ПУБЛИКАЦИЯ

11.10.06 Памятка бухгалтерии: первичные документы, о которых нельзя забывать

Аудиторы в своих отчетах часто указывают проверенным компаниям на отсутствие некоторых необходимых первичных документов по совершенным операциям. Причем среди забытых форм есть такие, о наличии которых в бухгалтерии порой даже не подозревают. О них напоминает Елена Савина, заместитель директора департамента аудита компании «Horwath МКПЦН».

Основное средство возвращается из ремонта без акта

Как показывает практика наших проверок, в компаниях часто забывают оформлять акты по форме № ОС-3 о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных или модернизированных объектов основных средств. Не делаются соответствующие записи и в инвентарных карточках по форме № ОС-6 (обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7).

Как правильно. Формой № ОС-3 оформляется возврат основных средств из ремонта, реконструкции или модернизации. Если работы с объектом проводились силами самой организации, то акт составляется в одном экземпляре, если сторонней - готовятся два экземпляра документа. Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию или модернизацию. Утверждает документ руководитель компании или уполномоченное им лицо. Данные о проведенном ремонте, реконструкции или модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).

Материалы принимаются без приходного ордера

При проверках часто обнаруживается отсутствие приходных ордеров по форме № М-4 и карточек учета материалов по форме № М-17 (утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а).

Как правильно. Форма № М-4 применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад на фактически принятое количество ценностей.

Карточка учета материалов применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру. Документ заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом. Записи в карточке ведутся на основании приходно-расходных документов в день совершения операции.

Очень часто бухгалтеры не составляют эти документы по той причине, что списание материальных ценностей производится без предварительного их оприходования на счет 10 «Материалы», что само по себе является нарушением.

Бензин списывается без путевых листов

Некоторые бухгалтеры считают, что если их компания не оказывает транспортные услуги, то путевые листы составлять не обязательно. Причина такого мнения кроется в постановлении Госкомстата России от 28.11.97 № 78, которым утверждены формы путевых листов исключительно по учету работ в автомобильном транспорте.

Как правильно. На самом деле путевые листы нужны для списания горюче-смазочных материалов и в организациях, использующих транспорт для собственных нужд. Иначе налоговики при проверках, учитывая разъяснения Минфина, могут признать расход топлива необоснованным (об этом свидетельствует, к примеру, письмо Минфина России от 15.11.05 № 03-03-04/ 1/363).

В 2006 году специалисты финансового ведомства уточнили свою позицию относительно обязательного применения путевых листов для организаций, использующих транспорт для собственных нужд (письмо Минфина России от 03.02.06 № 03-03-04/2/23). По мнению чиновников, организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на горюче-смазочные материалы. В этом документе должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Компания, не являющаяся специализированной транспортной организацией, сама решает, как оформлять документы, обосновывающие расход ГСМ. Однако практика показывает, что лучше идти проверенным путем - использовать утвержденную форму, чем искать новый формат. Тем более что Минфин подчеркивает: первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов (письмо от 15.11.05 № 03-03-04/1/363).

Командировка не сопровождается служебным заданием

В проверяемых нами компаниях часто оформляют командировки лишь приказами руководителя и авансовыми отчетами с приложением к ним подтверждающих документов. При этом служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а не составляются (форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Отсутствие этого документа может послужить основанием для исключения командировочных расходов из затрат, которые учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль, по причине отсутствия экономической оправданности (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как правильно. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на то лицом. На основании служебного задания издается приказ (распоряжение) о направлении в командировку. По прибытии из командировки составляется краткий отчет, который представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Нет журналов регистрации документов

Бывает, что только от аудиторов бухгалтеры узнают о журнале регистрации платежных ведомостей и журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Как правильно. Форма журнала регистрации платежных ведомостей (№ Т-53а) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Журнал применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов составляется по форме № КО-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Кроме ордеров в журнале регистрируются платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы.

Внутреннее перемещение имущества не оформляется актами

Весьма часто не составляется «первичка» на внутреннее перемещение товаров и основных средств, хотя для этих операций есть унифицированные формы накладных.

Как правильно. Перемещение основного средства из одного структурного подразделения организации в другое оформляется накладной по форме № ОС-2. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7. Документ выписывается передающей стороной в трех экземплярах (для бухгалтерии, сдатчика и получателя). Данные о перемещении объекта вносятся в инвентарную карточку учета основного средства.

Форма накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (№ ТОРГ-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. В инструкции по заполнению этой накладной сказано, что документ составляется в двух экземплярах. Мы рекомендуем делать три экземпляра: для передающей стороны, получающего подразделения и бухгалтерии.

Что грозит из-за отсутствия «первички»

Расходы, не оформленные должным образом, налоговики могут признать необоснованными для целей налогообложения прибыли. Кроме того, отсутствие всей необходимой документации об оприходовании товаров и материалов и передаче их для дальнейшего использования может стать поводом для отказа в вычете входного НДС (подробнее см. «УНП» № 32, стр. 6 «ФНС нашла клад в "первичке"»). Наконец, отсутствие требуемых документов чревато санкциями за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Штраф за однократное нарушение составляет 5000 рублей, за неоднократное - до 15000 рублей. Если же нехватка первичных документов повлекла занижение налоговой базы, штраф составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15000 рублей.