11.02.2013 Коллеги рассказали, как безопаснее учитывать расходы на мобильную связь
Совет № 1. Выдавая работникам корпоративные сим-карты, не забывайте упоминать про лимит расходов в приказе
Допустим, руководство решило приобрести для сотрудников корпоративные сим-карты. Естественно, расходы на связь тут будет нести сама компания. Чтобы их обосновать, надо иметь минимальный комплект документов. В их числе: договор с оператором связи, приказ руководителя с перечнем работников, которым нужны корпоративные сим-карты, и детализированные ежемесячные отчеты. Если у вас все это есть, можете рассчитывать, что проверяющие не придерутся к расходам. Чиновники это подтверждают в письме Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350.
И вот что важно. В приказе руководителя обязательно предусмотрите лимиты, в пределах которых компания готова оплачивать разговоры. Тогда определять, какие именно звонки были сделаны в служебных целях, а какие в личных, не потребуется. Все переговоры в пределах установленного директором лимита можно считать обоснованными.
А если директор разрешает сотрудникам разговаривать за счет компании по корпоративным картам без ограничений? Тогда во избежание споров с налоговиками в приказе уточните, что разговоры с таких сим-карт вообще не нормируются.
Совет № 2. Расходы на роуминг подтверждайте командировочными документами
Наши сотрудники разговаривают по сотовому телефону в зарубежных поездках или выполняя служебные задания в других регионах страны. Разумеется, тут возникают дополнительные затраты на роуминг. Они входят в состав стоимости услуг сотовой связи. Однако к таким расходам часто придираются налоговые инспекторы. Они считают такие затраты неподтвержденными. Чтобы избежать споров с инспекторами, мы прикладываем дополнительные документы.
Для этой цели подойдут приказы о направлении работников в командировку и командировочные удостоверения. Эти бумаги подтвердят обоснованность оплаты услуг роуминга. Ведь абонент находился вне места основной работы.
В случае споров с инспекторами судьи могут встать на сторону налогоплательщика. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 судьи решили, что роуминг – не самостоятельная услуга. А значит, подтверждать расходы нужно в обычном порядке.
– Чтобы уверенно признать затраты на мобильную связь, обзаведитесь максимальным количеством подтверждающих документов.
Во-первых, сделайте список должностей, занимая которые работники не могут обходиться без сотовой связи. Из этого документа должно быть видно, почему вы позволяете сотрудникам пользоваться мобильной связью. Например – разъездной характер работы. Или если у них нет стационарного телефона. Такой перечень обязательно утвердите приказом руководителя. Во-вторых, у вас должен быть договор с оператором на предоставление услуг сотовой связи. В-третьих, лучше запрашивайте у оператора связи счета с расшифровкой звонков. За такой комплект документов ратуют и чиновники ( письмо Минфина России от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378 ).
Дополнительно имейте в виду, что вам может понадобиться и первичка. С ее помощью вы сможете доказать ревизорам, что услуги связи действительно были оказаны. А также стоит зафиксировать факт того, что работникам необходимо пользоваться сотовой связью, в их должностных инструкциях.
– Кроме первички при проверке нужны и другие подтверждающие документы. Заранее подготовьте бумаги, которые послужат дополнительным аргументом того, что переговоры работников по мобильным телефонам имели производственный характер.
В частности, это могут быть договоры с контрагентами, справки о состоянии взаиморасчетов. Наконец, просто деловая переписка. В таком случае не страшно, если инспектор вдруг будет проверять детализированные отчеты на предмет того, в служебных ли целях были звонки по сотовому.
Кстати, ревизоры не вправе требовать от компании отчеты, о чем конкретно говорили ваши сотрудники по телефону. Это признали сами налоговики еще в письме МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174 .
Источник: http://www.buhseminar.ru
