Т.А. Аверина, эксперт «Федеральной бухгалтерской газеты»

Пришло время отчитаться перед пенсионщиками. Судя по форумам, у бухгалтеров возникло немало вопросов, которые связаны с заполнением и подачей документов. За ответами на них мы обратились к специалистам Фонда.

До 1 марта 2005 года все предприятия должны сдать в свое отделение Пенсионного фонда индивидуальные сведения за прошлый год. Если этот срок нарушить, предприятие ожидает штраф в размере 10 процентов причитающихся за год платежей. Такой размер санкций установлен в статье 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования».

Общие требования

Для отчетов предусмотрены специальные бланки. Они приведены в постановлении правления Пенсионного фонда от 21 октября 2002 г. № 122п. Здесь также есть инструкция по заполнению форм.

В состав документов пенсионной отчетности входят:

– индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование (форма № СЗВ-4-2);

– опись документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд (форма № АДВ-6-1);

– ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма № АДВ-11).

Документы представляются по всем сотрудникам организации общим списком. Но в отдельных случаях вместо формы № СЗВ-4-2 нужно заполнить форму № СЗВ-4-1. В частности, если работнику полагается досрочная пенсия.

В каких еще ситуациях нужно заполнить «специальную» форму, мы узнали у Луганской Нины Анатольевны, начальника отдела организации персонифицированного учета Главного управления Пенсионного фонда № 2 по г. Москве и Московской области. Она пояснила, что форму № СЗВ-4-1 оформляют, если работник в течение года уволился и вернулся на ту же фирму, а также на тех сотрудниц, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.

Пенсионные отчеты оформляют в двух экземплярах: один для фирмы, другой – для фонда. Исправления и помарки в отчетах не допускаются.

Тонкости заполнения

В форме № СЗВ-4-2 отражают стаж работников и начисленные страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. При этом взносы разбиваются на страховую и накопительную части. В графе «Период работы» отражают время, проведенное сотрудником на больничном или в отпуске за свой счет.

Сотрудники Пенсионного фонда обращают внимание бухгалтеров на то, как заполнить адрес. Его нужно указывать только заглавными буквами, начиная с названия города, улицы и т. д. Например, 123154, Москва г., Генерала Берзарина ул., д. 10, кв. 30.

После того как данные о работниках записаны, их объединяют в пачку и присваивают ей номер. Если вам пришлось заполнять и форму № СЗВ-4-1, и СЗВ-4-2, то по ним формируются отдельные пачки. К каждой необходимо приложить опись по форме № АДВ-6-1. В ней указывают сведения о том, какие документы вы сдаете в Пенсионный фонд и об их количестве.

В форме № АДВ-11 отражают общую величину начисленных и уплаченных страховых взносов, а также задолженность по ним. Работники Пенсионного фонда обращают внимание бухгалтеров на такой нюанс. В графе «Признак тарифа» нужно указать, по каким ставкам фирма исчисляла взносы. Если по максимальным, то нужно поставить код «М», а в случае применения регрессивной шкалы – «Р».

В Пенсионном фонде, кроме перечисленных документов, вам, скорее всего, придется заполнить еще и пояснительную записку. Как правило, ее данные повторяют сведения из других отчетных форм.

Что с чем сшить?

Такой вопрос вызвал оживление участников форума www.buhgalteria.ru. Дело в том, что пенсионные работники требуют представить документы в определенном виде. Так, сведения по форме № СЗВ-4-2 (или СЗВ-4-1) нужно сшить вместе с описью (форма № АДВ-6-1). На обратной стороне пачки концы нити связывают и заклеивают листом бумаги. На ней необходимо поставить печать организации и сделать надпись: «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью … листов».

Помимо этого пенсионщики могут потребовать список застрахованных лиц в произвольном виде. Такой листок вшивают после описи. Форму № АДВ-11 не включают в пачку, а сдают отдельно. Для нее не нужно делать опись.