлен районный коэффициент, то максимальный размер пособий и МРОТ увеличиваете на данный коэффициент. Это также прописано в Федеральном законе № 180-ФЗ.

Еще одно изменение коснулось внутренних совместителей. С этого года при расчете больничных разрешается учитывать не только их фактический заработок по основному трудовому договору, но и заработок за совмещение. Такое разъяснение сделал ФСС России в письме от 23 января 2006 г. № 02-18/07-541. Ну, вот, пожалуй, и все нововведения, которые могут повлиять на расчет пособий по временной нетрудоспособности.

Кто платит?
Больничный оплачивает и ФСС России, и предприятие

Теперь поговорим, в каких случаях пособие оплачивается только за счет средств ФСС России, а когда и за счет соцстраха, и работодателя. Допустим, заболел сам сотрудник, который работает по трудовому договору. Тогда пособие по временной нетрудоспособности за рабочие дни, которые приходятся на первые два календарных дня, оплачивает работодатель.

А начиная с третьего дня и до конца больничного оплата идет за счет средств ФСС России. Таково общее правило.

- А можно вопрос?

- Да, конечно.

- Вот, например, больничный лист открыт в пятницу. Скажите, пожалуйста, какие дни оплатит работодатель - пятницу и понедельник?

- Нет, только пятницу. Ведь второй календарный день болезни попадает на выходной. А с понедельника уже будет оплачивать пособие соцстрах.

Дальше, если сотрудник взял больничный лист по уходу за заболевшим ребенком или членом семьи, то пособие по временной нетрудоспособности полностью оплачивается за счет средств ФСС России. Кроме того, соцстрах оплачивает весь больничный в случае отпуска по беременности и родам, а также если работник получил травму на производстве или профессиональное заболевание.

Комментарий редакции

Налоги с больничных

Расходы предприятия на оплату двух первых дней болезни учитываются при расчете налога на прибыль. На это указывает подпункт 48.1 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Если работодатель доплачивает разницу между установленным лимитом в 15 000 рублей и средним заработком заболевшего сотрудника, то сумму доплаты также можно отнести на расходы. Такой позиции придерживается Минфин России в письме от 15 июня 2004 г. № 03-02-05/4/19.

ЕСН, пенсионные взносы и взносы по травматизму не начисляют на всю сумму пособия независимо от того, кто его платит - ФСС или работодатель. А вот на сумму доплаты до среднего заработка, если она выдается, ЕСН и взносы в Пенсионный фонд начисляются. Об этом неоднократно говорили чиновники Минфина России. Например, письмо от 16 февраля 2005 г. № 03-05-02-04/26.

Что касается НДФЛ, то с суммы пособия по нетрудоспособности он удерживается независимо от источника выплаты. Об этом говорит пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ. С остальных пособий, например по беременности и родам, налог не удерживается.

Как считать?
Пособие считаем исходя из фактического заработка либо МРОТ

Итак, предположим, сотрудник принес вам больничный лист и вам нужно его рассчитать. С чего начать? Я вам подскажу. В первую очередь, определите период фактической работы сотрудника за 12 календарных месяцев, которые предшествуют болезни. И если окажется, что он за этот период отработал меньше трех месяцев, то расчет пособия делается исходя из 1 МРОТ. Если же сотрудник трудился более трех месяцев, вы рассчитываете больничный исходя из среднего заработка.

Отмечу, что при определении периода фактической работы учитывается как работа на вашем предприятии, так и в других организациях.

Поэтому, если у вас в организации сотрудник отработал меньше трех месяцев, посмотрите его трудовую книжку или копию трудового договора с предыдущего места работы. Причем для подсчета периода работы не важно, трудился работник непрерывно или его стаж прерывался.

Здесь нужно еще отметить вот что: весь период работы у предыдущего работодателя принимается как фактически отработанный. А вот при подсчете дней работы на вашем предприятии нужно исключить дни, когда сотрудник фактически не работал, например, болел или находился в отпуске.

Итак, вы определили, сколько проработал ваш сотрудник до того, как получил этот больничный лист. Предлагаю рассмотреть случай, когда сотрудник проработал больше трех месяцев. Тогда следующий этап - расчет среднего дневного заработка. Для этого нужно разделить фактически начисленные за расчетный период суммы на количество отработанных за этот период рабочих дней. При этом в фактически начисленные суммы включаете все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда на предприятии: заработную плату, надбавки, премии и так далее. То есть те, которые прописаны в коллективном договоре или положении об оплате труда.

Что касается расчетного периода, то он определяется следующим образом. Из общего периода работы нужно исключить то время, когда сотрудник фактически не работал, но и когда за ним сохранялся средний заработок. То есть не учитывается период командировки, болезни, отпуска, простоя. Также не учитываете и выплаченную за это время среднюю заработную плату.

Разделив общую сумму заработка на количество отработанных за этот период рабочих дней, вы получите сумму дневного пособия. Но не окончательную. Прежде ее нужно скорректировать на процент в зависимости от непрерывного стажа работника. Напомню, что если непрерывный стаж 8 лет и более, то оплачивается 100 процентов заработка, если от 5 до 8 лет - 80 процентов, а если меньше 5 лет - 60 процентов заработка.

Дальше вы сравниваете размер дневного пособия и максимальную сумму дневного пособия. При этом максимальная сумма определяется путем деления 15 000 рублей на количество рабочих дней в месяце болезни. Меньшую из полученных величин умножаете на количество рабочих дней нетрудоспособности. Таким образом, вы рассчитаете сумму больничных.

Если же сотрудник отработал меньше трех месяцев, вы рассчитываете пособие исходя из 1 МРОТ. Учтите, что при расчете пособия исходя из 1 МРОТ величина непрерывного трудового стажа не учитывается.

Чтобы лучше представить себе порядок расчета, предлагаю рассмотреть пример.

Максимова Елена Николаевна была принята на работу в ООО «Ритм» 1 февраля 2006 года на должность менеджера. С 14 по 16 февраля 2006 года она находилась в командировке. В сентябре этого года она заболела и была на больничном в течение пяти рабочих дней - с 18 по 22 сентября 2006 года.

Всего с февраля по август она заработала 101 000 рублей. В эту сумму помимо оклада вошли 2000 рублей - средний заработок за период командировки и 3000 рублей - премия к празднику 8 Марта.

Причем расходы на премию при расчете налога на прибыль не учитывались. Непрерывный трудовой стаж Максимовой к началу нетрудоспособности - 4 года 3 месяца 10 дней.

Сначала определим, исходя из каких показателей рассчитывать пособие по временной нетрудоспособности. Мы знаем, что сотрудница до начала болезни отработала на этом предприятии 229 календарных дней с учетом командировки. Это больше трех месяцев. Поэтому пособие будем рассчитывать исходя из среднего заработка.

Итак, определяем средний заработок. Поскольку сотрудница была принята в организацию меньше года назад, то расчетным периодом считается время ее фактической работы до месяца болезни. Он составляет 144 рабочих дня. Это уже без учета трех дней командировки. Из расчета среднего заработка исключаем и сумму заработной платы за время командировки. Также не войдет в расчет и премия.

Ведь она не учитывалась при расчете налога на прибыль, и соответственно на эту сумму не начисляли ЕСН. Тогда средний заработок составит:
(101 000 руб. - 2000 руб. - 3000 руб.) : 144 дн. = 666,67 руб.

Следующий шаг - рассчитываем сумму дневного пособия в зависимости от непрерывного стажа. Поскольку непрерывный стаж работницы меньше пяти лет, ей полагается пособие в размере 60 процентов от среднего заработка. Оно равно:
666,67 руб. x 60% = 400,00 руб.

Дальше определяем максимальную величину дневного пособия:
15 000 руб. : 21 дн. = 714,29 руб., где 21 дн. - количество рабочих дней в сентябре.

Мы видим, что 400 рублей меньше, чем 714,29 рубля. Поэтому сумму больничных определим исходя из дневного пособия. Известно, что всего сотрудница болела пять рабочих дней. Из них два дня оплачиваются за счет организации:
400,00 руб. x 2 дн. = 800,00 руб.

И оставшиеся три дня - за счет ФСС России:
400,00 руб. x 3 дн. = 1200,00 руб.

Общая сумма больничных составит:
800,00 руб. + 1200,00 руб. = 2000,00 руб.

При этом бухгалтерские проводки будут такие:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
- 800,00 руб. - начислено пособие за счет организации.

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию» КРЕДИТ 70
- 1200,00 руб. - начислено пособие за счет соцстраха.

- По расчету пособия у вас вопросы есть? Кому что непонятно, пожалуйста, говорите.

- Оксана Алексеевна, а если в расчетном периоде повышалась зарплата, как это учесть? Нужно ли пересчитывать выплаты за предыдущие месяцы, как в случае с расчетом отпускных?

- Нет, не нужно. Повышение зарплаты в расчетном периоде учитывается только с даты повышения. Так гласит Федеральный закон от 22 декабря 2005 г. № 180-ФЗ.

Если вопросов больше нет, пойдем дальше.

Расчет пособия зависит от того, кто и чем болеет

Нередко работник приносит больничный лист по уходу за больным ребенком. Как я уже сказала, в этом случае больничный с первого дня оплачивается за счет ФСС. Порядок здесь таков: первые семь календарных дней оплачиваются полностью с учетом непрерывного трудового стажа. А дальше - в размере 50 процентов от среднего заработка независимо от непрерывного трудового стажа.

Для одиноких, разведенных родителей, жен военнослужащих срочной службы больничный полностью оплачивается уже за первые 10 дней. А с 11-го календарного дня - 50 процентов.

Давайте теперь рассмотрим другой случай. Листок нетрудоспособности получен в связи с травмой. Как правило, травмы бывают следующих видов. Во-первых, травма, связанная с выполнением трудовых обязанностей. Она квалифицируется как производственная травма и является следствием несчастного случая на производстве. Во-вторых, травма, полученная по пути на работу или с работы.

Обстоятельства, при которых были получены эти травмы, подлежат расследованию. Несчастный случай на производстве оформляется актом по унифицированной форме № Н-1, которая утверждена постановлением Минтруда России от 24 октября 2002 г. № 73.

В случае травмы по дороге на работу или с работы составляется акт о несчастном случае. Специальная форма для него не предусмотрена. Акт составляется в произвольной форме.

И третий вид травмы - это бытовая травма. Ее работник может получить дома или на отдыхе. Хочу обратить ваше внимание на то, что в зависимости от вида травмы пособия рассчитываются и оплачиваются по-разному.

Краткую информацию по оплате больничных для всех трех случаев я вам дам в виде таблицы . Сейчас я зарисую ее на доске, а вы занесите, пожалуйста, в свои конспекты.

Что проверить?
Возможные ошибки в больничном листе

А теперь несколько слов об оформлении листков нетрудоспособности. Когда сотрудник отдает вам больничный лист, пожалуйста, обратите внимание, как он заполнен. Дело в том, что врачи часто допускают ошибки. Посмотрите, правильно ли записаны фамилия, имя, отчество сотрудника, указан ли его возраст, пол, причина нетрудоспособности, есть ли печати лечебного учреждения и подписи врача. Проверьте, нет ли ошибок в наименовании вашей организации. Если, внимательно просмотрев записи, сделанные врачом, вы увидели какое-то несоответствие, верните такой больничный сотруднику. Он должен пойти в свое лечебное учреждение, где получил больничный лист, и сделать необходимые исправления. Только тогда вы сможете начислить по этому листу пособие. А затем вы сами или вместе с кадровым работником заполняете оборотную сторону больничного листа.

Отмечу, что если листок нетрудоспособности оформлен неправильно, то соцстрах сумму пособия, начисленную по этому листку, к зачету не примет ( см. пример правильного оформления листка нетрудоспособности - Примеч. ред.).

Тогда вам придется отнести расходы на выплату всей суммы пособия за счет предприятия.

Поэтому настоятельно рекомендую вам еще раз проверить заполнение больничных листов, чтобы внести все необходимые исправления до того, как придет проверка.

За счет средств ФСС России больничный сотрудника оплачивается только с третьего рабочего дня

Если сотрудник отработал меньше трех месяцев, пособие рассчитывается исходя из 1 МРОТ

Комментарий редкации
С 2007 года непрерывный трудовой стаж будет заменен на общий

Отметим, что в 2006 году величина пособий по временной нетрудоспособности еще зависит от непрерывного трудового стажа. Но с 2007 года этой зависимости уже не будет. Дело в том, что норма, которая увязывает право на получение пособия по временной нетрудоспособности и его размер с непрерывным трудовым стажем работника, устарела. Конституционный суд РФ в своем определении от 2 марта 2006 г. № 16-О признал ее неконституционной и запретил применять с 1 января 2007 года.

В настоящее время в Государственной думе на рассмотрении находится проект закона, регулирующего порядок исчисления пособий в 2007 году. И уже известно, что законодатели отойдут от понятия непрерывного стажа, заменив его на общий. То есть при расчете пособия будет приниматься во внимание, сколько вообще лет человек работал, независимо от того, какие были перерывы.

Комментарий редакции

Если в организации установлен суммированный учет рабочего времени

Вам нужно рассчитывать пособие по нетрудоспособности исходя из среднечасового заработка. Для этого делите сумму заработка, начисленную за расчетный период, на количество отработанных за этот период часов. Затем корректируете среднечасовой заработок на процент в зависимости от непрерывного трудового стажа и получаете сумму часового пособия. Следующий шаг. Рассчитываете максимальное часовое пособие, то есть 15 000 рублей делите на количество рабочих часов в месяце болезни. Дальше сравниваете полученные суммы пособий между собой. Берете меньшую величину и умножаете ее на количество рабочих часов, которые приходятся на дни болезни. Так вы посчитаете сумму больничных.