12.03.12 Ответы на ваши самые главные вопросы о том, как заполнять справки 2-НДФЛ за 2011 год

Чем поможет эта статья: Здесь мы собрали ответы на самые сложные и интересные вопросы о том, как без ошибок заполнить форму 2-НДФЛ.
От чего убережет: Вам не придется потом подавать «уточненки», если 2-НДФЛ вы сдадите с первого раза.

На вопросы читателей отвечала Светлана Амплеева, ведущий эксперт журнала «Главбух»

Совсем мало времени осталось на то, чтобы отчитаться перед налоговиками о доходах, которые ваша компания выплатила работникам в 2011 году. Не позднее 2 апреля необходимо представить ревизорам справки 2-НДФЛ. Причем по новой форме. Той, что действует в редакции приказа ФНС России от 6 декабря 2011 г. № ММВ-7-3/909@.

Чтобы помочь вам составить отчетность по НДФЛ без ошибок и заминок, в феврале редакция журнала «Главбух» провела «горячую линию». Вопросов было много, и все интересные. Решения для самых непростых ситуаций мы приводим в статье.

Если ваша компания на «упрощенке»

Рекомендации, данные в этой статье, пригодятся любым компаниям, в том числе и тем, кто платит «упрощенный» налог.

Какие коды доходов и вычетов проставлять в 2-НДФЛ

Самый главный вопрос, который волнует многих бухгалтеров: какие коды вычетов на детей ставить в справке 2-НДФЛ за 2011 год — старые или уже новые? До сих пор на этот счет не было официальных разъяснений чиновников. Тем не менее мы советуем вам проставлять в справках за 2011 год уже новые коды детских вычетов. То есть «114» — на первого ребенка, «115» — на второго, «116» — на третьего и каждого последующего, «117» — на ребенка-инвалида. Все они есть в Справочнике кодов вычетов, действующем в редакции приказа ФНС России № ММВ-7-3/909@.

Напомним, что изменения в размере вычетов стали действовать задним числом, с 1 января 2011 года. Поэтому и коды используйте по новым правилам. Только проследите, чтобы размер вычета на первого и второго ребенка был равен 1000 руб., то есть прошлогоднему значению. А не 1400 руб., как это в нынешнем году. Формируя справки в программе, измените сначала коды вычетов на новые в карточках учета НДФЛ по каждому работнику. И они автоматически отразятся и в справке.

Заметим, что в ФНС не требуют менять для 2011 года старый код детского вычета (108) на новые. Но, как мы выяснили, во многих местных инспекциях хотят видеть справки уже с измененными кодами: у них обновилась приемная программа. А старый код «108» (на каждого ребенка) пригодится, если придется подавать «уточненки» за прошлые периоды.

Коды доходов или вычетов, которые надо использовать в той или иной ситуации, мы привели в таблице ниже.

Коды вычетов и доходов для разных ситуаций

Какие выплаты и суммы НДФЛ необходимо отражать в справке за 2011 год

В нашей компании день выдачи зарплаты — каждое 10-е число месяца. Отражать ли в справке 2-НДФЛ за 2011 год декабрьский НДФЛ, удержанный в январе? Именно тогда мы перечислили работникам зарплату за декабрь.

Да, конечно. Чиновники из ФНС России в письме от 3 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1692@ разъяснили, что налог в таком случае нужно полностью отразить в справке 2-НДФЛ за 2011 год. Это означает, что в разделе 3 отчета необходимо показать декабрьскую зарплату, хоть и выплаченную в январе. И сумма, указанная в строке 5.5 «Сумма налога перечисленная», также должна включать все декабрьские начисления. Даже если они были отправлены в бюджет в январе. Объяснение здесь простое. Доход в виде оплаты труда считается полученным в последний день месяца, за который он начислен (п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ).

В декабре 2011 года мы выплатили работнику отпускные за январь 2012 года. И тогда же НДФЛ с отпускных направили в бюджет. Отражать ли перечисленные суммы в справке 2-НДФЛ за 2011 год?

Да, смело отражайте. И в Минфине, и в ФНС России считают, что отпускные не являются оплатой труда. А значит, в целях исчисления НДФЛ доход в виде отпускных надо определять на дату его выплаты. И не важно, за какой период вы его начислили (см. письма ФНС России от 10 апреля 2009 г. № 3-5-04/407@, Минфина России от 15 ноября 2011 г. № 03-04-06/8-306).

Поэтому в справке 2-НДФЛ за 2011 год отразите сумму январских отпускных, выплаченных работнику в декабре прошлого года. Сумму налога, исчисленную с этих отпускных, удержанную и направленную в бюджет, также включите в общие показатели строк 5.3, 5.4 и 5.5 соответственно.

Кстати, аналогичным образом надо поступать в ситуации, когда законный отдых работника начинается в декабре, а заканчивается в январе следующего года. Ведь и в этом случае отпускные вы выплатили бы в декабре 2011 года.

Мы до сих пор не выплатили сотрудникам компании заработную плату за декабрь 2011 года. Эту задолженность мы погасим в марте, а то и в апреле 2012 года. Как в этом случае показать доход и заполнить строку 5.5 «Сумма налога перечисленная»?

В справке 2-НДФЛ за 2011 год отразите сумму начисленной, хотя и не выплаченной, зарплаты. Ведь по правилам пункта 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ доход в виде оплаты труда возникает у работника в конце каждого месяца. В тот же момент вы обязаны исчислить НДФЛ. Поэтому его сумму отразите по строке 5.3 справки.

А вот значения строк 5.4 «Сумма налога удержанная» и 5.5 «Сумма налога перечисленная» зависят от того, когда вы выдадите зарплату за 2011 год. Если до того, как будете подавать 2-НДФЛ в инспекцию (максимум до 2 апреля включительно), то суммы удержанного с запоздалой зарплаты и перечисленного в бюджет НДФЛ сможете показать в справке.

Если же позже (после 2 апреля), то сумму удержанного и перечисленного налога вы покажете уже без учета задержанных выплат. Но при этом будьте готовы к тому, что инспекторы вправе выставить вам штраф. За то, что вы не сообщили им до 1 февраля 2012 года о неудержанных суммах НДФЛ. Ведь по строке 5.7 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» представленной справки за 2011 год вам придется отразить долг. Размер штрафа составит 200 руб. за каждый такой отчет по форме 2-НДФЛ. Основание — пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ.

И не забудьте потом, когда рассчитаетесь с работниками полностью, подать в налоговую инспекцию уточненные 2-НДФЛ за прошлый год.

В конце декабря 2011 года учредители на общем собрании приняли решение выплатить участникам компании дивиденды. Но перечислили мы их только в феврале 2012-го. К какому году относить такой доход?

Доход в виде дивидендов относите к тому году, в котором вы их реально выплатили учредителям. То есть к 2012-му. Поэтому в справку 2-НДФЛ за 2011 год вам их включать не придется.

Заметьте: этот принцип работает для всех «незарплатных» доходов. Это, например, премии к праздникам и юбилеям, выплаты по гражданско-правовым договорам и прочие. Если такие суммы вы начислили в 2011 году, а выплатили на самом деле в 2012-м, то в форме 2-НДФЛ за прошлый год указывать их не надо. Ведь в ней отражают только фактически полученные доходы. А любой денежный доход (кроме оплаты труда) считается таковым в день его выплаты.

Какие еще вопросы возникают при заполнении 2-НДФЛ

Сумма предоставленных вычетов не должна превышать доход работника. А какой именно вычет уменьшить, если сумма таковых все-таки больше дохода?

Уменьшить можете любой из вычетов. К примеру, остаток вычета в пределах суммы дохода может приходиться на последнего по счету ребенка.

Когда и как можно подать уточненную справку 2-НДФЛ?

Подать «уточненку» можно в любое время. Номер ее будет таким же, как у первоначальной справки, а вот дата новая, текущая. Причины изменения показателей советуем перечислить в сопроводительном письме к уточненной справке.

Надо ли сдавать справки 2-НДФЛ, если в течение года мы никому ничего не выплачивали?

Нет, не нужно. «Нулевок» для такого случая закон не предусматривает. Но не исключено, что инспекторы попросят принести им письмо, подтверждающее, что компания не вела деятельность и не начисляла зарплату.

В нашей организации числится 10 работников. Можем ли мы отчитаться за них по формам 2-НДФЛ в бумажном варианте?

Вам придется представить сведения строго в электронном виде. Справки на бумаге можно подавать, только если вы отчитываетесь не более чем за девять человек.

Что делать с «излишками» по НДФЛ, возникшими по итогам 2011 года

Мы пересчитали НДФЛ за 2011 год на некоторых работников с учетом новых детских вычетов (на третьего ребенка и на детей-инвалидов). В итоге вышло, что мы удержали с доходов таких сотрудников лишнюю сумму налога. Нужно ли ее отразить в справке 2-НДФЛ за прошлый год?

Да, излишне удержанную сумму налога вам необходимо показать по строке 5.6 справки. Но это только в том случае, если на момент представления отчета в инспекцию (то есть до 2 апреля включительно) вы не успели вернуть переплату работнику. Напомним: получить деньги сотрудник может лишь строго на свой банковский счет в порядке статьи 231 Налогового кодекса РФ. При этом суммы по строкам 5.4 (удержанная) и 5.5 (перечисленная) будут превышать показатель строки 5.3 «Сумма налога исчисленная».

Вы рассчитались с сотрудником до того, как стали заполнять 2-НДФЛ за 2011 год? Тогда отражать «излишки» не придется. Строка 5.6 будет пустой.

Один из работников уволился в прошлом году. У него трое детей. Как нам поступить с «излишками» по налогу, возникающими после того, как мы пересчитали ему базу с учетом увеличенного размера вычета на третьего ребенка?

Давайте разберемся. Если работник уволился до того, как появились изменения в подпункте 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, то есть до 22 ноября 2011 года, пересчитывать вычеты от вас не требуется. За пересчетом и возвратом он уже сам обратится в инспекцию. К вам же он может прийти лишь за справкой 2-НДФЛ. Оформите ее по новой форме, но отразите в ней данные по состоянию на момент увольнения. То есть с учетом старых вычетов и без переплаты.

Если же сотрудник ушел уже после того, как стало известно о новых размерах вычетов, и успел написать соответствующее заявление на новые вычеты, пересчитать налог вам придется. Но вот вернуть бывшему работнику переплату в 2012 году ваша компания не может. Ведь вы уже не являетесь для него налоговым агентом. Тут достаточно выдать человеку справку 2-НДФЛ, в которой значится «излишек». С ней он сам пойдет в инспекцию писать заявление на возврат.

Мы не хотим возвращать работнику сумму излишне удержанного НДФЛ. Для нас было бы удобнее вычесть эту сумму, перечисляя налог в феврале или марте 2012 года (когда платим в бюджет НДФЛ уже с зарплаты текущего года). Так делать можно?

К сожалению, нет. Вы не можете зачесть переплату по НДФЛ, возникшую по итогам 2011 года, в счет удержаний с доходов 2012 года. Ведь речь идет уже о новом налоговом периоде. Иначе вы нарушите правила пункта 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ. В данном случае вы можете только вернуть «излишки» налога на банковский счет работника.

Частая ошибка

Переплату по НДФЛ, возникшую по итогам 2011 года, нельзя зачесть в счет удержаний этого налога с доходов 2012 года.

В 2011 году мы ошибочно заплатили больше НДФЛ, чем исчислили и удержали с доходов сотрудника. Нужно ли в справке 2-НДФЛ указывать эту переплату?

Нет, сумму ошибочной переплаты в справке лучше не отражайте. Дело тут вот в чем. По общим правилам работодатель, как налоговый агент, не может направлять в бюджет суммы НДФЛ за счет собственных средств. Он должен заплатить лишь столько, сколько удержал из дохода налогоплательщика (в частности, работника или учредителя). Ни меньше, ни больше. Так предусмотрено пунктом 9 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Важная деталь

НДФЛ, излишне перечисленный в бюджет, зачесть не получится. Зато деньги можно вернуть.

Выходит, сумма, которую вы перечислили в бюджет сверх удержанной, налогом как таковым не является. Контролеры квалифицируют ее как невыясненные поступления. А раз о НДФЛ речь не идет, в справке по форме 2-НДФЛ фиксировать ошибочную переплату не нужно. Причем излишки, возникшие из-за ошибки в платежке, вы можете только вернуть. Зачесть их в счет предстоящих платежей не получится. Все эти выводы есть в письме ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.

Как отчитываться по обособленным подразделениям

У нашей организации есть несколько филиалов. Куда нам представлять справки 2-НДФЛ по таким подразделениям: в инспекцию по месту их учета или же туда, где числится головной офис?

Справки 2-НДФЛ за работников филиалов подавайте по их местонахождению. Причем независимо от того, кто именно выплачивает им доходы — головной офис или обособленное подразделение организации.

Дополнительно подавать справки о доходах по месту учета головной организации не требуется. Аналогичные разъяснения вы найдете в письмах Минфина России от 29 марта 2010 г. № 03-04-06/55, от 28 августа 2009 г. № 03-04-06-01/224.

Как нумеровать справки 2-НДФЛ по сотрудникам обособленного подразделения?

Вообще, особого значения не имеет то, как вы решите пронумеровать справки. Главное указать в справках по обособленному подразделению соответствующий ОКАТО.

В то же время формы 2-НДФЛ за отдаленное подразделение можете нумеровать отдельно от справок головного офиса, если именно на филиал возложены обязанности налогового агента. То есть когда бухгалтерия подразделения самостоятельно учитывает доходы, выплачиваемые работникам, и перечисляет удержанные суммы НДФЛ в бюджет по своему местонахождению. Такой вывод можно сделать из содержания раздела II Рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

По каким правилам отчитываться за иностранных работников

В нашей компании двое сотрудников — граждане Республики Молдова. Находятся на территории РФ на основании разрешения МИД. Ни прописки, ни регистрации в России нет. Как в справках для таких работников заполнить строку 2.8 «Адрес места жительства в РФ»?

По иностранным гражданам вам вообще можно не заполнять строку 2.8. Тут достаточно заполнить пункт 2.9 «Адрес в стране проживания». В нем потребуется указать лишь код страны (то есть Молдовы) и адрес в произвольной форме (можно латинскими буквами). А если какие-либо показатели адреса отсутствуют, то соответствующие поля пункта оставьте незаполненными. Все эти правила закреплены в разделе II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ.

Как может выглядеть раздел 2, заполненный на иностранного работника, мы показали в образце ниже.

Наш работник в течение 2011 года сменил статус с нерезидента на резидента. Мы пересчитали НДФЛ по ставке 13 процентов вместо 30 процентов. А как нам отчитаться за такого сотрудника? Мы должны оформить две справки 2-НДФЛ по каждой ставке?

Вовсе нет. Справка будет одна. Со статусом «резидент». Ведь окончательный статус работника вы определяете по итогам налогового периода, то есть года (ст. 216 Налогового кодекса РФ). Поэтому в пункте 2.3 «Статус налогоплательщика» поставьте цифру 1 (см. образец выше).

Осторожно!

Если в течение года работник менял статус резидентства, справку 2-НДФЛ формируйте одну — с тем статусом, который установлен на конец отчетного года.

Далее заполните раздел 3, где укажите всю сумму доходов с января по декабрь 2011 года. Они будут облагаться по ставке 13 процентов. В разделе 4 проставьте сумму стандартных вычетов, право на которые появилось у работника с начала года.

Теперь перейдем к разделу 5. Тут будьте внимательны. В строке 5.3 укажите сумму налога, исчисленную по ставке 13 процентов. А вот в строках 5.4 и 5.5 надо отразить общую сумму НДФЛ, удержанную по двум ставкам (30% и 13%) и, соответственно, перечисленную в бюджет. Эта сумма будет превышать сумму исчисленную (по строке 5.3).

Поэтому по строке 5.6 вы покажете излишне удержанную сумму налога. Поскольку налоговый период уже закончился, возвращать переплату по НДФЛ работник будет сам через налоговую инспекцию.

Действуйте по тому же принципу и в обратной ситуации: работник-резидент сменил статус на нерезидента. Справку за 2011 год вы оформите с итоговым статусом нерезидента. И все расчеты ведите исходя из ставки 30 процентов.

Пример. Заполнение справки 2-НДФЛ на иностранного работника, который по итогам года признан налоговым резидентом

Работник ООО «Карусель» Д. Н. Бережковский является гражданином Республики Молдова. Находится на территории РФ на основании разрешения МИДа. Ни прописки, ни регистрации в России нет (1). У Бережковского есть один ребенок.

Ежемесячная зарплата Бережковского составляет 20 000 руб. При этом с января по июль 2011 года он имел статус нерезидента, поэтому бухгалтер ООО «Карусель» удерживал НДФЛ по ставке 30 процентов. Всего было удержано и перечислено в бюджет (2) 42 000 руб. (20 000 руб. 30% 7 мес.).

С августа работник стал резидентом. Поэтому с этого месяца и до конца 2011 года бухгалтер удерживал налог на доходы физлиц уже по ставке 13 процентов, с учетом вычета на ребенка. Всего было удержано и перечислено в бюджет (2) за этот период 12 350 руб. ((20 000 руб. – 1000 руб.) 13% 5 мес.).

Кроме того, в апреле 2011 года работник, будучи нерезидентом РФ, получил дивиденды в сумме 100 000 руб. С них бухгалтер удержал налог по ставке 10 процентов — именно такая ставка предусмотрена соглашением об избежании двойного налогообложения для резидентов Республики Молдова. Код дохода — «1010» (3).

Также в отношении работника была определена сумма материальной выгоды, которую сотрудник получил в декабре, оформив в компании беспроцентный заем. Величина выгоды составила 2000 руб. Ее бухгалтер отразил в справке под кодом «2610». Налог на доходы физических лиц был удержан в размере 35 процентов, то есть по ставке, действующей для резидентов (4).

По итогам 2011 года бухгалтер заполнил на работника Бережковского справку 2-НДФЛ со статусом «резидент» (5). При этом НДФЛ с заработной платы он пересчитал с начала года по ставке 13 процентов (6). И предоставил работнику стандартные вычеты (на работника и на одного ребенка) с начала года (7).

Сумму излишне удержанного налога он отразил по строке 5.6 справки в разделе 5 (8), в котором показывал налог по ставке 13 процентов (см. заполненный образец 2-НДФЛ выше).

Главное, о чем важно помнить

1. В справке 2-НДФЛ за прошлый год ставьте новые коды детских вычетов. Старый код на каждого ребенка (108) используйте, когда подаете уточненный отчет за предыдущие периоды.

2. Излишне удержанную сумму налога на доходы физлиц, возникшую по итогам 2011 года из-за пересчета с учетом новых детских вычетов, можно только вернуть работнику. Строго на его банковский счет. Зачесть такую переплату в счет платежей 2012 года не получится.

Источник "Главбух"