14.10.2013 Как без лишней волокиты оформить и учесть недостачи компании
Как
показать недостачи в бухгалтерском и налоговом учете
Сразу предупрежу, что говоря о нормах естественной
убыли, я имею в виду лимиты, утвержденные
отраслевыми ведомствами. Если для ваших товаров и
готовой продукции таких лимитов чиновники не
утверждали, то все потери считаются
сверхнормативными.
С недостачами в пределах норм естественной убыли
вопросов возникает немного. Расскажу кратко, на что
обратить внимание в бухгалтерском и налоговом учете.
Недостачи сначала списывайте на счет 94. А затем на
издержки обращения или производственные затраты.
Оценивают сумму потерь чаще всего по стоимости, по
которой имущество числилось в учете компании.
Сделайте такие проводки:
ДЕБЕТ 94
КРЕДИТ 41
– отражена стоимость недостающих товаров;
ДЕБЕТ 44
КРЕДИТ 94
– списана на издержки обращения стоимость
недостающих ценностей.
В
налоговом учете недостачи в пределах норм
естественной убыли включите в материальные расходы.
Не путайте недостачи в пределах норм с
технологическими потерями, которые возникают в
результате особенностей производства. Последние
можно списать в расходы полностью. Главное, чтобы
сумму технологических потерь подтвердил специалист
компании, отвечающий за их расчет. На основании
такого расчета составьте бухгалтерскую справку. А в
ней укажите, какую сумму техпотерь вы списываете на
расходы. Такой же позиции придерживаются
представители Минфина России в письме от 26 августа
2013 г. № 03-03-10/34845.
Гораздо чаще бухгалтеры задают вопросы, связанные с
учетом недостач, которые превышают нормы
естественной убыли. Такие потери можно разделить на
те, которые возникли в результате форс-мажорных
событий (пожаров, наводнений). И те, которые с
чрезвычайными событиями не связаны.
Недостачи, возникшие в результате форс-мажорных
событий, относите в бухгалтерском учете на прочие
расходы.
При этом сделайте такие проводки:
ДЕБЕТ 94
КРЕДИТ 41
– отражена стоимость недостающих товаров;
ДЕБЕТ 91
субсчет "Прочие расходы" КРЕДИТ 94
– списана в прочие расходы стоимость недостающих
ценностей.
Потери, возникшие в результате чрезвычайных событий,
списывайте в налоговом учете в состав материальных
расходов. Но прежде обязательно получите от властей
письменное подтверждение, что форс-мажор
действительно имел место. Например, справку из МЧС.
Но обычно сверхнормативные недостачи все-таки не
связаны с чрезвычайными событиями. Учет таких
недостач зависит от того, есть ли виновные в них.
Обычно за недостачи в ответе сотрудники, с которыми
заключены договоры о полной материальной
ответственности. Скажем, работник склада. Расскажу
об этом подробнее.
Работники, по чьей вине образовались недостачи,
обязаны возмещать материальный ущерб компании. Об
этом прямо сказано в пункте 1 статьи 243 ТК РФ.
Рекомендация лектора:
Безопаснее НДС со стоимости недостач
восстанавливать
Чиновники с завидным постоянством требуют, чтобы
компании восстанавливали входной НДС со стоимости
потерянных товаров сверх норм естественной убыли.
Такое мнение специалисты Минфина России высказали в
письме от 4 июля 2011 г. № 03-03-06/1/387. Аргументы
у проверяющих такие: раз предприятие перестало
использовать товары в деятельности, облагаемой
налогом, то и права на вычет нет.
Суды же поддерживают компании, подтверждая
правомерность вычета. Для примера возьмите
постановление ФАС Московского округа от 14 августа
2013 г. по делу № А40-150879/12-20-680. Случаи,
когда нужно восстанавливать НДС, перечислены в
пункте 3 статьи 170 НК РФ. О недостачах там не
сказано.
В такой ситуации примите решение. Если вычеты
несущественные и вы не готовы из-за них спорить с
налоговиками, то восстановите НДС. Если же вы этого
не хотите делать, то обязательно во время проверки
выскажите свою точку зрения и сошлитесь на выводы
судей. Инспекторам на местах дали установку избегать
судебных споров. Поэтому надо показать проверяющим,
что вы готовы обращаться в суд. И вас там скорее
всего поддержат.
Сотрудник, виновный в недостаче, может покрыть
ущерб, внеся деньги в кассу компании. Другой вариант
– компания и сотрудник договорились, что средства
бухгалтерия удержит из ближайших заработных плат. Не
забудьте в этом случае про ограничение: сумма
удержанных средств не должна превышать 20 процентов
зарплаты. Если ущерб больше, то придется
предоставить работнику рассрочку.
В любом случае с работника возьмите заявление, в
котором он напишет, что согласен возместить ущерб и
в какие сроки. Если же сотрудник отказывается
возмещать ущерб, то компания вправе обратиться в
суд. Но тут важно следующее. По общему правилу
обратиться в суд вы можете, если прошел год с тех
пор, как компания обнаружила недостачи. Но если
сотрудник сначала написал заявление о том, что он
готов погасить потери, а потом отказался это делать,
срок считают по-другому. Тогда один год определяйте
с того момента, когда сотрудник должен был погасить
ущерб по своему заявлению. К такому выводу пришли
судьи Верховного суда РФ в определении от 30 июля
2010 г. № 48-В10-5.
Приведу проводки, которые вам нужно сделать в
бухгалтерском учете, если в недостаче ценностей
виноват сотрудник вашей компании:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41
– списана стоимость потерянного товара;
ДЕБЕТ 73
субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"
КРЕДИТ 94
– отражена задолженность работника;
ДЕБЕТ 70
КРЕДИТ 73 субсчет "Расчеты по возмещению
материального ущерба"
– удержан с зарплаты сотрудника ущерб.
Как только работник признает ущерб, то есть напишет
заявление, учтите в налоговом учете
внереализационный доход. А после того, как сотрудник
выплатит всю сумму, стоимость недостающих запасов
можно включить в материальные расходы.
А
теперь другая ситуация – виновных в потерях не
нашли. К примеру, товары украли из магазина. В этом
случае стоимость недостающих ценностей отнесите к
прочим расходам:
ДЕБЕТ 94
КРЕДИТ 41
– списана стоимость недостающих товаров;
– списаны в прочие расходы недостающие ценности.
В налоговом учете такие недостачи можно признать в
расходах только в одном случае – если компания
заявляла о краже в полицию. И там выдали документ,
подтверждающий, что виновного не нашли. О каком
документе идет речь? Чиновники настаивают, что это
копия постановления о приостановлении
предварительного следствия (письмо Минфина России от
6 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/630). Но на практике
получить такой документ компаниям удается редко.
Особенно если это крупный магазин, где недостачи
выявляют ежедневно.
Источник: "Главбух"