11.03.2013 Как без ошибок составить справки 2-НДФЛ за 2012 год и с первого раза сдать их налоговикам

Отчитаться о доходах работников за 2012 год надо не позднее 1 апреля. Форма 2-НДФЛ в этом году не менялась. Вы найдете ее в приказе ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Рассмотрим подробно, как нужно составить справку 2-НДФЛ, чтобы к ней не придрались инспекторы.

Как указать статус работника и ставку налога

Порядок заполнения в справке поля 2.3 «Статус налогоплательщика» зависит от того, является ли работник налоговым резидентом. Как это определить? Все просто. Сотрудник будет налоговым резидентом, если в течение последних 12 месяцев он находился в России дольше 183 календарных дней.

Кстати, некоторые работники считаются налоговыми резидентами независимо от того, как долго находятся в России. К ним относятся:

– высококвалифицированные специалисты (их годовой доход превышает 2 000 000 руб.);
– российские военнослужащие, проходящие воинскую службу за границей;
– сотрудники органов государственной власти, проходящие службу за границей;
– сотрудники местного самоуправления. 

Так вот, в поле 2.3 указывайте следующие значения. Если работник – налоговый резидент, то проставьте 1. В справках тех, кто не является таковым, – 2. Отдельный код предусмотрен для случаев, когда работники – высококвалифицированные специалисты. У них статус обозначайте цифрой 3.

От того, какой статус вы присвоили работнику, будет зависеть ставка налога. Если резидент, то 13 процентов, нет – 30. Именно на этот показатель вы умножите облагаемые налогом доходы и получите сумму к уплате.

Если в начале года работник не был налоговым резидентом, а потом им стал, то возникнет переплата по НДФЛ. Ведь сначала его доходы облагались по ставке 30 процентов, а потом – по ставке 13 процентов. Поэтому сумма исчисленного по итогам года налога окажется меньше удержанного. Такую переплату, возникшую по итогам года, компания вернуть не может. Работнику придется самостоятельно обращаться в ИФНС. Заметьте, что в справке такого работника надо указать обычный статус – 1. Ведь сотрудник по итогам года уже является налоговым резидентом.

Как заполнить данные о налоговых вычетах

Если у сотрудника есть право на вычет, то на его сумму нужно уменьшить базу по НДФЛ. Есть несколько видов вычетов.

СТАНДАРТНЫЕ ВЫЧЕТЫ

Стандартные и имущественный вычеты, которые компания предоставила работнику в течение года, отражайте в специальном разделе 4 справки.

Как вы помните, в статье 218 НК РФ предусмотрено несколько ситуаций, когда работник имеет право на стандартный вычет. Так, например, пострадавшим в результате аварии на Чернобыльской АЭС полагается вычет в размере 3000 руб. в месяц. А инвалидам с детства, I и II группы – в размере 500 руб. ежемесячно. Кроме того, стандартные вычеты получают работники, у которых есть дети. Сумма вычета зависит от того, какой ребенок у сотрудника по счету. У единственных родителей размер вычета удваивается. Чтобы вычет предоставили, сотрудник должен написать заявление. А к нему приложить подтверждающие документы. К примеру, свидетельство о рождении ребенка.

ИМУЩЕСТВЕННЫЙ ВЫЧЕТ

Есть еще и другой вид вычетов – имущественный. Заявить его граждане могут после того, как купили или продали недвижимость. Все особенности – размер, подтверждающие документы и способ получения – прописаны в статье 220 НК РФ.

Допустим, ваш сотрудник купил квартиру. Значит, он имеет право на имущественный вычет. Налоговики могут вернуть сотруднику 13 процентов стоимости жилья. Но не более 260 000 руб. При этом инспекция будет возвращать деньги не сразу, а в сумме НДФЛ, удержанного компанией с доходов сотрудника. Так, например, если работник в 2012 году купил квартиру за 1 млн руб., из бюджета можно вернуть 130 000 руб. Предположим, сумма НДФЛ, удержанного вами в том же периоде, составила 50 000 руб. Вот их сотруднику вернут в 2013 году. Для этого ему придется обратиться в ИФНС, подать декларацию по форме 3-НДФЛ и написать заявление. Остаток вычета ИФНС перенесет на следующие годы. При этом есть два варианта переноса вычета. Работник может ежегодно обращаться в инспекцию и возвращать вычет в пределах НДФЛ, удержанного в истекшем налоговом периоде. Тогда покупателю жилья придется каждый раз дожидаться окончания года.

Второй вариант: работник обращается за остатком вычета к вам. В этом случае дожидаться окончания года, в котором сотрудник хочет получить деньги, не придется.

Если сотрудник выбрал второй вариант, спросите у него уведомление, выданное в ИФНС. Налоговики должны указать в нем, на какую сумму вычета может претендовать работник. И пока его доходы не превысят сумму вычета, удерживать НДФЛ вам не надо.

Если в 2012 году вы предоставляли имущественный вычет работникам, то дату и номер уведомлений ИФНС укажите в подразделах 4.2 и 4.3 справок. Не забудьте также указать коды инспекций. Обратите внимание, что имущественный вычет опасно предоставлять с января, если работник обратился в компанию позже (письмо Минфина России от 29 декабря 2012 г. № 03-04-06/4-374). Лучше начните уменьшать базу в последующих месяцах.

ДРУГИЕ ВИДЫ ВЫЧЕТОВ

Некоторые доходы облагаются НДФЛ, только если они превышают определенные нормативы. Например, удерживайте налог со стоимости подарков и материальной помощи, только если они превышают 4000 руб. в год. Все вычеты, кроме стандартных и имущественных, укажите в разделе 3 справки. Их коды приведены в приложении № 4 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@. Рассмотрим на примере.

ПРИМЕР

Как составить справку 2-НДФЛ на сотрудника, которому за год вы предоставили два разных вычета 

Бухгалтер ООО «Альфа» заполняет справку о доходах за 2012 год Иванова К.П. – менеджера компании. С января по декабрь оклад работника составил 25 000 руб. У него есть один ребенок, не достигший 18 лет. В связи с этим Иванов написал заявление с просьбой предоставить ему стандартный вычет по НДФЛ в размере 1400 руб. в месяц. Доходы Иванова превысили 280 000 руб. только в декабре, поэтому компания предоставила ему вычеты за 11 месяцев в размере 15 400 руб. (1400 руб. 11 мес.). В июне Иванов был в отпуске. Оплата за него составила 8900,15 руб.

Оклад за отработанные дни июня – 18 478,26 руб. В декабре работник получил от компании новогодний подарок стоимостью 5000 руб. Вот как будет выглядеть справка по форме 2-НДФЛ (см. образец ниже. – Примеч. ред.).

Какие ошибки легко допустить в отчетности по НДФЛ

Остановимся на тех ошибках, которые бухгалтеры допускают при заполнении справок 2-НДФЛ чаще всего.

ОШИБКА 1

Компания подала в инспекцию отчет, датированный декабрем. Это неверно. Справки по форме 2-НДФЛ за 2012 год должны датироваться в период с 1 января по 1 апреля 2013 года. Именно в это время по итогам года бухгалтерия их заполняет.

ОШИБКА 2

Бухгалтер не заполнил адрес работника в России (строка 2.8). Если речь идет о налоговых резидентах, то такой реквизит заполняйте обязательно. Другое дело, когда вы оформляете справку о доходах работников, которые не являются резидентами. Тогда адрес места жительства в России можно не указывать. Но только при условии, что вы заполните в справке строку 2.9 – адрес постоянного проживания за границей.

Кстати, в строке 2.8 обязательно прописывайте код региона и индекс. Заполняя справки, об этом часто забывают.

ОШИБКА 3

Сумма, перечисленная налоговым агентом, не соответствует данным ИФНС (строка 5.5). В этом случае сверьтесь с бюджетом и разберитесь, у кого отражены неверные данные – у компании или инспекторов. Чтобы избежать такой ошибки, проводите чаще сверку расчетов с налоговой инспекцией.

Источник: www.buhseminar.ru