12.10.11 Какие расходы не примут инспекторы

Самая большая часть доначислений налогов связана с непризнанием расходов компании. Бухгалтеры не спят ночами, пытаясь придумать обоснование затратным статьям. Мы изучили опыт учета самых спорных покупок и услуг.

Статья 252 Налогового кодекса гласит, что все расходы организации должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. Следовательно, любые издержки должны обосновываться в учете доказательством в виде документов по установленной форме. Если утвержденный стандарт отсутствует, предприятием разрабатывается собственный бланк и прикладывается к документам учетной политики предприятия как необходимый минимум для признания расходов.

На деле же обоснование трат вовсе не сводится к нескольким скучным бумагам – скорее это интересный творческий процесс, написание целых историй, в которые должны поверить налоговые органы, использование всех возможных документальных доказательств, для того чтобы описать каждый шаг покупки или получения услуги. Если определенная трата кажется вам невозможной для подтверждения, задумайтесь: раз организация ее совершила, значит, она необходима. Вам остается лишь подобрать неопровержимые аргументы, чтобы убедить в этом ревизоров.

Консультация как факт

Одними из самых проблемных являются расходы на юридическое и другое консультационное обслуживание. Налоговики крайне редко соглашаются признать эти затраты. Их позиция объясняется тем, что под видом юридических консультаций компании нередко скрывают «обналичку». Поскольку помощь юриста не имеет «материального» подтверждения, то есть убедиться в покупке подобного «продукта» практически невозможно, договоры с консалтинговыми фирмами часто используют для получения наличности.

Зная наперед о таких махинациях, налоговики, не вдаваясь в детали, зачастую отказывают в признании этих сумм. Однако, если фирма действительно не замешана в темных делишках, придется отстаивать до конца свои интересы. 

Генеральный директор компании Елена Кашпорова рассказывает, какие доказательства можно привести для подтверждения расходов на юридическую поддержку:

«Консультации бывают разовые или с подписанием договора на абонентское обслуживание. С обоснованием одного или нескольких обращений к юристу проблем не возникает. Юрист, который оказывал услуги, должен сделать письменную расшифровку консультации и отправить ее клиенту вместе с документами, подтверждающими оплату. Таким образом, инспектору предъявляется полный пакет бумаг, после прочтения которых обычно траты подтверждаются. Но если у бухгалтеров возникла систематическая потребность в услугах юриста, выгоднее заключить договор абонентского обслуживания и в любое удобное время получать совет квалифицированного специалиста. Сложность заключается в том, что в этом случае уже никто из контролеров не будет делать расшифровку каждого телефонного разговора, а подтвердить траты необходимо. Мы со своими клиентам выработали такую схему работы, при которой фискалы никогда не имели претензий и не отказывали в подтверждении расходов. Специалисты нашей организации еженедельно делают обзор изменений действующего законодательства и высылают его клиентам компании. Я советую бухгалтерам заводить папку «Юридическая консультация» и складывать туда все дайджесты новостей, которые мы готовим. Таким образом, даже за те периоды, когда специалисты фирм не обращались за помощью к юристам, у них все равно будут отложены материалы, которые подтверждают получение услуг. Туда же прикладываются документы по оказанной юридической поддержке. Таким образом, если у инспектора возникает вопрос, он получает папку материалов, в которой есть информация по каждому месяцу консультационного обслуживания».

Большой размах

Нередко бухгалтеры бояться отражать в документах дорогостоящие покупки компании, стараясь вместо этого выдумать какую-нибудь хитрость, чтобы «поглубже схоронить» существенные расходы организации. Допустим, приобрели шикарные кожаные диваны, машины, атрибуты престижа… Но как подтвердить целесообразность этих трат? Если эти покупки имели место, значит, они действительно фирме нужны. Ведь нельзя утверждать, что организации отдала большие деньги за ненужную вещь? Остается найти резонный ответ на вопрос проверяющих органов, зачем это было закуплено.

«Недавно звонит мне бухгалтер компании и говорит, что наш директор хочет купить себе автомобиль за пять миллионов рублей. Но при этом ФНС может отказать в признании такого большого расхода. Что мне делать?» – рассказывает Елена Кашпорова.

Понятно, что такая сумма, взявшаяся невесть откуда в учете, привлечет внимание налоговиков и вызовет вопросы. Но если описать документально весь процесс покупки, то можно объяснить мотивацию руководства компании. Разработаем механизм фиксации приобретения дорогостоящего автомобиля. 

Первый шаг – кто-то должен быть инициатором затрат. К примеру, начальник службы безопасности пишет докладную записку директор (кстати, очень действенный документ регистрации внутренних решений, который идеально работает на практике), где говорится о том, что руководителю необходим новый автомобиль, потому что прежний не соответствует статусу предприятия и критериям безопасности. Далее – директор издает приказ и поручает инициатору затрат проанализировать рынок автомобилей, определиться с моделью (желательно отобрать не одну, а несколько), которая бы соответствовала критериям первой докладной записки, а также предоставить отчет о ценах и условиях приобретения. Третий документ – это исследование рынка: выбранные модели должны быть проанализированы по необходимым критериям. Требованиям могут удовлетворять два-три автомобиля, но акцент делается именно на тот, который хочет приобрести руководитель. Необходимо расписать, почему именно эта машина максимально соответствует стандартам комфорта, статуса компании и безопасности. Четвертым документом станет очередной приказ изучить рынок поставщиков и предлагаемых ими условий, потому что даже признав необходимость покупки дорогой машины, инспекторы не упустят возможность поинтересоваться, почему именно у этой фирмы автомобиль был куплен, ведь есть варианты дешевле. Понятно, что на деле мы руководствуемся множеством параметров, как то: цена и комплектация, сервис, программы поддержки и кредитования клиентов. Все это необходимо изложить в виде отчета - это и будет пятым документом.

На основании отчета руководитель издает приказ заключить договор на приобретение автомобиля с поставщиком, который представляет самые оптимальные для компании (пусть и не самые дешевые!) условия - это шестой документ.

Проблемным для организации может стать подтверждение расходов на юридическое обслуживание. Налоговики редко признают эти затраты. Их позиция объясняется тем, что за консультациями компании нередко скрывают «обналичку».

И последний, седьмой документ, о котором так часто забывают - надо показать, что использование приобретенного дорогого автомобиля выгодно сточки зрения бизнеса предприятия. Для этого через 1-2 месяца после начала эксплуатации автомобиля инициатор затрат готовит докладную записку, в которой анализирует, насколько целесообразно было приобретение данного автомобиля. В данном документе подтверждается, что приобретенный автомобиль полностью соответствует статусу руководителя, условиям безопасности, и что в последнюю очередь благодаря данному автомобилю,например, был заключен последний крупный контракт с покупателем.

Этот алгоритм может быть применен к любой внушительной покупке фирмы, которую требуется обосновать. При таком документальном оформлении налоговикам ничего иного не останется, как признать расходы.

Плоды управления

Для экономического подтверждения и обоснования расходов бухгалтерам, что ни говори, часто приходится применять смекалку, чтобы не просто подтвердить необходимость оказания услуг, но и сам факт ее предоставления.

«Среди клиентов нашей организации была небольшая нефтяная фирма, которой оказывались управленческие услуги. Выезжали специалисты, обучали людей, выстраивали работу. Когда началась налоговая проверка, инспекторы сняли расходы на предоставление этих услуг как экономически необоснованные. Причиной этого стали большие траты организации», – рассказывает Елена Кашпорова. 

Бухгалтер не смогла предъявить налоговикам документальное подтверждение оказания управленческих услуг, и вопрос ушел в суд. И так как услуги оказывались в действительности, фирма взялась за то, чтобы обосновать свои расходы. Для этого было использовано несколько инструментов. В первую очередь был проведен анализ эффективности работы организации, вычислены показатели, которые пошли вверх после оказания консультаций. Эта информация легла в основу защиты в суде. Кроме того, если люди действительно приезжали для оказания помощи, то в управляющей организации не могли не сохраниться приказы о направлении в командировку и авансовые отчеты. При этом у принимающей стороны тоже могут быть подтверждения нанесенного визита. Замечательный документ, который носит добровольный порядок, – это журнал регистрации лиц, прибывающих в командировку. Фирма восстановила всю отчетность по фиксации приезжающих специалистов. Также было применено фиксирование консультаций, которые велись по телефону. Как результат, удалось подтвердить расходы на управление организацией.

Во многих ситуациях бухгалтеры ведут себя как опытные и закаленные в боях с налоговыми инспекторами специалисты. Они знают, на что те обращают внимание, и стараются «подстелить соломки». При этом, получая опыт, мы теряем детскую любознательность и воображение, которое позволяет творить оригинальные вещи и замечать детали, которые остальные уже не видят. К примеру, можно пытаться уложить нестандартные расходы в традиционные условия, но если этого сделать не удается, найдите свой оригинальный подход. Бухгалтеры должны действовать строго в рамках закона, и в этих рамках должны уметь красиво экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы. Поэтому в работе грамотного бухгалтера всегда найдется место смекалке и импровизации.