14.03.12 Учитываем «наличку» в обособленных подразделениях
Автор: Фомичева Людмила
С 1 января 2012 года действует новый порядок работы с наличными денежными средствами. Он закреплен в Положении о порядке ведения кассовых операций (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, зарег. в Минюсте России 24.11.2011 № 22394, далее – Положение). Документ регламентирует правила работы с наличностью для компаний, имеющих обособленные подразделения. Остановимся подробнее на самых важных моментах.
Рассчитываем лимит наличности
Компании вправе самостоятельно устанавливать максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе (п. 1.2 Положения). Наличные деньги сверх лимита уполномоченный представитель компании - кассир или другой назначенный сотрудник - должен сдавать в банк (п. 1.4 Положения). Выручку можно сдать также инкассаторам, особенно если суммы большие.
Накапливать в кассе деньги сверх установленного лимита можно в дни выплаты зарплаты, а также в выходные (праздничные) дни, если в этот день осуществляются кассовые операции. Например, сотрудники компании обслуживают клиентов в выходные, а деньги сдаются только в рабочие дни.
Просто ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Компания вправе выдавать заработную плату в течение пяти рабочих дней (п. 4.6 Положения).
Порядок определения лимита наличности обособленного подразделения зависит от того, есть ли у него свой расчетный счет или нет.
Счета в банке нет.
Если у подразделения нет своего счета в банке, то устанавливается единый лимит кассы по компании с учетом наличности, хранящейся в обособленном подразделении (п. 1.3 Положения). Формула для расчета лимита кассы такая:
где: L – лимит остатка наличных денег в рублях;
V – объем выручки по компании за расчетный период в рублях;
Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений выручки в рабочих днях. Он не должен быть больше 92 дней (средняя длительность квартала);
Nc – период времени между днями сдачи в банк в рабочих днях. Он не должен превышать семи дней при наличии в населенном пункте банка, а если банка нет – 14 рабочих дней.
Пример 1
ООО «Софи» имеет обособленное подразделение, у которого нет своего расчетного счета. Выручка головного офиса за квартал – 200 000 руб., подразделения – 50 000 руб. Кассир обособленного подразделения в конце рабочей смены сдает деньги в кассу головного офиса. В свою очередь, кассир головного офиса один раз в три дня сдает деньги в банк.
Лимит кассы будет равен 8152 руб. ((200 000 руб. + 50 000 руб.) / 92 дня х 3 дня).
Счет в банке имеется.
Если у обособленного подразделения открыт расчетный счет в банке, то для него устанавливается свой лимит остатка наличных денег, отдельно от лимита головной компании (п. 1.2 Положения). Лимит подразделению определяет головной офис. Это решение нужно оформить распорядительным документом (приказом, распоряжением).
Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1, но предположим, что у подразделения есть счет в банке. Тогда лимит остатка наличных для обособленного подразделения составит 1630 руб. (50 000 руб. / 92 дня х 3 дня).
Если подразделение недавно создано, то объем выручки еще неизвестен. В этом случае опираются на планируемый, ожидаемый объем поступлений.
При этом наличная выручка, вполне возможно, вообще не будет поступать в кассу. Деньги в подразделении будут накапливаться для экстренных расчетов наличными, скажем, для закупок материалов или товаров. В таких ситуациях для расчета лимита используется другая формула:
где: L – лимит остатка наличных денег в рублях ;
R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;
Р – расчетный период в рабочих днях. Он не должен быть больше 92 дней (средняя длительность квартала);
Nc – период времени между днями получения по денежному чеку в банке, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы и других выплат работникам, в рабочих днях. Этот период времени при наличии в городе банка не должен превышать семи рабочих дней, а если банка нет – 14 рабочих дней.
Пример 3
ООО «Энерджи» занимается оказанием услуг населению. Компания создала новое структурное подразделение и открыла ему отдельный счет в банке. Работники подразделения ездят к клиентам на дом. При этом используют портативные кассовые аппараты.
Один раз в два дня работники обязаны сдать деньги в кассу подразделения. Кассир сдает деньги инкассаторам банка один раз в три дня. На начальном этапе планируется, что выручка в квартал составит 200 000 руб.
Лимит остатка наличных денег будет равен 6522 руб. (200 000 руб. / 92 дня х 3 дня).
Практично, воспользуйтесь…
Если выручка или расходы, которые оплачиваются наличными, увеличатся, лимит наличности тоже можно увеличить. Ведь теперь его устанавливают не банки, а сами компании (п. 1.2 Положения).
Оформляем кассовую книгу
После выведения остатка наличных на конец рабочего дня обособленное подразделение передает свой лист кассовой книги в головной офис не позднее следующего рабочего дня. Если книга формируется на бумажном носителе, нужно передать отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а при компьютерном оформлении – второй экземпляр листа книги, предварительно его распечатав (п. 5.6 Положения). Порядок документооборота должен быть утвержден головной компанией.
Передавать кассовую книгу в головную компанию можно и в электронном виде, используя при этом ЭЦП (там же, п. 5.6).
Обратите внимание, кассовая книга у компании может быть не одна. Можно сброшюровать книгу головной фирмы и отдельно – подразделения (п. 2.5 Положения).
6 новых правил работы с наличностью
1. Не обязательно оборудовать специальные кассовые комнаты. Меры по сохранности денег компании определяют самостоятельно (п. 1.11 Положения).
2. Вести учет лимита наличных денег и соблюдать кассовую дисциплину обязаны не только компании, но и индивидуальные предприниматели (п. 1.1 Положения).
3. Лимит кассы компании устанавливают самостоятельно (п. 1.2 Положения).
4. Частоту сдачи денег в банк компания вправе установить сама. Но не реже чем один раз в семь рабочих дней, а при отсутствии в населенном пункте банка – не реже одного раза в течение 14 рабочих дней.
5. Увеличен срок выдачи наличных денег на зарплату. Он устанавливается руководителем, но не может превышать пяти рабочих дней (п. 4.6 Положения).
6. Срок окончательного расчета по подотчетным сумма определяет руководитель. Этот срок он должен указать на заявлении подотчетного лица о выдаче денег.
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации
Источник Журнал "Бухгалтерия: просто, понятно, практично"
