13.02.12 Новые счета-фактуры. Рекомендации лектора из Минфина

Лектор семинара: Е. Н. Вихляева
советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

План семинара:

1. Суть изменений.

2. Как теперь исправлять счета-фактуры.

3. Реквизиты, которые надо подробнее расшифровывать.

4. Кто должен подписывать счет-фактуру.

5. Особенности для счетов-фактур обособленных подразделений.

6. Сколько хранить документы, касающиеся НДС.

Вопрос, о котором мы будем говорить, крайне важен для работы бухгалтера. Изменились правила выставления, регистрации и исправления счетов-фактур, в том числе корректировочных, а также книг покупок, книг продаж, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все это предусмотрено в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Документ отменяет постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Почему принято решение о выпуске нового постановления по счетам-фактурам? Во-первых, пока действовало 914-е постановление, прошло много изменений в Налоговом кодексе. Не считая всех прочих, наиболее масштабное изменение последнего времени – это корректировочные счета-фактуры. Также значительные изменения внес Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ, который действует со 2 сентября 2010 года.

Во-вторых, назрело много практических вопросов по счетам-фактурам, которые не были прямо урегулированы в постановлении № 914. Их приходилось рассматривать в письмах Минфина России или ФНС России. Чтобы было удобнее и компании пользовались разъяснениями на законодательном уровне, принято решение о принятии нового постановления.

Я бы даже советовала распечатать постановление и подчеркнуть на листах карандашом самое важное. Я понимаю, что мы уже все не студенты и не всегда есть время на конспектирование. К тому же я не просто так читаю этот доклад. Хочется, чтобы налогоплательщикам было легче разобраться в нововведениях. Но изменения настолько сильно меняют правила работы со счетами-фактурами, что сразу разобраться будет непросто. Чтобы потом компания из-за досадных ошибок не потеряла вычеты по налогу, надо максимально внимательно отнестись к изучению новых правил. Отдельное внимание хочу обратить на правила заполнения всех приведенных в документе форм. Текст с этими правилами идет в постановлении сразу после самих форм. Его надо несколько раз внимательно прочитать. Данным там рекомендациям надо точно следовать.

Сразу обо всех изменениях рассказать сложно, поэтому в основном я буду касаться сегодня новой формы счета-фактуры (подробный конспект семинара о составлении корректировочного счета-фактуры, журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж мы разместим в № 3, 2012. – Примеч ред).

Суть изменений

Постановление № 1137 состоит из пяти разделов. В нем в следующей последовательности приведены:

– форма и порядок заполнения счета-фактуры (приложение № 1);

– форма и порядок заполнения корректировочного счета-фактуры (приложение № 2);

– форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и порядок его ведения (приложение № 3);

– форма книги покупок и порядок ее ведения (приложение № 4);

– форма книги продаж и порядок ее ведения (приложение № 5).

Кроме того, новое постановление описывает порядок работы с электронными счетами-фактурами. Но пока ФНС России не утвердила форматы документов, которые необходимы для функционирования системы обмена счетами-фактурами в электронном виде. Планируется, что это произойдет в 2012 году.

К новому документу особо пристальное внимание еще и по следующей причине. Форма счета-фактуры из 914-го постановления фактически являлась рекомендуемой. На законодательном уровне до 2 сентября 2010 года не было предусмотрено, что форма в обязательном порядке должна утверждаться соответствующим нормативно-правовым актом. В некоторых письмах Минфина России и ФНС России говорилось, что так как форма счета-фактуры рекомендуемая, ее можно дополнять, не изменяя общего принципа документа.

Теперь же с момента принятия постановления у налогоплательщиков нет возможности вносить дополнения в форму счета-фактуры, потому что она стала обязательной на законодательном уровне.

Что еще нового. Как известно, с 1 октября 2011 года можно выставлять корректировочные счета-фактуры в случае изменения стоимости реализованных товаров, работ, услуг. Корректировочный счет-фактуру составляет продавец. Постановление № 1137 утверждает форму корректировочного счета-фактуры. То есть ориентироваться надо только на эту форму, никаких доработок в нее вносить нельзя.

Раньше компании самостоятельно разрабатывали форму журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Со 2 сентября 2010 года в статье 169 НК РФ существует норма, которая говорит о необходимости утверждения такого журнала соответствующим нормативно-правовым актом. Это требование и нашло отражение в новом постановлении. Теперь вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур необходимо по форме и в порядке, утвержденном постановлением № 1137. Самостоятельно разрабатывать этот документ больше нельзя.

По-прежнему составляются два экземпляра счета-фактуры. Первый выставляется покупателю, второй остается у продавца. Это касается бумажных счетов-фактур.

Показатели цены и стоимость товаров, а также суммы налога в счетах-фактурах приводятся только в рублях и копейках. Соответственно, если речь идет не о рублях, то прописываются доллары и центы, евро и центы и т. д.

Если счет-фактура составляется в отношении операций, которые освобождены от НДС или не облагаются налогом, то в графах новой формы 7 и 8 надо писать «Без НДС». Такое правило четко прописано в постановлении № 1137.

Как теперь исправлять счета-фактуры

Обращаю внимание: в счете-фактуре появились некоторые новые реквизиты, о которых прямо не говорится в статье 169 НК РФ. Например, это новая строка 1а «ИСПРАВЛЕНИЕ № ___ от «__» __». Во многом именно эта строка определяет новый подход в работе со счетами-фактурами.

Всем бухгалтерам известно, что на практике часто приходится вносить исправления в счета-фактуры.

Ошибки могут быть допущены, к примеру, и в наименовании покупателя или продавца. Теперь в таких ситуациях к счету-фактуре с некорректной информацией надо выставлять новый экземпляр. Никаких зачеркиваний и заверений подписью для счетов-фактур, выставленных после вступления постановления № 1137 в силу, быть не может. Выставляем новый счет-фактуру с внесенными исправлениями.

Все корректные данные из первичного счета-фактуры в исправленный вариант тоже переносятся. Вместо неправильных реквизитов заносятся правильные. При составлении исправленного варианта счета-фактуры запись о первичном счете-фактуре из книги покупок надо аннулировать.

Строка 1а заполняется в случае, если составляется исправленный экземпляр счета-фактуры. Тогда надо поставить порядковый номер и дату исправления счета-фактуры. В случае если составлется первоначальный экземпляр, в строке 1а ставится прочерк.

Кстати, если ошибки, например, в наименовании продавца обнаружились в корректировочном счете-фактуре, то его надо исправлять таким же путем: выставлением исправленного экземпляра счета-фактуры.

Итак, повторюсь, чтобы информация улеглась. Если бухгалтер обнаружил в счетах-фактурах ошибки, которые необходимо исправить, сначала надо определиться, когда выставлен документ. Если после вступления в силу постановления № 1137, то исправления надо вносить путем выставления нового экземпляра счета-фактуры. Если до вступления в силу постановления – новый экземпляр счета-фактуры не составляется. Исправления надо вносить путем, к которому все привыкли. Иначе говоря, следует внести исправления в оба экземпляра, заверить их подписью руководителя компании и печатью. Это прописано в пункте 29 правил постановления № 914.

Очень прошу бухгалтеров не путать исправления в счетах-фактурах и корректировочные счета-фактуры. Корректировочные счета-фактуры налогоплательщики вправе выставлять с 1 октября 2011 года, работать с исправлениями в первичных счетах-фактурах путем выставления исправленного варианта возможно только после вступления в силу постановления № 1137.

Мне кажется, что новый порядок исправления счетов-фактур более логичный и удобный. Можно сказать, он стал прозрачнее и понятнее обеим сторонам – налогоплательщикам и налоговым инспекторам. Хочется верить, что теперь станет меньше споров, связанных с корректировкой сведений в документах и последующим отказом в вычетах НДС. Новый порядок исправлений счетов-фактур позволит легче отследить дату внесения исправлений и их суть. Почему так важно правильно работать с исправлениями в документе, дающим право на вычет НДС? От того, насколько точно исправлены сведения в счетах-фактурах, зависят конкретные налоговые последствия для компании.

Кстати, такая же формулировка продублирована в пункте 7 раздела II приложения 1 к постановлению № 1137. Это дает налогоплательщикам дополнительные аргументы при возникновении разногласий с налоговой инспекцией.

Реквизиты, которые надо подробнее расшифровывать

В новой форме счета-фактуры некоторые сведения теперь надо расшифровывать по-новому. Это касается таких реквизитов, как единица измерения, валюта и наименование страны происхождения товара. Нельзя сказать, что это новые реквизиты. Просто теперь они будут приводиться в счетах-фактурах подробнее.

Компаниям надо будет расшифровывать не только наименование показателя, но и проставлять соответствующий код. Код позволяет однозначно определить, какой показатель отражен в счете-фактуре. Это должно уменьшить количество споров между компаниями и налоговыми инспекциями.

Наименование валюты, в которой составляется счет-фактура, приводится в строке 7. После наименования валюты через запятую приводится цифровой код. Его нужно брать из Общероссийского классификатора валют, который утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2000 г. № 405-ст. Валюта, прописанная в строке 7, должна быть единой для всех товаров, работ, услуг, которые указаны в составленном счете-фактуре. Возможности прописывать несколько валют не предусмотрено.

Есть новые моменты в заполнении счетов-фактур в случаях, когда страна происхождения товаров не Россия. Для них предусмотрены графы «Страна происхождения» и «Номер таможенной декларации». Графа «Страна происхождения» состоит из граф 10 «Цифровой код» и 10а «Краткое наименование». Их можно найти в Общероссийском классификаторе стран мира, который утвержден постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст. Кстати, в классификаторе нет такой страны, как Евросоюз. Поэтому при работе с европейскими товарами надо следить, чтобы в счете-фактуре прописывалась конкретная страна в соответствии с классификатором.

Кто должен подписывать счет-фактуру

В новой форме счета-фактуры предусмотрено, что заверять его может не только руководитель и главный бухгалтер, но и другие уполномоченные сотрудники. Полномочия им должны быть переданы по доверенности. Если счет-фактуру составляет индивидуальный предприниматель, то надо привести реквизиты свидетельства о его государственной регистрации.

Заполнение строки с подписью главбуха не понадобится, если речь идет о счете-фактуре в электронном виде. При составлении документа в таком виде ставится ЭЦП либо руководителя компании, либо другого уполномоченного сотрудника. Фактически эту роль может выполнять и сам главный бухгалтер.

Особенности для счетов-фактур обособленных подразделений

Понятнее будет проходить работа по счетам-фактурам для компаний, у которых есть обособленные подразделения.

В постановлении № 1137 сказано, что при выставлении счетов-фактур обособленными подразделениями от имени компании порядковый номер в этих документах должен через разделительную черту дополняться цифровым индексом. Разберем пример. Обособленное подразделение выставило счет-фактуру с номером «10/50». Тут первая цифра – порядковый номер счета-фактуры, предположим, в 2012 году. А «50» – это подразделение, расположенное в городе Подольске Московской области. Этому региону в РФ присвоен код 50, и компания для удобства взяла именно эту цифру. Можно выбрать и другое цифровое кодирование. Ограничений нет. Главное, чтобы цифровые коды у каждого обособленного подразделения были уникальными. Обозначения подразделений нужно закрепить в учетной политике.

Порядковые номера счетов-фактур лучше брать в целом по организации в порядке возрастания: то есть, к примеру, 13 февраля в головной организации выставлен счет-фактура с номером «1/1», 15 февраля в подольском подразделении – «2/50».

Сколько хранить документы, касающиеся НДС

Постановление № 1137 содержит требования к срокам хранения документов, формы которых там приведены.

Журнал учета счетов-фактур, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее четырех лет с даты последней записи.

Аналогично с даты последней записи четыре года надо хранить книгу покупок и книгу продаж и дополнительные листы к ним. Причем речь идет также и о бумажном, и об электронном виде этих документов.

В течение четырех лет надо хранить и некоторые другие документы, касающиеся НДС. Их список можно посмотреть в пункте 15 приложения 3 к постановлению. Это, к примеру, таможенные декларации, заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых инспекций.

Книги покупок и книги продаж, а также журналы учета счетов-фактур, которые оформлены до вступления постановления № 1137 в силу, хранятся пять лет.