14.01.13 Удобный алгоритм расчета среднесписочной численности персонала

Сергей Тараканов, начальник отдела методологии, автоматизации межведомственного взаимодействия Контрольного управления ФНС России

Евгения Малькова

Представить сведения о среднесписочной численности за предшествующий календарный год необходимо до 21 января 2013 года. Эта обязанность предусмотрена пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Эта же норма обязывает компании, среднесписочная численность которых превышает 100 человек, сдавать налоговые декларации (расчеты) исключительно в электронном виде.

На что ориентироваться, заполняя отчет о численности

Сведения о среднесписочной численности за 2012 год компаниям и индивидуальным предпринимателям необходимо представить в свою налоговую инспекцию по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174@. Заполняя данный бланк, бухгалтеру нужно ориентироваться на рекомендации, которые Федеральная налоговая служба привела в письме от 26 апреля 2007 г. № ЧД-6-25/353@.

Согласно данным рекомендациям, среднесписочную численность работников нужно определять в соответствии с Порядком заполнения и представления формы федерального государственного статистического наблюдения № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности».

Позже данный порядок был немного изменен. Теперь, рассчитывая годовую среднесписочную численность, организациям нужно ориентироваться на Указания по заполнению формы № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности», которые были утверждены приказом Росстата от 13 октября 2008 г. № 258. Эти Указания выпущены взамен ранее действовавшего Порядка… утвержденного постановлением Росстата от 11 октября 2007 г. № 76.

Компаниям, имеющим обособленные подразделения, нужно обратить внимание на следующий момент. Пункт 3 Указаний обязывает представлять форму № 1-Т в территориальные органы Росстата отдельно по головной организации и отдельно по ее подразделениям. Однако отчет, который подлежит сдаче в инспекцию, необходимо заполнять в целом по организации.

Рассмотрим алгоритм, по которому бухгалтер должен рассчитать среднесписочную численность.

Шаг первый. Определяем численность сотрудников, работающих полный день

Сначала нужно рассчитать среднее количество работников, которые трудятся полный день. Для этого применяют следующую формулу:
Ч1 = Чкаленд : Дкаленд,
где Ч1 — среднесписочная численность сотрудников за месяц;
Чкаленд — сумма списочной численности сотрудников за каждый календарный день месяца (то есть берут количество сотрудников за каждый день месяца и складывают);
Дкаленд — число календарных дней месяца.

В списочную численность нужно включить всех сотрудников, которые работают по трудовым договорам. Причем в расчете учитывают как фактически работающих, так и отсутствующих сотрудников. Однако из данного правила есть два исключения. Не учитываются в среднесписочной численности женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком, а также сотрудники, находящиеся в учебных отпусках без сохранения зарплаты.

Что касается сотрудников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, то их также не учитывают при расчете средне-списочной численности. Но если с работником заключен и трудовой, и гражданско-правовой договор одновременно, то его нужно включить в списочную численность и учесть как одного человека. Обратите внимание: списочная численность сотрудников за выходной и праздничный день берется по предыдущему дню (рабочему).

Шаг второй. Определяем численность сотрудников, работающих неполный день

Если в компании есть сотрудники, работающие по трудовому договору неполный день, то их нужно учесть в месячной среднесписочной численности пропорционально отработанному времени. Делается это по следующей формуле:
Ч2 = Тф : Тдн: Драб,
где Ч2 — средняя численность не полностью занятых сотрудников;
Тф — общее количество отработанных человеко-часов в отчетном месяце;
Тдн — продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, установленной на предприятии. Например, при 40-часовой пятидневной рабочей неделе этот показатель будет равен 8 часам, при 36-часовой неделе — 7,2 часа, а при 24-часовой неделе — 4,8 часа;
Драб — число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Шаг третий. Рассчитываем годовую среднесписочную численность

Далее нужно сложить показатели численности (Ч1 и Ч2) за все месяцы года и разделить полученный результат на 12 месяцев. Отметим, что делить сумму численности на 12 месяцев должны даже те компании, которые не проработали целый год.

Если в результате расчета получится нецелое число, то его нужно округлить (п. 11.4 Указаний). В какую сторону округлять показатель, в Указаниях не сказано. На наш взгляд, численность нужно округлять по общему правилу. Значения показателей менее 0,5 единицы отбрасываются, а 0,5 единицы и более округляются до целой единицы.

А как быть, если у налогоплательщика отсутствуют наемные работники? В письме от 15 июля 2008 г. № 03-02-07/1-285 Минфин пояснил, что законодательством не предусмотрено освобождение таких налогоплательщиков от сдачи сведений о численности.

Стоит предположить, что отсутствовать наемные работники могут только у предпринимателя. А так как сам предприниматель по отношению к себе не является наемным работником, то в отчете о годовой среднесписочной численности нужно поставить 0 или прочерк.

Что грозит компании, если она не сдаст отчет о численности

Сдать отчет о численности обязаны компании с любой численностью сотрудников.

Если сведения о среднесписочной численности сданы не будут, то организацию могут оштрафовать на 200 руб. (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ), а руководителя фирмы или главного бухгалтера — на сумму от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несмотря на то что штраф весьма символический, главная опасность для компании не в нем. А в том, что при отсутствии сведений о численности компании налоговики вправе лишить компанию ряда налоговых льгот и/или пересчитать налоги. Результатом могут быть доначисления, пени и штрафы.

Обратите внимание: даже после уплаты штрафа должностное лицо компании будет обязано представить в инспекцию отчет о численности персонала. Ведь пункт 4 статьи 4.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях обязывает исправить правонарушение даже после того, как сумма штрафа будет перечислена в бюджет.

Источник: "Главбух"