16.04.2014 Как применять УПД в работе с иностранными контрагентами

Иностранные компании обладают большим деловым опытом применения первичных документов по всему миру. В таких компаниях процессы документирования сделок унифицированы, инфраструктура сформирована и есть обширная практика внедрений в Европе, США, странах Латинской Америки и других странах.

Наша страна также идет по пути унификации, рационализации и повышения эффективности документооборота. Свидетельством этому является внедрение в практику универсального передаточного документа.

Однако в деловой практике возможны ситуации, когда использование универсального передаточного документа не соответствует требованиям сторон сделки. В частности, это случается во взаимоотношениях с иностранными контрагентами. Мы расскажем вам об особенностях применения универсального передаточного документа и иных первичных учетных документов в работе с такими деловыми партнерами.

Общий порядок применения УПД

Но прежде, чем перейти к специфике документооборота с иностранными контрагентами, поговорим об общих правилах использования универсального передаточного документа. О них мы вам уже рассказывали на страницах нашего журнала. Но в этом году вышел ряд важных писем ФНС России, разъяснивших отдельные проблемы, связанные с применением данного документа.

Как известно, все факты хозяйственной жизни должны оформляться первичными учетными документами, которые являются основанием для отражения этих фактов в бухгалтерском учете и отчетности. Это следует из норм части 2 ст. 1, части 1 ст. 9, части 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), раздела II Приложения к письму Минфина России от 29.01.2014 № 07-04-18/01 «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2013 год».

Некоторые операции в целях налогообложения налогом на добавленную стоимость должны также оформляться специальным документом – счетом-фактурой (корректировочным счетом-фактурой) (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Согласно законодательству РФ о налогах и сборах счет-фактура, выставленный при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав), является основанием для налогового вычета по налогу на добавленную стоимость в том случае, если он соответствует требованиям пп. 5, 6 ст. 169 НК РФ (пп. 1, 2 ст. 169 НК РФ).

С 1 января 2013 года в организациях негосударственного сектора формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9, ст. 32 Закона № 402-ФЗ). При этом определенные руководителем экономического субъекта для применения в организации первичные учетные документы должны содержать все семь обязательных реквизитов, установленных частью 2 ст. 9 Закона № 402−ФЗ.

Формы первичных учетных документов утверждаются в приложении к бухгалтерской учетной политике организации, отдельном приказе, в стандарте экономического субъекта или локальном нормативном акте работодателя, например, в Положении о документообороте. Основание – ст. 8, часть 4 ст. 9, п 4 части 1 и пп. 11–14 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, абз. 7 части 1 ст. 22, часть 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, информация Минфина России № ПЗ-10/2012.

В целях сокращения документооборота ФНС России в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ рекомендовала налогоплательщикам к использованию в работе:

- форму универсального передаточного документа, разработанную на основе формы счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ № 1137, а также ранее обязательных для применения форм первичных учетных документов (№ ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1, товарного раздела ТТН);

- условия применения и порядок заполнения универсального передаточного документа;

- порядок отражения показателей универсального передаточного документа в книге покупок и продаж, в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур и в налоговом учете по налогу на прибыль.

Вся перечисленная в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ информация в полном объеме и взаимосвязи позволяет достаточно однозначно понять принцип заполнения универсального передаточного документа, налоговые последствия его использования и отсутствие налоговых рисков.

Указанное письмо ФНС России согласовано с Минфином России письмом от 07.10.2013 № 03-07-15/41644 и размещено на официальном сайте ФНС России (http://www.nalog.ru) в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».

Форма универсального передаточного документа, разработанная ФНС России, представляет собой счет-фактуру, дополненный реквизитами первичных учетных документов, подтверждающих передачу товарно-материальных ценностей (имущественных прав), сдачу-приемку работ (услуг).

Перечень фактов хозяйственной жизни, для которых рекомендована форма универсального передаточного документа, приведен в Приложении № 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Напомним, что факт хозяйственной жизни – это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Универсальный передаточный документ должен соответствовать требованиям как гл. 21 НК РФ, так и ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Только при таких условиях он может применяться в целях и бухгалтерского учета, и налогообложения.

Обратите внимание!

/Организация вправе не использовать рекомендованную ФНС России форму универсального передаточного документа, а разработать ее самостоятельно. Ведь ни гл. 21 НК РФ, ни постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 не содержат запрета на включение дополнительных реквизитов в утвержденную форму счета-фактуры. Поэтому указание дополнительных реквизитов в форме счета-фактуры не является основанием для отказа в налоговом вычете по налогу на добавленную стоимость (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). В этом случае самостоятельно разработанная форма универсального передаточного документа должна соответствовать как требованиям, предъявляемым к счету-фактуре (пп. 5, 6 ст. 169 НК РФ, форма счета-фактуры и Порядок заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ № 1137), так и требованиям, предъявляемым к первичному учетному документу (части 2, 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). /

Напомним, что пп. 5 и 6 ст. 169 НК РФ определены четкие, не подлежащие расширению требования к счету-фактуре, невыполнение которых является основанием для отказа налоговых органов в реализации налогоплательщиками своих прав на налоговый вычет по НДС. Эти пункты касаются только перечня обязательных показателей счетов-фактур и определения круга его подписантов. Поэтому дополнение счетов-фактур иными сведениями не может служить основанием для отказа в вычете сумм НДС, предъявленных покупателю продавцом (письмо Минфина России от 09.02.2012 № 03-07-15/17).

Федеральная налоговая служба России (письмо от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193) также раньше разрешала организациям дополнять счета-фактуры нужными реквизитами, не изменяя саму форму. При этом дополнительные реквизиты счета-фактуры не должны нарушать последовательность обязательных (письмо Минфина России от 20.07.2012 № 03-07-09/87). Поэтому в счете-фактуре безопаснее дополнительные сведения отражать после всех строк и граф с пометкой «Справочно». А за пределами черной рамки универсального передаточного документа вы можете вносить любые дополнительные реквизиты и расположить их как угодно. Например, организация вправе добавить в рекомендованную ФНС России форму универсального передаточного документа дополнительные столбцы по аналогии со столбцами «А» и «Б» и (или) вносить дополнительную информацию, необходимую сторонам оформляемой операции, по аналогии со строками 8–19 рекомендованной формы УПД (письмо ФНС России от 24.01.2014 № ЕД-4-15/1121@ (п. 3)). Это связано с тем, что данная часть универсального передаточного документа, находящаяся за пределами черной рамки, относится к первичному учетному документу, а ее организация вправе разрабатывать самостоятельно и добавлять в нее любые необходимые реквизиты (часть 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Внесение дополнительных реквизитов в универсальный передаточный документ организации лучше сначала согласовать со своими контрагентами. Ведь покупатель может не принять универсальный передаточный документ, в который организация внесла дополнительную информацию. Отметим, что никакие дополнительные сведения не помешают покупателю заявить расходы и вычеты по налогу на добавленную стоимость по дополненному универсальному передаточному документу. Главное при этом, чтобы организация компания сохранила в дополненной форме этого документа все обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного учетного документа.

Назначение универсального передаточного документа определяется его статусом (статус «1» или статус «2»), указываемым в специальном поле «Статус» в верхнем левом углу формы этого документа.

Статус «1» означает, что документ может использоваться одновременно и как счет-фактура и как передаточный документ (накладная, акт и др.), статус «2» – только как передаточный документ (накладная, акт и др.), не используемый как счет-фактура, а лишь подтверждающий расходы по налогу на прибыль.

Однако фактический статус универсального передаточного документа определяется наличием (отсутствием) в нем всех обязательных реквизитов, установленных законодательством о бухгалтерском учете и гл. 21 НК РФ. Статус универсального передаточного документа, указываемый организацией в верхнем левом углу этого документа, носит информационный характер. То есть получается, что универсальный передаточный документ со статусом «2» при условии заполнения всех реквизитов, предусмотренных ст. 169 НК РФ, может являться основанием для применения вычета по налогу на добавленную стоимость. Но предупреждаем, что вычет налога на добавленную стоимость по универсальному передаточному документу со статусом «2» может служить основанием для предъявления претензий со стороны налоговых органов.

Универсальный передаточный документ – это комплексный (объединенный) документ, который может быть использован для получения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость, для подтверждения расходов в бухгалтерском учете, а также для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций, затрат, признаваемых в целях налогообложения единого сельскохозяйственного налога и налогом, уплачиваемым при применении упрощенной системы налогообложения с объектом обложения «доходы минус расходы», при соблюдении требований п. 1 ст. 252 НК РФ (ст. 313, пп. 2, 3 ст. 346.5, пп. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ, письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987@). С его помощью может быть оформлена передача материальных ценностей, результатов выполненных работ, оказанных услуг, а также имущественных прав. Кроме того, универсальным передаточным документом может быть оформлена передача материальных ценностей для случаев выборки товара покупателем или отгрузки товара для транспортировки, в нем учтена и возможность участия в сделке посредника.

Универсальный передаточный документ может применяться в налоговых целях по всем фактам хозяйственной жизни организации (или по отдельным сделкам, отдельным контрагентам и т.д. – по выбору организации, закрепленному в учетной политике):

- (и/или) УПД со статусом «1» – в качестве первичного документа для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль и одновременно документа для расчетов с бюджетом по НДС по всем фактам хозяйственной жизни (или по отдельным видам сделок, или во взаимоотношениях с отдельными контрагентами). В этом случае обычный счет-фактура и обычный первичный документ не нужны;

- (и/или) УПД со статусом «2» – только в качестве первичного документа для подтверждения расходов по налогу на прибыль по всем фактам хозяйственной жизни (или по отдельным видам сделок, или во взаимоотношениях с отдельными контрагентами). В этом случае необходим еще обычный счет-фактура.

Организациям, принявшим решение о применении универсального передаточного документа (по форме, рекомендованной ФНС России, или по самостоятельно разработанной форме, а также порядок его применения: объем фактов хозяйственной деятельности – полный или выборочный; перечень контрагентов – все контрагенты или выборочные), целесообразно зафиксировать все это в учетной политике как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения. Это следует из норм п. 12 ст. 167, абз. 5 ст. 313 НК РФ, ст. 8, части 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 2, 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Кроме того, в договорах с российскими и иностранными контрагентами также лучше предусмотреть использование универсального передаточного документа и/или иных форм первичных учетных документов.

Помните также, что универсальный передаточный документ нужно оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него (т.е. на момент отгрузки, сдачи работ (услуг) и т.д.). В этом случае будут выполнены и условия части 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и требования п. 3 ст. 168 НК РФ.