10.10.07 Какие документы не подтвердят наличие расходов

Константин Новоселов,

к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ 2-ого класса

Александр Погребс,

зам. главного редактора журнала

В бухгалтерском учете все операции оформляются на основе первичных документов. В первую очередь это должны быть унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. И только в том случае, если подходящей формы нет, организация может разработать свою форму и утвердить ее в учетной политике. Заменить бухгалтерской справкой унифицированную форму нельзя. Изменить показатели имеющейся унифицированной формы путем составления бухгалтерской справки тоже нельзя.

Согласны: 51,43% главбухов

Бухгалтерская справка является полноправным первичным бухгалтерским документом. Например, она оформляется, если не предусмотрено никаких унифицированных форм. Главное, чтобы она имела все реквизиты, предусмотренные законом о бухучете.

Если контрагент представил вместо унифицированной формы иную, не предусмотренную альбомами, и к тому же в ней нет всех необходимых реквизитов, или в унифицированной форме имеются грубые ошибки, нужно составить бухгалтерскую справку, в которой отразить суть совершаемой операции, а к ней приложить все документы, которые прислал контрагент.

Согласны: 48,57% главбухов

Закон о бухучете требует, чтобы все исправления в бухгалтерских документах были заверены подписью должностного лица и печатью организации.

Согласны: 40,0% главбухов

Закон о бухгалтерском учете не требует проставления печати на исправлении в первичном бухгалтерском документе, достаточно подписи должностного лица и указания даты корректировки (п. 5 ст. 9 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Печать требуется только в случае, если исправляется ошибка в счете-фактуре (п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).

Согласны: 60,0% главбухов

Отпуск товара должен оформляться только товарной накладной по форме ТОРГ-12. Использование других унифицированных форм не допускается. Поэтому при отсутствии этой накладной расходы нельзя считать документально подтвержденными. Если в товарной накладной обнаружены ошибки или несоответствия с полученным товаром, она считается недействительной и учитывать расходы по такой накладной нельзя.

Согласны: 35,71% главбухов

ТОРГ-12 утверждена для торговых организаций. Наряду с ней применяются и другие формы, утвержденные Госкомстатом России: Т-1 «Товарно-транспортная накладная», М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону».

Если в ТОРГ-12 обнаружились несоответствия с номенклатурой, количеством или качеством товара, его принимают к учету по факту с использованием специально предусмотренных для этого унифицированных форм ТОРГ-1, Торг-2, ТОРГ-3 или ТОРГ-4.

Ошибки в товарной накладной, не связанные с качеством или количеством товара, можно исправить составлением бухгалтерской справки. Все это укладывается в рамки требований пункта 1 статьи 252 НК РФ о документальном подтверждении расходов.

Согласны: 64,29% главбухов

В соответствии пунктом 3 статьи 9 закона о бухучете первичный документ должен быть подписан уполномоченными лицами. Факсимиле не является собственноручной подписью, а только ее копией, поэтому документ, подписанный факсимиле, не может считаться подлинным.

Согласны: 47,83% главбухов

Факсимиле не является копией подписи, а лишь способом нанесения. В законе о бухучете нет требования о собственноручности нанесения подписи. Нет особых требований к способу нанесения подписи на первичных документах и в Налоговом кодексе.

Согласны: 52,17% главбухов

Товарная накладная ТОРГ-12 подтверждает отгрузку товара, а товарно-транспортная 1-Т — его перевозку. Поэтому должны быть оформлены обе эти формы. При отсутствии одной из них расходы по приобретению товара нельзя считать документально обоснованными.

1-Т можно заменить актом на оказание транспортных услуг.

При этом включение в накладную формы ТОРГ-12 строки о сумме расходов на доставку, при отсутствии накладной формы 1-Т или акта на оказание транспортных услуг, не является основанием для учета транспортных расходов.

Согласны: 17,14% главбухов

Накладная ТОРГ-12 подтверждает факт отгрузки и получения товара и является основанием у покупателя к принятию товара к учету. Таким образом, этого документа достаточно для документального подтверждения расходов.

Товарно-транспортная накладная имеет два раздела: транспортный и товарный, который практически полностью дублирует показатели ТОРГ-12 и служит основанием для принятия товара к учету. Таким образом, наличие товарно-транспортной накладной 1-Т является достаточным документальным подтверждением расходов по приобретению товара.

Следовательно, расходы по приобретению товара считаются документально подтвержденными при наличии хотя бы одной из двух этих форм.

Документальное подтверждение расходов требуется, если покупатель сам заказывает и оплачивает доставку. Если нет, то требование подтверждающих транспортировку документов излишне.

Если товар доставляет продавец и включает стоимость доставки в счет, то принятие товара подтверждает и его доставку.

Согласны: 82,86% главбухов

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для осуществления расчетов за перевозки грузов. Отрывной талон путевого листа заполняется заказчиком, служит основанием для предъявления счета заказчику и прилагается к нему. Поэтому наличие отрывного талона обязательно.

Согласны: 12,86% главбухов

Для путевого листа грузового автомобиля предусмотрены две унифицированные формы: 4-П и 4-С. Отрывные талоны предусмотрены только в форме 4-П, когда расчеты за перевозку производятся в зависимости от времени работы автомобиля. Если расчет за перевозку осуществляется исходя из физических показателей (веса груза, расстояния и т. п.) или в виде фиксированного платежа, применяется форма 4-С, для которой не предусмотрены никакие отрывные талоны.

Согласны: 87,14% главбухов