13.04.11 Резерв на оплату отпускных

Право организации создавать резерв на предстоящую оплату отпусков есть как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В налоговом соответствующий порядок закреплен статьей 324.1 Налогового кодекса. Данной нормой установлено, что налогоплательщик обязан отразить в учетной политике предельную величину резерва, способ резервирования и ежемесячный процент отчислений (п. 1 ст. 324.1 НК РФ). С этой целью составляется специальная смета. В ней отражается расчет размера ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов во внебюджетные фонды с таких выплат (в том числе «несчастные» платежи). Сам же процент отчислений в резерв исчисляется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к планируемому размеру расходов на оплату труда в предстоящем году.

В состав расходов на оплату труда каждого месяца в этом случае включается «зарезервированная» сумма отчислений, рассчитанная на основании сметы, а не фактически начисленные отпускные. А значит, вполне вероятно, что по итогам года расчеты по налогу на прибыль придется корректировать. Вопрос только в том, как это грамотно сделать.

Планируем расходы на оплату труда

Начать следует с определения предполагаемой величины расходов на оплату труда, которые планируются в предстоящем году (без учета отпускных). В расчет принимаются и соответствующие суммы взносов на обязательные виды страхования. Отметим, что расходами на оплату труда являются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, участвующие в расчете среднего заработка (ст. 139 ТК РФ).

На этом этапе обратите внимание на следующее. К расходам на оплату труда относятся в том числе выплаты в пользу работников, не состоящих в штате организации (кроме индивидуальных предпринимателей), за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (п. 21 ст. 255 НК РФ). Вместе с тем трудовое законодательство на исполнителей по договорам ГПХ не распространяется (ст. 11 ТК РФ). Значит, и ежегодный оплачиваемый отпуск им не полагается. Таким образом, учитывать суммы, планируемые к выплате внештатникам, в предполагаемых расходах на оплату труда в предстоящем году не следует.

Еще один момент, который нельзя сбрасывать со счетов, — с 2011 года предельная величина доходов каждого физлица для начисления страховых взносов составит 463 000 рублей (постановление Правительства РФ от 27 ноября 2010 г. № 933). С сумм выплат, превышающих этот лимит, страховые взносы не взимаются (п. 4 ст. 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, далее – Закон № 212-ФЗ).

С 2011 года база по всем видам страховых взносов унифицирована (Закон от 8 декабря 2010 г. № 348-ФЗ). Однако в отношении базы для начисления взносов в ФСС от несчастных случаев и профзаболеваний подобного рода ограничений не предусмотрено.

Пример 1

В штате ООО «Ромашка» трудится восемь человек. Совокупный размер тарифов страховых взносов на 2011 год – 34 процента.

Общество относится к I классу профессионального риска, поэтому применяет для взносов «на травматизм» тариф 0,2 процента.

Общая сумма расходов на заработную плату в 2011 году исходя из принятой системы оплаты труда и заключенных трудовых договоров составит 1 740 000 руб. При этом годовая заработная плата одного из сотрудников превысит 463 000 руб. и составит 480 000 руб.

Таким образом, предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда с учетом страховых взносов будет равна 2 329 300 руб. (1 740 000 руб. + (1 740 000 руб. – 480 000 руб.) х 34% + 463 000 руб. х 34% + 1 740 000 руб. х 0,2%).

Прогноз на «отпускные»

Следующим этапом должен стать расчет предельной суммы отчислений в резерв. Она соответствует величине планируемых к выплате в предстоящем году отпускных с учетом страховых взносов во внебюджетные фонды. Здесь важно не упустить из виду, что трудовое законодательство не устанавливает максимальной продолжительности основного и дополнительного оплачиваемого отпусков (ст. 120 ТК РФ). Поэтому сумму предполагаемых отпускных надо определять с учетом возможных расходов на оплату дополнительных отпусков независимо от общей продолжительности отпуска. Об этом, в частности, сказано в письме Минфина России от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/617.

Отметим, что расчет плановых затрат на отпускные, как правило, производится исходя из данных предыдущего года, то есть в процентном соотношении фактических расходов на оплаты основных и дополнительных дней отдыха к годовому ФОТ. Можно также применять и упрощенный вариант, когда искомая величина определяется как 1/12 от фонда оплаты труда предстоящего года. По сути, это месячный ФОТ.

Пример 2

Воспользуемся данными предыдущего примера. ООО «Ромашка» определяет предполагаемую к выплате сумму отпускных по упрощенному варианту — как 1/12 от фонда оплаты труда предстоящего года:

1 740 000 руб. х 1/12 = 145 000 руб.

Величина планируемых к выплате в предстоящем году отпускных с учетом страховых взносов во внебюджетные фонды с этих сумм составит 194 590 руб. (145 000 руб. + 145 000 руб. х 34% + 145 000 руб. х 0,2%).

Смета для резерва

Теперь у нас есть все данные для того, чтобы рассчитать ежемесячный процент отчислений в резерв. Для этого нужно сумму планируемых к выплате в предстоящем году отпускных разделить на предполагаемую годовую величину расходов на оплату труда (оба показателя включают в себя и соответствующие суммы страховых взносов).

Пример 3

Воспользуемся данными предыдущих примеров. Рассчитаем ежемесячный процент отчислений в резерв для ООО «Ромашка»:

194 590 руб. : 2 329 300 руб. х 100% = 8 %.

Мы подошли к завершающему этапу формирования резерва. Все найденные величины осталось внести в специальный расчет (смету), составить который требуют положения абзаца 2 пункта 1 статьи 324.1 Налогового кодекса. Помимо всего прочего в смете нужно отразить порядок расчета ежемесячных отчислений в резерв. Его можно представить в виде формулы:

Данный показатель рассчитывается ежемесячно и включается в состав расходов на оплату труда за этот месяц (п. 24 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Инвентаризация в конце года

Наличие резерва позволяет организациям равномерно в течение налогового периода учитывать затраты на «отпускные». Поскольку «резервирование» происходит на основе планируемых данных, по факту суммы выплаченных отпускных могут и не совпадать с суммами, которые были заложены в резерв.

Произойти это может по ряду причин. Во-первых, не факт, что сотрудники полностью отгуляют все положенные им дни отдыха. Во-вторых, в течение года на работу могут быть приняты новые сотрудники, которые через полгода вправе претендовать на отпуск, не учтенный при формировании резерва. При этом их заработок учитывается при определении ежемесячных отчислений в резерв, в то время как процент таковых остается неизменным. В-третьих, работники могут уволиться, и суммы выплаченной им компенсации за неиспользованный отпуск могут начисляться уже не за счет резерва. И так далее…

Как бы там ни было, ввиду возможной «нестыковки» планируемых и фактических затрат на оплату отпусков законодательство требует от налогоплательщика на конец года провести инвентаризацию «отпускного» резерва (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Правила тут достаточно просты: если отчислений в резерв оказалось недостаточно для покрытия фактических затрат на оплату отпусков, то сумма перерасхода (опять же с учетом страховых взносов) по состоянию на 31 декабря года включается в состав расходов. И наоборот, неиспользованная сумма резерва подлежит отражению в доходах (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Однако предварительно необходимо провести уточняющий расчет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков работникам (п. 4 ст. 324.1 НК РФ). Причем исходить нужно из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и страховых взносов во внебюджетные фонды. Поскольку с 1 января 2011 года размер тарифов на обязательное социальное страхование изменился, организациям пришлось заново пересчитать сумму страховых взносов, начисленных на неиспользованный отпуск.

Отметим, что учитывать следует абсолютно все неиспользованные сотрудниками дни отдыха, даже если общая продолжительность отпуска при их предоставлении выйдет за рамки минимума, установленного Трудовым кодексом (письмо Минфина России от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/617).

Проще говоря, надо рассчитать размер предстоящих расходов на оплату неиспользованных отпусков и сравнить ее с остатком резерва. Сумму превышения предстоящих расходов нужно включить в расходы. Если сумма резерва окажется больше фактических затрат на оплату отпусков и будущих расходов на неиспользованные дни отдыха, разницу придется отразить в доходах.

Обратите внимание: сумма резерва, которая соответствует величине расходов на оплату неиспользованных отпусков, является остатком, который можно перенести на следующий год. Однако такой перенос возможен лишь в случае, если организация примет решение и в следующем году «резервировать» расходы на отпускные выплаты.

Не забывайте, что изменения в учетную политику могут быть внесены только с начала налогового периода, если, конечно, этому не поспособствует изменение налогового законодательства (ст. 313 НК РФ). Так что предусмотреть возможность равномерного учета расходов на оплату отдыха персонала следует в самом начале года.

Н. Антонова, налоговый консультант