15.01.2014 Электронный документооборот: готовы на все сто!

Сейчас активно внедряется электронный документооборот. Вскоре все плательщики НДС, а также налоговые агенты по НДС будут обязаны сдавать отчетность в электронном виде. Как быть "упрощенцу", у которого прошла единственная сделка, например, с госучреждением, в которой он является налоговым агентом по НДС? Нужно ли устанавливать комплекс для сдачи налоговой отчетности? А если в следующем налоговом периоде не было сделок с НДС, то можно ли вернуться к бумажному документообороту?

Начиная с налогового периода за первый квартал 2014 года представление налоговой декларации по НДС производится организациями¹ по установленному формату в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Однако данная норма для "упрощенцев" вступает в силу только с 1 января 2015 года. Поэтому на сегодняшний день для них установки специализированных программных комплексов не требуется.

В дальнейшем если у организации все же возникнет ситуация, когда она будет обязана направлять отчетность в электронной форме через оператора, а в следующем налоговом периоде такой обязанности уже не будет, то она всегда вправе самостоятельно выбрать способ направления отчетности, в том числе и вернуться к бумажному документообороту.

Однако трудно себе представить, что компания, заключив договор с оператором, оплатив определенную сумму (как правило, услуги предоплачены), решит отказаться от услуг. Ведь преимущества представления бухгалтерской и налоговой отчетности по ТКС очевидны:

• экономия временных затрат: нет необходимости приходить в налоговые органы, так как отчетность в любое время суток может быть отправлена из офиса налогоплательщика;
• не требуется дублировать предоставленные документы на бумажных носителях;
• сокращение количества технических ошибок (отчетность формируется в утвержденном формате с использованием средств выходного контроля, посредством которого проверяется правильность заполнения полей форм отчетности);
• оперативность обновления форматов представления отчетности (при изменении или введении новых форм налоговой и (или) бухгалтерской отчетности до срока ее представления компания получает возможность обновить версии форматов в электронном виде);
• гарантия подтверждения доставки документов (возможность в течение суток получить подтверждение выполнения обязательств, а также в оперативном режиме посмотреть свою личную карточку, таким образом, нет необходимости ждать актов сверки);
• защита отчетности, представляемой в электронной форме по ТКС, от просмотра и корректировки третьими лицами;
• получение оперативной информации по электронной почте.

Можно ли считать сдачу декларации через портал госуслуг сдачей по ТКС? Какие подводные камни могут ожидать компанию, сдавшую декларацию не через оператора электронного документооборота?

Статьей 80 Налогового кодекса определено, что организация подписывает налоговую декларацию (расчет), подтверждая достоверность и полноту сведений, указанных в ней, а в случае представления декларации в электронной форме применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. Она позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи и установить отсутствие искажения информации, содержащейся в декларации в электронной форме. Чего, к сожалению, в настоящий момент технология сдачи налоговых деклараций через портал госуслуг не обеспечивает.

Поэтому компании, направившие налоговую декларацию с использованием портала госуслуг, должны обязательно посетить инспекцию, в которую направлена декларация через портал, и сдать ее в бумажном виде.
С 1 января 2014 года в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом № 134 ФЗ², компании, перечисленные в абзаце 2 пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса, обязаны сдавать соответствующую налоговую декларацию в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота.

Несоблюдение указанных требований к порядку представления декларации повлечет отказ в приеме и, как следствие, неисполнение фирмой своих обязанностей.

Какую информацию можно будет получить в "Личном кабинете налогоплательщика для юридических лиц" на сайте ФНС России?

В настоящее время сервис "Личный кабинет налогоплательщика для юридических лиц" работает в рамках опытной эксплуатации в ограниченном количестве субъектов Российской Федерации. В первом квартале 2014 года планируется внедрение сервиса на всей территории Российской Федерации. Сервис позволяет компании получать информацию о наличии невыясненных платежей, составлять и направлять в налоговые инспекции заявления на уточнение невыясненного платежа, а также получать акт совместной сверки. При этом следует учитывать, что полученный в электронном виде акт сверки носит информационный характер.
Кроме этого, "Личный кабинет" позволяет компаниям получать актуальную информацию о состоянии расчетов с бюджетом, задолженности по налогам, о суммах начисленных и уплаченных налоговых платежей, о наличии переплат, а также составлять и направлять в инспекцию заявления о зачете/возврате переплаты, получать справки о состоянии расчетов с бюджетом, справки об исполнении обязанности по уплате налогов и других обязательных платежей.
Сервис также предоставляет пользователям информацию о платежах, списанных с расчетного счета и не поступивших в бюджет, об урегулированной задолженности, о неисполненных требованиях на уплату налога и других обязательных платежей и о мерах принудительного взыскания задолженности.

Следует отметить, что воспользоваться данным сервисом компании могут только при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи.

Если у бухгалтера возникли сомнения, что его отчет, отправленный по телекоммуникационным каналам связи, будет принят налоговыми инспекторами, и он продублировал этот же отчет, направив его почтой России, будет ли это считаться нарушением? Какой из двух отчетов будет принят и занесен в базу?

В данном примере речь идет о формализованном документообороте, который предусматривает автоматизированный процесс обработки данных.

При направлении запроса по ТКС фирма всегда получает в ответ либо извещение о получении электронного документа, либо уведомление об отказе в приеме с указанием причин отказа или сообщение об ошибке.
В случае если бухгалтер не получил указанные документы, он должен обратиться к своему оператору электронного документооборота для устранения возникшей проблемы. Это может быть нештатная ситуация, но случается такое крайне редко.

При отправке дублирующих документов, например по ТКС и в бумажном виде, первым будет введен и обработан тот документ, который был физически получен первым, и практически в подавляющем большинстве случаев это будет отчетность, направленная по ТКС.

Необходимо обратить внимание, что в случае если отчетность на бумаге будет обработана налоговым инспектором первой, то на отчетность в электронной форме придет уведомление об отказе в приеме, поскольку данная налоговая декларация уже была представлена ранее.

Предполагает ли отправка электронного документа в налоговую инспекцию, что все общение будет и дальше происходить по ТКС? Если компания, например запросила акт сверки через ПО, но не получила никакого ответа от инспекторов: ни акта, ни отказа, ни уведомления о получении. Что делать в этой ситуации? Нужно ли дублировать запрос на сверку в бумажном виде?

Еще раз подчеркну, что электронный документооборот — это формализованный документооборот, который предусматривает автоматизированный процесс обработки данных.

Так, направляя запрос по ТКС, компания всегда получает ответ: либо извещение о получении электронного документа, либо уведомление об отказе в приеме с указанием причин отказа или сообщение об ошибке.

Не получив указанные документы, фирме необходимо обратиться к своему оператору электронного документооборота для устранения возникшей проблемы.

Кроме этого, бухгалтер вправе принять решение и о дублировании запроса на бумажном носителе.

Если инспекция прислала требование об уточнении налоговых платежей по почте России, может ли компания ответить по ТКС, направив заявление об уточнении в электронном виде? Примут ли налоговые инспекторы его в работу? Как организации узнать, что невыясненные платежи уже разнесены?

Компания вправе направлять в инспекцию в электронной форме по ТКС любые документы, для которых существует утвержденный формат и порядок документооборота, в том числе и заявление об уточнении платежа.

Однако есть ряд документов, которые требуют представления на бумажном носителе, в том числе и дополнительные подтверждающие документы к заявлению. В таком случае представления на бумаге избежать не удастся.
Вместе с тем фирма может получить информацию о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, направив соответствующий запрос в инспекцию в электронной форме либо обратившись в налоговую лично или через представителя. Информация будет получена тем способом, который был указан в запросе.

Какими документами может руководствоваться компания, если хочет написать жалобу на бездействие инспекторов, выражающееся в отсутствии реакции на письма фирмы, направленные по ТКС?

Сотрудники налоговых инспекций действуют строго в рамках действующего законодательства, которым закреплены сроки по представлению информации или подготовке ответов на запросы организаций, в том числе в электронной форме по ТКС.

Для начала компании необходимо уточнить, получает ли она в ответ на письмо, отправленное по ТКС, следующие документы: извещение о получении электронного документа, уведомление об отказе в приеме с указанием причин отказа или сообщение об ошибке. Если нет, то ему необходимо обратиться к оператору электронного документооборота для выяснения причин.

Если налоговая получила документ от фирмы по ТКС, но в установленные сроки ответ не предоставила, компания вправе обратиться в инспекцию через интернет-сайт с просьбой разобраться в сложившейся ситуации.

Если сложившуюся ситуацию урегулировать не представляется возможным, компании следует руководствоваться положениями раздела VII Налогового кодекса "Обжалование актов налоговых органов и действий или бездействий их должностных лиц", регламентирующими процедуру обжалования действий или бездействия должностных лиц налоговых инспекций.

Каким образом налоговые инспекторы определяют, в бумажном или в электронном виде предоставлять компании акты сверки, требования и прочие документы налогового контроля?

Как уже было отмечено ранее, налоговые инспекции формируют ответ на запрос компании в том виде, в котором был получен запрос, если в самом запросе не указан иной способ получения информации.

В настоящее время инспекции полностью готовы осуществлять обмен в электронной форме по тем документам, по которым законодательством предусмотрен способ представления в электронном виде.

Однако на сегодняшний день не все фирмы готовы к электронному документообороту, в тех случаях, когда на них не возложена такая обязанность.

В целях доведения до компаний информации о возможностях осуществления электронного документооборота, а также о преимуществах способа общения с налоговыми по ТКС в территориальных инспекциях на постоянной основе проводятся соответствующие мероприятия.

Когда планируется переход на стопроцентное электронное общение по всем вопросам с налоговой инспекцией?

Обеспечение полного электронного обмена с организациями является одной из приоритетных задач, стоящих перед ФНС России.

Однако это напрямую зависит от желания и возможностей самих компаний, определенные категории которых, в свою очередь, не готовы к общению с налоговыми только в электронном виде.

Поскольку инспекции осуществляют свою деятельность строго в рамках действующего законодательства, они не вправе в принудительном порядке переводить всех на полный электронный документооборот, за исключением случаев, когда такая обязанность определена законодательно.

Следует отметить, что в настоящее время обязанность предоставлять отчетность в налоговую по установленным форматам в электронной форме определена для компаний, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданных (в т. ч. при реорганизации), численность работников которых превышает указанный предел, если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен законодательством.

Еще раз напомню, что с 1 января 2014 года в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом 134 ФЗ, указанная выше категория организаций пополнится плательщиками НДС, а также налоговыми агентами по НДС.