12.12.07 Декабрьская зарплата без санкций трудовой и налоговой инспекций

Одни компании платят декабрьскую зарплату до новогодних праздников. Другим удобнее делать это в январе. Выбирая дату расчетов, не забудьте учесть, во-первых, правила трудового законодательства. А во-вторых, требования к уплате налогов. В каждом из вариантов они разные.

Когда компании обязаны выдать зарплату за декабрь

Только у тех компаний, которые выдают зарплату за истекший месяц 9-го числа или позже, есть выбор, когда рассчитаться с сотрудниками за декабрь. Такие организации вправе выдать деньги по графику (в январе) или же досрочно — в декабре.

Если же установленный на предприятии срок выдачи зарплаты приходится на период с 1-го по 8-е число включительно, сделать выплаты за декабрь нужно в конце года. Иначе будут нарушены требования статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Приведем характерный пример. Допустим, в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о зарплате) предусмотрено, что зарплату компания выплачивает 5-го числа следующего месяца. Это означает, что срок расчетов с сотрудниками за декабрь 2007 года приходится на 5 января 2008 года. Поскольку этот день нерабочий праздничный (ст. 112 Трудового кодекса РФ), выплату декабрьской зарплаты нужно перенести на предшествующий ему рабочий день. То есть на 29 декабря 2007 года.

Если компания нарушит это правило и выдаст декабрьскую зарплату в первый рабочий день января, это будет считаться нарушением. В качестве наказания Трудовой кодекс РФ требует начислить работникам проценты за каждый календарный день задержки. Их размер — не менее 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ (ст. 236 Трудового кодекса РФ). Если работники получат зарплату не 29 декабря, а 9 января, компенсация за просрочку должна быть начислена за 11 дней. А по итогам трудовой проверки компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а руководителя — на сумму от 1000 до 5000 руб.

На практике проверки трудовой инспекции — явление нечастое. И все же, если вы не хотите рисковать, законодательство лучше соблюдать. А чтобы не возникало неудобных для компании ситуаций, условие о сроке расчетов с сотрудниками можно сформулировать по-другому. Например, признав этим сроком не 5-е число, а пятый рабочий день каждого месяца. Или прописав, что дата выдачи зарплаты за январь—ноябрь — это 5-е число следующего месяца, а за декабрь — 10-е. Если срок зарплаты установлен в локальном нормативном акте (например, положении о зарплате), внести в него изменения можно приказом руководителя.

Выдаем зарплату в декабре

О том, что вы хотите выплатить декабрьскую зарплату до праздников, прежде всего поставьте в известность свой банк. Иначе в нужный момент у него может не хватить наличных. Сообщить необходимую сумму и дату снятия денег можно либо просто позвонив в банк (если он принимает такие заявки по телефону), либо изложив свои пожелания в официальном письме. Его нужно передать в банк за несколько дней до получения денег.

Рассчитываясь с работниками, компания может оформить выплаты двумя разными способами. Рассмотрим преимущества и недостатки каждого.

Проводим выплаты как зарплату

Этот способ, для тех, кто планирует завершить все расчеты по зарплате до 29 декабря и в этот день выдать деньги сотрудникам. Ведь, строго говоря, начислить зарплату за декабрь можно только в последний день этого месяца. До этого дня точно определить сумму выплат невозможно — табели учета рабочего времени не закрыты, сотрудники могли еще не сдать все больничные и т. п. А значит, не соблюдено одно из необходимых условий для признания расхода в бухучете (п. 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

На практике некоторые бухгалтеры это условие игнорируют. И отражают в бухучете расходы на зарплату, даже если она выплачена намного раньше срока — например 20 декабря. В принципе ошибкой в бухучете проверяющие это обычно не считают. Так что единственная опасность такой ситуации состоит в том, что по итогам месяца зарплата окажется рассчитанной неверно (например, из-за того, что после ее выплаты в бухгалтерию поступили дополнительные зарплатные ведомости или сотрудники принесли больничные).

В этом случае придется, во-первых, уточнить записи в бухучете. А во-вторых, если были доплаты сотрудникам, перечислить с них НДФЛ и взносы. Кроме того, налоговики и специалисты из внебюджетных фондов могут потребовать, чтобы в этой ситуации компания заплатила еще и пени. Даже если дополнительные платежи с зарплаты будут перечислены в сроки, которые действовали бы, если бы зарплата была выплачена по графику.

А вот вероятность того, что компании придется подавать уточненную отчетность по налогам и взносам, невелика. Ведь скорее всего все исправления будут сделаны еще до того, как будут сданы годовые отчеты.

Правила уплаты налогов и взносов при досрочной выплате зарплаты таковы.

Налог на доходы физических лиц. Этот налог компания должна перечислить в день выдачи зарплаты (п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Единый социальный налог. Перечислить декабрьский ЕСН в бюджет нужно не позднее 15 января. Это следует из новой редакции пункта 3 статьи 243 Налогового кодекса РФ, которая вступит в силу с 1 января 2008 года. В ней сказано, что платить авансовые платежи нужно по итогам каждого календарного месяца, в том числе и последнего месяца налогового периода.

Заметим, что прежняя редакция этой статьи позволяла платить декабрьский ЕСН не позднее 15 календарных дней с даты, которая установлена для подачи декларации. Правда, налоговики с этим не соглашались — и с 2008 года текст пункта 3 статьи 243 Налогового кодекса РФ будет соответствовать их требованиям. Платить декабрьский ЕСН по правилам, которые действовали в 2007 году, в 2008 году будет нельзя.

Взносы в ФСС «на травматизм» и пенсионные взносы. По мнению сотрудников ФСС России, перечислить взносы «на травматизм» нужно в день выдачи зарплаты. Чтобы не провоцировать споры с проверяющими, лучше так и поступить. Но справедливости ради уточним, что срок уплаты взносов «на травматизм» — это день, который установлен для получения зарплаты в банке(п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184).

С пенсионными взносами ситуация аналогичная. Если срок выдачи зарплаты приходится на период с 1-го по 15-е число следующего месяца, их нужно перечислить:

— в день, который установлен для получения зарплаты в банке;
— в день, когда деньги с расчетного счета перечисляют на счета работников.

Если же срок выдачи зарплаты приходится на более поздние даты, пенсионные взносы должны быть уплачены 15-го числа(п. 2 ст. 24 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. 167-ФЗ).

При этом, если зарплата получена в банке раньше срока, чиновники требуют, чтобы взносы были перечислены в день, когда она снята со счета. В большинстве случаев спорить с ними смысла нет.

Проводим выплаты как аванс

Если руководство решило рассчитаться с сотрудниками намного раньше срока (например, 20 декабря), выплаты правильнее считать авансовыми. И отражать в бухучете провод-кой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
— выдан аванс по заработной плате.

Максимальная сумма аванса, которую компания может выдать сотруднику, законодательством не ограничена. Поэтому его вполне можно выдать в сумме, равной размеру месячной зарплаты за минусом НДФЛ.

Начислять же зарплату нужно в последний рабочий день месяца, когда все сведения о заработке сотрудников будут известны точно. Именно в этот момент должна быть сделана проводка:

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 70
— начислена зарплата за декабрь.

Плюсы досрочной выдачи зарплаты в виде аванса таковы.

1. Аванс можно выдать на приблизительную сумму на основании приказа руководителя. А значит, не придется досрочно закрывать табели учета рабочего времени и составлять расчетные ведомости.
2. Если по итогам месяца выяснится, что компания не рассчиталась с работником полностью, это не будет считаться ошибкой. Соответственно, не придется делать исправительные проводки в бухучете. Достаточно доначислить сотруднику недостающие суммы последним числом месяца.
3. Не возникнет ситуации, когда из-за сделанных по итогам месяца доплат с компании потребуют пени по НДФЛ, пенсионным взносам и взносам «на травматизм».
4. Если всю причитающуюся работникам сумму (равную зарплате за минусом НДФЛ) организация выплатит в виде аванса, она фактически получит законную отсрочку по уплате НДФЛ.

Ну а минус этого способа — это риск того, что суммы выданных авансов превысят начисленную по итогам месяца зарплату. В этом случае сумму переплаты придется удерживать из следующих зарплат.

Рассмотрим подробнее, как аванс влияет на каждый «зарплатный» платеж.

Налог на доходы физических лиц. Выдав сотруднику большую (или даже всю) сумму зарплаты авансом, компании не нужно сразу же перечислять с нее НДФЛ. Ведь этот налог рассчитывают в конце того месяца, за который были начислены доходы. Удерживать его положено на дату «фактической выплаты дохода». А датой получения зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ). Пока этот день не наступил, авансовые выплаты в пользу работников доходом не считаются. Минфин России подтвердил это в письме от 6 марта 2001 г. № 04-04-06/84, а УФНС России по г. Москве — в письме от 29 марта 2006 г. № 28-11/24199.

Если по итогам месяца пришлось доплачивать деньги работникам, перечислить налог на доходы физических лиц нужно:

— в день, когда деньги сняты со счета или переведены на карточки сотрудников;
— в первый рабочий день после выдачи зарплаты из кассы.

Если же авансы были выданы ровно на сумму зарплаты за минусом НДФЛ, перечислить налог надо в первый рабочий день, следующий за последним днем декабря, то есть 9 января 2008 года. Это следует из пункта 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Единый социальный налог. Платить его с авансов тоже не нужно. Ведь этот налог начисляется на выплаты работникам за месяц (п. 3 ст. 243 Налогового кодекса РФ). Уплата ЕСН с авансов по зарплате Налоговым кодексом РФ не предусмотрена. Минфин России подтвердил это в письме от 6 марта 2001 г. № 04-04-06/84.

Перечислить налог по итогам декабря нужно не позднее 15 января в соответствии с новой редакцией пункта 3 статьи 243 Налогового кодекса РФ. Она вступит в силу с 1 января 2008 года. Применить в 2008 году прежнюю редакцию этой статьи, которая позволяла платить декабрьский ЕСН не позднее 15 календарных дней от срока, установленного для сдачи годовой налоговой декларации, нельзя. Это следует из новой формулировки пункта 3 статьи 243 Налогового кодекса РФ.

Взносы «на травматизм» и пенсионные взносы. Эти взносы также начисляют только по итогам месяца, а при выплате аванса их не рассчитывают (п. 2 ст. 24 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184). А правила их уплаты таковы.

Взносы в Пенсионный фонд перечисляют:

— в день, когда деньги с расчетного счета переводят на счета работников;
— в день, установленный для получения зарплаты в банке.

При этом крайний срок уплаты пенсионных взносов за декабрь — 15 января.

Срок уплаты страховых взносов от несчастных случаев на производстве тоже «привязан» ко дню, который установлен для получения денег на зарплату в банке.

Но имейте в виду: если компания сняла деньги со счета до установленного срока, взносы в ПФР и «на травматизм» лучше заплатить тоже раньше. Таковы требования чиновников.

Выдаем зарплату в январе

Если компания выплачивает декабрьскую зарплату в январе, проблем с налогами меньше.

Налог на доходы физических лиц. Здесь никаких особенностей нет. Налог надо заплатить в день, когда зарплата получена в банке или перечислена на карточки работников. Независимо от того, нарушила компания сроки выплаты зарплаты или нет.

Единый социальный налог. Как мы уже говорили выше, перечислять в бюджет ЕСН по итогам декабря нужно не позднее 15 января.

Взносы «на травматизм» и пенсионные взносы. Срок уплаты взносов «на травматизм» — это день, который установлен для выплаты зарплаты. А срок уплаты пенсионных взносов — либо этот же день, либо день, когда компания перечислила деньги на зарплатные карточки работников (но не позднее 15-го числа следующего месяца).

Казалось бы, если деньги получены в банке позже установленного срока, взносы нужно перечислить раньше, чем выдана зарплата. Однако, если следовать логике чиновников, этого можно не делать. Ведь дату уплаты взносов они привязывают к фактической дате выплаты зарплаты.

Источник: "Главбух"