15.08.11 Как заполнить счет-фактуру правильно

Вне зависимости от того, каким способом доставлять счет-фактуру покупателю и обратно, этот документ должен быть верно оформлен. В противном случае о принятии к вычету «входного» налога или его возмещению расплачивающаяся за покупку сторона может и не мечтать. Как оказалось, при правильном подходе, даже при заполнении того документа можно допускать если не фривольности, то уж точно инициативу.

Для выставления счета-фактуры следует пользоваться законодательно установленной формой. В настоящее время нужно применять шаблон документа, приведенный в постановлении Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 (далее — Постановление № 914). Однако в связи с внесением изменений в Налоговый кодекс существующий унифицированный бланк не в полной мере соответствует установленным требованиям. В частности, в нем места для сведений о валюте, информацию о которой требует указывать пункт 5 статьи 169 Налогового кодекса. А ведь данная норма перечисляет те реквизиты, отсутствие которых — практически 100-процентная гарантия отказа в вычете.

Законодатели прекрасно понимали, что новые требования влекут за собой утверждение новой формы счета-фактуры и, малого того, пока еще существующего формата для электронного выставления этого документа.

Обязанность разработать и утвердить новую форму возложили на плечи Кабинета министров согласно поправкам, внесенным Законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ (далее — Закон № 229-ФЗ) в пункт 8 статьи 169 НК РФ новую форму счета-фактуры и порядок ее заполнения устанавливает Правительство РФ. Они будут обязательны при формировании документа как на бумаге, так и в электронном виде. Со 2 сентября прошлого года, помио прочего, Кабмин должен утвердить также и обязательные формы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж и правила их ведения.

До того момента, пока Правительство РФ не справится со поставленной перед ними задачей, составление и выставление счетов-фактур, ведение журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж осуществляются с учетом требований, которые действовали до дня вступления в силу новых правил (п. 4 ст. 10 Закона № 229-ФЗ).

При проверке правомерности принятия «входного» НДС к вычету или возмещению налоговые органы обращают внимание на форму счета-фактуры, а также полноту и правильность заполнения ее обязательных реквизитов.

Обязательные реквизиты и форма

Обязательные реквизиты счета-фактуры перечислены в пунктах 5, 5.1 и 6 статьи 169 НК РФ. Что касается ее формы отметим следующее. Согласно старой редакции пункта 8 статьи 169 Налогового кодекса, Правительство РФ не было уполномочено определять форму счета-фактуры и порядок ее заполнения.

Значит бланк документа, который приведен в Постановлении № 914, можно расценивать как рекомендуемый, а не обязательный для использования. Поэтому составление документа по иной форме не представляет собой нарушение. Такой вывод приведен в постановлении ФАС Уральского округа от 24 мая 2005 г. № Ф09-2174/05-С2. Главное, чтобы дефекты бланка не влекли нарушений требований пунктов 5, 5.1 и 6 статьи 169 НК РФ. Это следует из постановления ФАС Центрального округа от 7 ноября 2006 г. по делу № А35-7749/05-С21. Иными словами, содержали все обязательные реквизиты. Однако в настоящий момент то сделать не так-то и просто.

Новый реквизит

Наименование валюты появилось в списке обязательных реквизитов счета-фактуры со 2 сентября 2010 года. Тем не менее форма документа, которая приведена в Постановлении № 914, не содержит графы для его внесения. На лицо дилемма: в соответствии с требованиями законодательства не заполнишь, налоговики вправе отказать в вычете, а оформить по всем правилам в принципе не возможно. Во всяком случае, если счет-фактура будет заполнен, как того требует законодательно установленный Порядок.

Как быть?

«Вкручиваться» пришлось Минфину России, что чиновники сделали вполне успешно. В письме от 12 октября 2010 г. № 03-07-09/46 специалисты финансового Министерства разъяснили, что до установления Правительством РФ формы счета-фактуры, предусматривающей названный показатель и порядок его заполнения, наименование валюты в счетах-фактурах проставлять не требуется. Ведь согласно пункту 4 статьи 10 Закона № 229-ФЗ до утверждения Кабинетом министров документов, указанных в пункте 8 статьи 169 НК РФ в редакции Закона № 229-ФЗ, составление счетов-фактур осуществляется с учетом требований, установленных до дня его вступления в силу, то есть до 2 сентября 2010 года. А в действующем Постановлении № 914, которым определен порядок заполнения счета-фактуры, показатель «наименование валюты» отсутствует.

Между тем внесение в счета-фактуры дополнительной информации нормами Налогового кодекса не запрещено. Поэтому, эксперты Министерства финансов добавили, что указание налогоплательщиками после 2 сентября 2010 года в счетах-фактурах наименования валюты может рассматриваться как предоставление дополнительной информации, что не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС по таким счетам-фактурам.

Во избежание претензий со стороны ФНС России, которая не дала по этой проблеме никаких разъяснений, плательщикам НДС все-таки имеет смысл самостоятельно вносить реквизит «наименование валюты» в форму счета-фактуры и заполнять его.

Дополнительные реквизиты

Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом (п. 2 ст. 169 НК РФ). Таким образом, налоговое законодательство не запрещает проявлять инициативу и вносить в счета-фактура какие-то реквизиты «от себя».

Главное, чтобы такое творчество не нарушило последовательности расположения обязательных показателей счета-фактуры, приведенной в Постановлении № 914. Об этом говорится в письме Минфина России от 23 апреля 2010 г. № 03-07-09/26.

Отражение в счете-фактуре дополнительных сведений не считают нарушением порядка составления счета-фактуры и представители судебной власти. В частности, судьи ФАС Поволжского округа (постановление от 7 июня 2008 г. по делу № А55-14265/2007) убеждены, что дополнительные реквизиты в счете-фактуры — отнюдь не повод отказать на его основании в получении налогового вычета. Солидарны с такой позицией судьи ФАС Восточно-Сибирского округа (постановление от 9 ноября 2005 г. № А19-5000/05-24-Ф02-5522/05-С1).

Проанализировав разъяснения чиновников и решения служителей Фемиды, можно отметить следующие реквизиты, наличие которых в счете-фактуре не грозит покупателю невозможностью снизить налог к уплате на суммы «входного» НДС. В частности, речь идет о следующей информации

• должности лица, не являющегося руководителем или главным бухгалтером фирмы, но правомерно (на основании распорядительных документов или доверенности, выданной от имени организации) подписавшего счет-фактуру (см. письма Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04 и от 21 января 2008 г. № 03-07-09/06, письмо ФНС России от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8);
• номера расходной накладной в строке «к платежно-расчетному документу» счета-фактуры (постановление ФАС Центрального округа от 10 декабря 2007 г. по делу № А48-1165/07-18);
• реквизита «Выдал» и, соответственно, должности и ФИО лица, выдавшего счет-фактуру (письмо Минфина России от 26 июля 2006 г. № 03-04-11/127).

Подписи в счет-фактуре

Счет-фактура, выставленный фирмой, должен быть подписан ее руководителем и главным бухгалтером либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по фирме или доверенностью от ее имени.

Счет-фактуру, выставленный индивидуальным предпринимателем, подписывает этот же индивидуальный предприниматель. Причем ему следует указать реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации. Таковы требования пункта 6 статьи 169 НК РФ.

Исходя из этих требований, не является нарушением порядка оформления счетов-фактур отсутствие в документе, выставляемом фирмой, реквизитов «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя», а в документе, выставляемом индивидуальным предпринимателем, - реквизитов «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер».

В случае подписания счета-фактуры уполномоченным на то фирмой лицом вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера после подписи необходимо указать фамилию и инициалы лица, подписавшего этот документ. Обратите внимание, что если в таком счете-фактуре присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то это не является нарушением требований Налогового кодекса. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 26 июля 2006 г. № 03-04-11/127.

Со 2 сентября 2010 года в пункте 6 статьи 169 НК РФ появилось требование к подписанию счет-фактуры, который составлен в электронном виде. Так на данном документе следует ставить электронную цифровую подпись руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от ее имени, или ЭЦП индивидуального предпринимателя в соответствии с Законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Данное требование заработает, когда ФНС России, во исполнении своих обязанностей по пункту 9 статьи 169 НК РФ, утвердит форматы счета-фактуры в электронном виде.

Опечатки и технические ошибки

Некоторые неточности в счетах-фактурах не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС. О них говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Это те ошибки, которые не препятствуют налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать:

• продавца и покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав;
• наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав и их стоимость;
• налоговую ставку;
• сумму налога, предъявленную покупателю.

Дефекты в счетах-фактурах, вызванные техническими ошибками, которые не являются препятствием для принятия «входного» НДС к вычету приведены в таблице на с. ##.

Таблица. Ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие принятию «входного» НДС к вычету