15.01.07 Заполняем справку № 2-НДФЛ

Почти половину отчетности, которую предстоит заполнить бухгалтеру по итогам года, придется сдавать на новых бланках. И справка 2-НДФЛ на этот раз не исключение. В общем-то сам бланк не изменился, в нем не стало лишь последнего раздела.

Предыстория поправок довольно банальна. Долгое время налогоплательщики и инспекторы спорили о необходимости заполнять раздел 6 справки «Сведения о перечислении налога в бюджет». Причем если первоначально компании настаивали просто на своем праве не представлять сведения такого характера, то впоследствии в суде речь шла уже о законности раздела формы 2-НДФЛ. Наконец летом 2006 года Высший Арбитражный Суд признал раздел 6 справки несоответствующим Налоговому кодексу (решение ВАС от 22 июня 2006 г. № 4221/06). В итоге налоговикам ничего не оставалось, как поскорее утвердить новую форму, что они и сделали своим приказом от 13 октября 2006 г. № САЭ-3-04/706@.

Справка составляется на каждого работника организации, включая тех, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры. Она должна содержать все данные о доходах, полученные физлицом, суммы вычетов, размер исчисленного и удержанного налога за год. Эти сведения берут из индивидуальной налоговой карточки по учету доходов и налога № 1-НДФЛ (форма утверждена приказом ФНС от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583). Если же доход сотрудника налогом не облагается, то в справке его отражать не нужно. В том случае, если физлицо получало в течение налогового периода от фирмы выплаты, с которых удерживается НДФЛ по ставкам 9, 13 и 35 процентов, то тут одной справкой не удастся ограничиться. Придется в отношении этого сотрудника заполнить и представить в инспекцию три разные справки отдельно по каждой ставке.

Что касается сроков, то отчитаться в инспекции по НДФЛ компания должна до 2 апреля 2007 года в связи с тем, что 1-е выпадает на выходной день (ст. 6.1 НК). Однако в некоторых случаях подать в налоговую форму № 2-НДФЛ необходимо не позднее одного месяца со дня получения физлицом дохода. Сделать это нужно, если:

– невозможно удержать налог с доходов сотрудника, например когда доход был им получен в натуральной форме;

– если срок, в течение которого налог может быть удержан, превышает 12 месяцев.

Данные правила установлены пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса.

«Электронка» или отдадим дань традициям?

Представить в инспекцию справку 2-НДФЛ можно в двух видах:

–         на бумажном бланке по форме № 2-НДФЛ;

–         на дискете.

Сдавать справку только в бумажной форме вправе лишь те фирмы, в которых работает не более десяти человек. Бланки можно либо приобрести в магазине, либо самостоятельно распечатать на принтере. Заполняется справка на пишущей машинке или рукописным текстом разборчивым почерком. В том случае, если в какие-либо разделы (пункты) данные не вносятся, то прочерки в незаполненных полях не ставятся – это категорически запрещено.

Помимо форм № 2-НДФЛ необходимо составить два бланка специального реестра (списка всех справок). Его форма приведена в приказе МНС от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583.

Готовые бланки надо направить в налоговую. После того как инспектор проверит правильность их заполнения, он составит два экземпляра протокола приема сведений. На них лицо, которому доверено посетить налоговую, обязано проставить свою подпись и печать организации.

Если для вас «бумажный» вариант заказан, то для начала нужно принести в налоговую несколько пустых дискет или CD-диск. На них там запишут специальную программу, которую нужно установить на компьютер. После этого справки можно заполнять в электронной версии и при необходимости распечатывать. Кроме того, в программе содержится форма специального реестра (списка всех справок). Перед походом в инспекцию следует распечатать его в двух экземплярах, а готовые формы № 2-НДФЛ записать на чистую дискету. Контролеры должны проверить ее исправность, и если все в порядке – составить два экземпляра протокола приема сведений на магнитных носителях. Так же, как и в случае с документарным вариантом, на них ставятся подписи и печати и один комплект (реестр и протокол) возвращаются налогоплательщику.

Заполняем справки

Все суммовые показатели в форме № 2-НДФЛ отражаются в рублях и копейках через десятичную точку. Исключение составляет сумма налога, которая указывается в целых рублях: пятьдесят копеек и более округляются до целого рубля, а все то, что меньше – просто отбрасывается.

В разделе 1 формы № 2-НДФЛ указываются данные о налоговом агенте, то есть о фирме: идентификационный номер (ИНН) и код причины постановки на налоговый учет (КПП), наименование.

В пункте 1.3 «Код ОКАТО» указывается код административно-территориального образования по месту нахождения организации или обособленного подразделения, в штате которого числится работник. Если в течение календарного года он получал доходы от работы в нескольких подразделениях, расположенных на территориях с разными ОКАТО, то на него заполняется несколько справок.

В разделе 2 формы № 2-НДФЛ указываются данные о сотруднике, который является получателем дохода:

– ИНН. Если таковой отсутствует, то отведенный для него пункт следует оставить незаполненным, ведь отсутствие номера нарушением закона не считается;

– фамилия, имя и отчество – без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Для иностранцев при написании можно использовать латинские буквы;

– статус (является он резидентом или нет);

– гражданство;

– дата рождения;

– код и реквизиты документа, удостоверяющего личность;

– код страны, гражданином которой является работник (при отсутствии у физического лица гражданства указывается код 999);

– полный адрес местожительства.

В разделе 3 бухгалтеру следует отразить сведения о доходах, полученных физлицами в денежной и натуральной форме. Сделать это нужно отдельно по каждому месяцу отчетного года. В заголовке этого раздела необходимо проставить ставку налога, в отношении которой заполняется форма (13%, 30%, 9%, 35%, или ставка, установленная в соответствующем соглашении об избежании двойного налогообложения). Далее последовательно отражаются все суммы доходов, полученные работником, с указанием их кодов (справочник «Коды доходов»). В графе «Месяц» в хронологическом порядке нужно указать порядковый номер месяца налогового периода, в котором были выплачены деньги.

Данные о профессиональных вычетах отражаются в графах «Код вычета» и «Сумма вычета». Напротив каждого из доходов, в отношении которых они предусмотрены, или тех выплат, которые подлежат налогообложению не в полном размере (п. 28 ст. 217 НК), указывается код вычета (справочник «Коды вычетов»), а в следующей графе его сумма. 

Для сведений о стандартных налоговых вычетах (ст. 218 НК) и имущественном налоговом вычете (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК) предусмотрен самостоятельный раздел 4. Следует отметить, что даже если доход сотруднику не выплачивается, это не исключает его права на стандартный налоговый вычет. Ведь независимо от того, когда будут выданы деньги, представлять вычет надо ежемесячно. Так, если сотрудник получил зарплату в апреле 2006 года, в том числе и за январь, февраль и март, то соответствующий стандартный вычет в размере 400 руб. следует представить за каждый месяц налогового периода, пока его доход не превысит 20 000 рублей (письмо Минфина от 24 апреля 2006 г. № 03-05-01-04/101).

В пункте 5.1 формы № 2-НДФЛ указывается общая сумма дохода по итогам налогового периода, без учета вычетов (суммируются показатели, отраженные в разделе 3), а в пункте 5.2 – размер облагаемого дохода. Общая сумма налога по итогам года вносится в пункт 5.3.

Если имеет место возврат налогов по перерасчету с доходов прошлых лет – заполняются пункты 5.5, 5.6 и 5.7 Справки. В случае выявления задолженности по НДФЛ перед бюджетом заносятся соответствующие данные в пункт 5.8 «Задолженность по налогу за налогоплательщиком»; а если налог был излишне выплачен фирмой, то сведения о переплате заносят в пункт 5.9 бланка. В пункте 5.10 указывается сумма налога, которую фирма передает на взыскание в налоговый орган, так как не имеет возможности сделать это самостоятельно. Такое может произойти, когда, например, сотрудник получил доход в неденежной форме, что не снимает с фирмы обязанностей налогового агента (письмо Минфина от 30 октября 2006 г. № 03-05-01-04/302).

Готовая форма № 2-НДФЛ подписывается в поле «Налоговый агент (подпись)», проставляется печать. Указывается должность лица, подписавшего справку, его фамилия и инициалы.

Пример

Глушко Е.А работает в ООО «Респект». Его оклад в 2006 году составляет 16 500 руб. (код дохода 2000).

С 4 по 7 апреля 2006 года работник болел. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила  3206 рублей (код дохода 2300). Зарплату за апрель Глушко начислили в размере 13 200 руб.

С 1 по 28 августа сотрудник был в отпуске. Сумма отпускных составила 15 609 руб. (код дохода 2012). Зарплату за август рассчитали в сумме 2152 руб.

В сентябре работник получил подарок от фирмы стоимостью 5500 рублей (код дохода 2720).

В ноябре Глушко выдали материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением  в размере 5500 рублей (код дохода 2760).

Все полученные доходы работника за год фирма должна отразить в 3 разделе формы 2 –НДФЛ.

Материальную помощь и стоимость подарка облагают налогом лишь с сумм, превышающих 4000 рублей. Такие «вычеты» (4000 рублей) фирма также должна отразить в разделе 3 формы.

В 2006 году по заявлению работника ООО «Респект» представляет работнику стандартные налоговые вычеты в размере 400 рублей. Доход Глушко, исчисленный нарастающим итогом, в феврале составил 33 000 рублей. То есть превысил 20 000 рублей. Следовательно, работник имел право на стандартный вычет в сумме 400 рублей только в январе 2006 ода.

У Глушко есть сын. Ему 21 год, он – студент дневной формы обучения в вузе. По заявлению Глушко ему предоставляют стандартный вычет на ребенка в размере 600 рублей. В марте 2006 года доход сотрудника превысил 40 000 рублей. Следовательно, вычет в размере 600 рублей работнику предоставляли только за 2 месяца: январь, февраль. 

Сумму стандартных вычетов за год 1600 рублей (400 руб. + 600 руб. х 2) фирма должна отразить по строке 4.5 справки.

В 2004 году работник купил квартиру. Имущественный вычет, который перенесен на 2006 год, составил 132 000 рублей. Его сотрудник решил получить у работодателя. Уведомление на получение имущественного вычета выдано ИФНС № 31 г. Москвы от 18 января 2006 № 21.

Сумму имущественного вычета, полученного работником в году, показывают в строке 4.6 формы 2-НДФЛ.

Общая сумма дохода Глушко за 2006 год составит:

16 500 руб. + 16 500 руб. + 16 500 руб. + 13 200 руб. + 3206 руб. + 16 500 руб. + 16 500 руб. + 16 500 руб. + 2152 руб. + 15 609 + 16 500 руб. + 5500 руб. + 16 500руб. + 16 500 руб. + 5500 руб. + 16 500 руб. = 210 167 руб.

Эту сумму (210 167 руб.) фирма должна отразить в строке 5.1 формы.

Облагаемая сумма дохода будет равна:

210 167 руб. – 4000 руб. – 4000 руб. – 1600 руб. – 132 000 руб. = 68 567 руб.

Ее отражают по строке 5.2. справки 2-НДФЛ.

Сумма налога за год с доходов работника составит:

68 567 руб. х 13% = 8914 руб.

Сумму начисленного налога указывают в строке 5.3 справки, а удержанного – в строке 5.4.

Справка о доходах Глушко будет заполнена так:

                                                           Форма № 2-НДФЛ

      СПРАВКА О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА за 2006_ год № _12_____от 15__.03__.2007____       в ИФНС № __7721____

1. Данные о налоговом агенте

1.1. ИНН/КПП для организации или ИНН для физического лица_7721138427___/__772101001_______

1.2. Наименование организации / Фамилия, имя, отчество физического лица

_______ООО «Респект»_______________________________________________________________

1.3.Код ОКАТО __452634_____________                1.4. Телефон(495_)_336-84-21____

2. Данные о физическом лице - получателе дохода

2.1. ИНН__773112345678____ 2.2. Фамилия, имя, отчество_Глушко Евгений Андреевич __

2.3. Статус (1 - резидент, 2 - нерезидент)_1_ 2.4. Дата рождения_06.07_._1960__ 2.5. Гражданство (код страны)_643_

2.6. Код документа, удостоверяющего личность_21__ 2.7. Серия, номер документа _ 23 12 123456____________________________

2.8. Адрес места жительства в Российской Федерации: почтовый индекс_123182__ код региона_77__район______________________ город____Москва___________________населенный пункт_________________________________

улица__Мытная_______________________дом__10____ корпус__2______квартира__24_____

2.9. Адрес в стране проживания: Код страны___Адрес_______________________________________________________

3. Доходы, облагаемые по ставке _13_%

4. Стандартные и имущественные налоговые вычеты

4.1. Суммы налоговых вычетов, право на получение которых имеется у налогоплательщика

4.2. № Уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый вычет__13______________________

4.3. Дата выдачи Уведомления_21_.01._2006__г. 4.4. Код налогового органа, выдавшего Уведомление_7731_

4.5. Общая сумма предоставленных стандартных налоговых вычетов    ___1600.00________

4.6. Общая сумма предоставленных имущественных налоговых вычетов  __132000.00______

5. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода 

Налоговый агент                  гл. бухгалтер_______Панарина ____Панарина_Н.М.___

              М.П.                (должность)        (подпись)           (Ф.И.О.)

Справочник «Коды доходов» (извлечение)

Справочник «Коды вычетов» (извлечение)

Е. Тихомирова, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»