12.11.07 Нюансы зарубежных командировок

Какие риски — налоговые, миграционные или какие-либо иные — могут возникнуть для компании, в штат которой входят иностранцы, работающие за рубежом? И как правильно оформлять командировки для таких штатных сотрудников? На эти вопросы отвечают эксперты ООО «Аудиторская служба СТЕК» Надежда Шишкова и Наталья Фиш.

Базовые положения

Итак, в штате организации числятся сотрудники — иностранцы с разрешением на работу в РФ и 30% подоходным налогом, которые постоянно работают в другой стране (Великобритания). В командировки они также вылетают из Лондона. В бухгалтерию сдаются отчеты о командировке (билеты, счета за гостиницу и т.д.) и копии паспортов, в которых нет отметок о пересечении границы РФ.

Такая ситуация означает, что российской компанией было открыто представительство на территории Великобритании в Лондоне, и оно не осуществляет коммерческой деятельности. В этом случае все расходы, связанные с его деятельностью — в том числе командировочные, — учитываются в составе расходов российской компании, а трудовые отношения оформляются в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии со ст.ст. 167, 168 ТК РФ при направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с ней расходов. Порядок и размеры их возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

В локальном нормативном акте может быть установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку (см. Письмо Минфина РФ от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 «О порядке документального оформления служебных командировок»). Ими могут быть приглашение принимающей стороны, договор с принимающей стороной, решение руководителя принять участие в мероприятии на основании поступившей информации и т.д.

Каждая поездка оформляется приказом руководителя и сопровождается оформлением служебного задания в соответствии с унифицированными формами Т-9 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Служебное задание должно быть связано с конкретной работой, соответствующей критериям ст. 252 НК РФ.

После возвращения из командировки работник должен предоставить следующие отчеты:

• о выполнении задания на командировку по форме № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Желательно, чтобы был представлен краткий отчет о проделанной в месте командировки работе;
• авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55;
• копию загранпаспорта, в котором в рассматриваемом случае должны иметься отметки контрольно-пограничных пунктов Великобритании. Расчет суточных исчисляется исходя из отметок в загранпаспорте, проставленных при пересечении государственной границы Великобритании службами пограничного контроля.

Оформление командировочного удостоверения при загранкомандировках не требуется.

Руководитель организации на отчете работника ставит резолюцию о соответствии проделанной работы цели командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах — свою подпись, подтверждая целесообразность произведенных работником расходов.

внимание

Трудности перевода

Согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н) «Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации — в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык».

Тонкости налогообложения

Как известно, налоговые риски по налогу на прибыль возникают в том случае, если расходы являются документально неподтвержденными или экономически необоснованными.

Руководствуясь нормами статьи 168 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), организация может разработать нормативный локальный документ, устанавливающий порядок возмещения расходов и необходимый перечень документов, являющихся основанием для направления работника в командировку и правильного исчисления размера командировочных расходов, в том числе:

• перечень компенсируемых расходов (суточные, проживание в гостинице, транспортные расходы, в том числе такси, представительские, получение визы и др.);
• размеры компенсируемых расходов;
• требования к документам, подтверждающим расходы;
• порядок подтверждения первичных документов, оформленных на иностранном языке, в том числе проведение построчного перевода и т.д.

При утверждении порядка возмещения расходов следует учитывать также нормативные документы, регулирующие вопросы организации командировок, принятые Правительством РФ.

Локальный акт утверждается в порядке, предусмотренном организацией (приказом, распоряжением или другим документом).

Размеры компенсации командировочных расходов, предусмотренные локальным актом, при их соответствующем документальном оформлении учитываются в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности (пункты 5-10 ПБУ 10/99).

Для целей налогового учета расходы принимаются в размерах, установленных законодательством о налогах и сборах.

Представленные командированными работниками документы иностранных организаций, построчно переведенные на русский язык и оформленные на отдельном листе, могут являться первичными документами, подтверждающими факт произведенных командировочных расходов. Расходы, связанные с переводом первичных документов на русский язык, учитываются в целях налогообложения прибыли согласно подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

С 1 января 2006 г. постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 г. №  812 для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок при служебных командировках на территории иностранных государств. Указанным постановлением в некоторых случаях предусмотрены сокращенные размеры суточных.

Для целей налогообложения прибыли расходы в виде суточных принимаются в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства № 93 (пункт 12 статьи 264 НК РФ). Однако если суточные частично или полностью оплачиваются принимающей стороной, можно воспользоваться нормами постановления Правительства РФ № 812.

Бухгалтерский учет расходов на такси во время служебных командировок, как для поездок в аэропорт, так и по городу, будет зависеть от принятой в организации политики возмещения расходов, утвержденной нормативным локальным актом. Исходя из этого эти затраты будут учтены либо в составе расходов по обычным видам деятельности, либо как внереализационные расходы.

Для целей налогового учета расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ относятся к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль. В главе 25 НК РФ отсутствует запрет на использование такого вида транспорта при проезде к месту назначения и обратно как такси. Однако данный вопрос нередко вызывает споры и противоречия, высказываемые работниками Минфина. Так, согласно Письму Минфина РФ от 26 мая 2004 г. № 04-02-05/4/14 «О признании в налоговом учете командировочных расходов» затраты на такси возмещению не подлежат, а в письме от 26.05.07 — возмещению подлежат. Поэтому, если вы примете решение учитывать расходы на такси для целей определения базы по налогу на прибыль, свою позицию, возможно, придется отстаивать в суде.

Что касается подтверждения расходов на такси для целей бухгалтерского учета, то выписанные водителем на территории РФ чеки от руки могут быть признаны документально подтвержденными в случае, если они являются бланками строгой отчетности. Подобного рода чеки, привезенные из зарубежной командировки, могут быть признаны в бухгалтерском учете, если имеют перевод, а порядок их признания утвержден в локальном акте.

Если говорить о затратах на получение виз, то они должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер (п. 1 статьи 252 НК РФ).

В силу статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Расходы, учтенные по документам, составленным не по утвержденным унифицированным формам, могут при проверках налоговыми органами стать основанием для отказа в уменьшении налоговой базы по прибыли на сумму произведенных расходов. В то же время каких-либо штрафных санкций за использование неунифицированных форм учета не предусмотрено.

И кратко — о миграционных рисках

Так как в рассматриваемом случае отсутствует факт пересечения границы Российской Федерации, то миграционные риски отсутствуют.

Последствия незаконного пересечения физическими лицами границы Великобритании регламентируются законодательством Великобритании.

Н. Шишкова, Н. Фиш

Источник: Бухгалтерия.Ру - бухучет, налоги, аудит.