Наиболее простое решение – пригласить аудиторов. Они проведут проверку на дату увольнения прежнего бухгалтера и представят отчет о финансовом состоянии фирмы и выявленных нарушениях. Но услуги аудиторских фирм довольно дороги, поэтому не каждый руководитель согласится заплатить за это удовольствие. Тем более что бухгалтер может меняться не один раз. Чаще всего проводить проверку нужно своими силами.

Новый бухгалтер начинает принимать дела на основании приказа руководителя о приеме на работу. Рассмотрим, что должен содержать этот документ.

Приказ о приеме на работу

В этом документе должен быть указан срок приема-сдачи дел бухгалтерии. Если для передачи дел формируется комиссия, то в приказе отражается ее состав.

Обратите внимание: на момент увольнения старого главбуха замены на его место может еще не быть. В этом случае руководитель должен назначить работника, временно исполняющего обязанности главбуха. Этот сотрудник будет принимать дела также на основании приказа о назначении.

Пример

Главный бухгалтер ООО «Спутник» Н.П. Самохина увольняется по собственному желанию. На момент увольнения нового главбуха фирма не нашла. Поэтому руководитель назначил заместителя главбуха М.Л. Боброву временно исполняющей обязанности главного бухгалтера с 9 августа 2004 года.

Приказ о назначении оформляется следующим образом:

ООО «Спутник» Приказ

от 9 августа 2004 г. № 59

О назначении на должность

Приказываю:

1. Назначить М.Л. Боброву временно исполняющей обязанности главного бухгалтера.

2. Н.П. Самохиной передать дела М.Л. Бобровой в течение десяти дней – с 9 по 18 августа 2004 года.

3. Создать комиссию по приемке-передаче дел. Состав комиссии:

– и. о. главного бухгалтера М.Л. Боброва;

– заместитель генерального директора Л.М. Комаров;

– кассир Н.И. Иванова.

Генеральный директор

ООО «Спутник» Чалов /А.Ф. Чалов/

После издания приказа сотрудник, принимающий дела, начинает проверку состояния бухгалтерского и налогового учета.

Проверяем состояние учета

Для начала новый бухгалтер должен определить, за какой период времени он будет принимать дела. В соответствии со статьей 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» фирмы обязаны хранить бухгалтерские документы не менее пяти лет. Но чаще всего принять и проверить всю отчетность за этот период времени нет. Поэтому лучше всего посмотреть те документы, которые будут необходимы для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности в будущем. Например, если бухгалтер устраивается на работу в августе, ему нужно принять документы, которые подтверждают остатки и обороты по счетам бухгалтерского учета за полугодие. Также необходимо проверить отчетность за июль.

В аналогичном порядке принимаются и документы налоговой отчетности. Только надо учитывать, что у разных налогов разный налоговый период. Так, по НДС – это либо месяц, либо квартал. А по налогу на прибыль это могут быть квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Не забудьте проверить на этих отчетах наличие отметки налоговиков.

К моменту передачи дел прежний главбух должен «закрыть» учет за истекший период. В частности, должны быть выполнены все бухгалтерские записи, укомплектованы первичные документы и составлен оборотный баланс (или иной аналогичный регистр). Если дела передаются по окончании отчетного периода, то также должны быть сформированы бухгалтерская и налоговая отчетность.

Советуем особое внимание уделить документации за последние три календарных года, поскольку именно за этот период налоговики могут проверить фирму (ст. 87 НК). Если в течение этого времени налоговая инспекция уже проверяла организацию, то будущий главбух может проверять только те документы, которые составлены после прихода контролеров.

Из-за нехватки времени можно провести выборочную проверку отражения в учете различных операций. При этом нужно обращать внимание на соответствие дат в документах и в бухгалтерских записях. Также следует сверить итоговые суммы в накопительных ведомостях по счетам и цифры, указанные в главной книге или отчетности.

Вот перечень основных документов, которые следует тщательно посмотреть новому счетоводу:

– все первичные документы (платежные поручения, расчетные ведомости, приходные и расходные ордера и т. д.);

– журнал регистрации доверенностей;

– журнал регистрации ценных бумаг (векселей, путевок, билетов и т. д.);

– кассовую книгу;

– регистры по учету работы с контрольно-кассовыми машинами;

– журнал учета счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж;

– книгу регистрации банковских чековых книжек;

– другие книги и журналы.

Если выяснится, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, это отражается в акте приема-передачи дел. А нужный журнал (книга) заводится с даты, которая стоит на акте.

Также в акте приема-передачи дел нужно отразить все обнаруженные ошибки и нарушения. Для их исправления следует составить бухгалтерские справки. Они должны быть подписаны уходящим главбухом.

Проводим инвентаризацию

Согласно нынешнему законодательству, главный бухгалтер не является материально ответственным лицом в обязательном порядке. Но если в трудовом договоре с ним есть пункт о материальной ответственности, то перед тем, как его уволить, руководитель фирмы обязан произвести инвентаризацию имущества и обязательств. Это требование статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Результаты инвентаризации следует приложить к акту приема-передачи.

Отметим, что документы, которые нужно оформить при инвентаризации, утверждены постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88. Если инвентаризации не было, то прежний бухгалтер не будет нести ответственности за выявленную впоследствии недостачу материальных ценностей.

Если же условия о материальной ответственности в договоре нет, то, по нашему мнению, целесообразно провести инвентаризацию кассы. По ее результатам нужно составить отдельный документ (акт проверки кассы). Его подписывают все члены комиссии по передаче дел. Этот акт прилагается к акту приема-сдачи дел.

Проверку наличия остального имущества и состояния дебиторской и кредиторской задолженности можно провести выборочно. Полученные результаты также нужно записать в акте приема-передачи дел.

Составляем акт приема-передачи дел

Специального бланка акта приема-передачи дел нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме. Акт подписывают руководитель, передающий дела главбух, тот, кто принимает дела (новый главбух либо лицо, временно исполняющее его обязанности), а также члены комиссии. Документ составляется в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии фирмы, второй – у передающего дела.

По сути, акт – это опись принятых документов и обнаруженных нарушений. Следует иметь в виду, что он должен отражать состояние дел на момент их передачи. Как правило, акт состоит из двух частей – общей и основной.

В первой части акта указывается общая характеристика бухгалтерского учета. В ней можно отразить следующую информацию:

– данные о проверке кассы;

– суммы дебиторской и кредиторской задолженностей. Здесь же можно указать задолженность перед бюджетом;

– об учете имущества. Данные последней инвентаризации, сведения о материально ответственных лицах;

– о наличии и правильности оформления документов;

– о штатном расписании, фонде заработной платы, наличии налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

Во второй части акта приводятся перечень передаваемых документов и данные об остатках на счетах. В ней не обязательно указывать остатки по всем счетам. Можно отразить только те суммы, которые были проверены сотрудником, принимающим дела.

Кроме того, в акте нужно указать расхождение между данными бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Например, это можно оформить следующим образом:

После подписания акта нужно заменить банковскую карточку.

Кроме того, фирма должна уведомить о назначении нового главного бухгалтера налоговую инспекцию.