14.11.11 Утвержден порядок представления сведений о доходах работников

Минюст России зарегистрировал приказ ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7/576. В этом документе содержится порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц, а также сообщений о невозможности удержать налог и сумме НДФЛ.

Знакомство

Новые правила вступят в силу 8 ноября 2011 г. С этой же даты утратит силу приказ МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583. Напомним, что им были утверждены формы отчетности по НДФЛ за 2003 г. (1-НДФЛ и 2-НДФЛ) и порядок их заполнения.

Налоговый агент может сдать сведения лично либо через своего представителя. Данные можно отправить почтой (письмо с описью вложения) или передать по телекоммуникационным каналам связи. Обратите внимание: налоговые органы разрешили отправлять почтой сведения, составленные как на бумажном, так и на электронном носителе. В последнем случае в письмо вкладывается либо дискета 3,5, либо CD или DVD, либо устройство flash-памяти.

При сдаче отчетности в электронном виде и на бумаге формируется Реестр сведений о доходах физических лиц (далее — Реестр). Он всегда составляется на бумаге в двух экземплярах на каждый файл. Форма Реестра приведена в приложении 1 к приказу.

Отчитываемся на бумаге

Напомним, что такой способ могут использовать только те компании, которые выплатили доход за истекший налоговый период не более десяти физическим лицам (п. 2 ст. 230 НК РФ в редакции от 18.07.2011). Если компания составила формы 2-НДФЛ на бумажном носителе, инспектор при приеме документов обязан проверить их на предмет наличия:

• заполненных реквизитов о налоговом агенте (наименование, ИНН, КПП, ОКАТО);
• информации о физическом лице (ФИО, реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес постоянного места жительства, дата рождения);
• данных о доходах, начисленных, удержанных и перечисленных сумм налога (месяц, код дохода, сумма дохода, общая сумма дохода, налоговая база, а также исчисленная, удержанная и перечисленная суммы налога).

Помимо этого налоговики проконтролируют, есть ли в документах исправления.

Если все реквизиты заполнены и в справках нет исправлений, документы считаются представленными. Инспектор оформляет в двух экземплярах Протокол приема сведений о доходах физических лиц на бумажных носителях (далее — Протокол). Документ подписывают налоговый агент или его представитель и налоговый инспектор.

Сведения, не прошедшие изложенный выше контроль, изымаются из пакета документов как ошибочные, возвращаются налоговому агенту и вычеркиваются из Реестра.

Такой порядок вполне осуществим, когда сведения сдаются лично. А как быть, если пакет документов отправляется по почте? Как налоговики вернут ошибочные отчеты? Когда налоговый агент должен подписать Протокол? Об этом в приказе ничего не сказано.

Единственное, о чем не забыли упомянуть налоговики для случая, когда сведения отправляются по почте, — о том, что один экземпляр Реестра и Протокола отправляется компании почтой.

Используем электронные носители

В этом случае важно помнить, что количество документов в одном файле не должно превышать 3000. Иначе придется формировать еще один файл. В одном файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП организации, ОКАТО, отчетный год, признак представленных сведений.

В отличие от бумажного варианта при сдаче сведений в электронном виде налоговики проверят документы формально. Правда, в приказе не сказано, что под этим подразумевается.

После формального контроля составляется Протокол (его форма приведена в приложении 2 к приказу) в двух экземплярах и подписывается налоговым агентом или его представителем, а также инспектором. Один экземпляр Реестра и Протокола передается компании на руки или отправляется почтой.

Если информация сформирована не в том формате, который утвержден приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611, электронный носитель возвращается налоговому агенту вместе с Протоколом, содержащим описание ошибок формального контроля, для повторной подготовки данных. И опять налоговики не пояснили, в каком порядке будут передаваться ошибочные сведения при их сдаче по почте.

Передаем сведения по телекоммуникационным каналам связи

При использовании этого способа необходимо соблюдать все требования законодательства о защите информации и электронных подписей.

Налоговый агент не должен дублировать сведения на бумажном или электронном носителе. Отчетность представляется через специализированного оператора связи, обеспечивающего обмен информацией в рамках электронного документооборота между налоговыми органами и налоговыми агентами. Сведения можно отправить и через интернет-сайт ФНС России. Крупнейшие налогоплательщики направляют сведения либо через специализированного оператора связи, либо на основании договора с межрегиональными инспекциями ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам непосредственно в налоговый орган.

Правила формирования файла такие же, как и при сдаче сведений на электронных носителях.

Порядок действий налогового агента и налогового органа следующий. Налоговый агент готовит сведения, заверяет файл квалифицированной электронной подписью и отправляет в инспекцию в зашифрованном виде. На следующий день он получает подтверждение даты отправки от специализированного оператора связи или налогового органа. Кроме того, после приема сведений инспекция должна передать в электронном виде компании извещение о получении электронного документа. Оно заверяется квалифицированной электронной подписью налогового органа. Далее в течение десяти рабочих дней с даты отправки сведений инспекция направляет налоговому агенту Реестр в электронном виде и Протокол, используемый при сдаче данных на электронных носителях.

Сведения, прошедшие формальный контроль и зафиксированные в Реестре, подготовленном налоговиками, считаются представленными.

Л. Клименкова,
ЭЖ