10.07.2013 Как обосновать затраты, которые появляются у компаний летом

Питьевая вода и кулеры.

Кондиционеры и увлажнители воздуха.

Семинары за границей.

Питьевая вода и кулеры

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Последние несколько лет компании без особых проблем списывают расходы на кулеры и бутилированную воду. Налоговики свои претензии в этой части редко доводят до суда. Да и там, как правило, проигрывают.

Судьи из раза в раз повторяют, что данные расходы обеспечивают нормальные условия труда работников и правомерно уменьшают налогооблагаемую прибыль. Вот один из судебных актов по этому вопросу – постановление ФАС Московского округа от 18 октября 2010 г. № КА-А41/11778-10.

К слову, судьи такой справедливый вывод сформировали давно. Еще до того, как законодатели официально установили мероприятия по улучшению условий и охраны труда, которые работодатели должны проводить ежегодно. Их в прошлом году утвердил приказ Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н.

Уже опираясь на этот приказ Минздрава, представители финансового и налогового ведомств почти одновременно разрешили полностью списывать затраты на покупку или аренду кулера, стоимость бутилированной воды и одноразовых стаканчиков. Такой благоприятный для всех организаций вывод изложен в письме Минфина России от 19 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/703 и письме УФНС России по г. Москве от 17 октября 2012 г. № 16-15/099193@.

Причем компании даже необязательно получать справку Госсанэпиднадзора о том, что офисная вода из крана не соответствует требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01 (утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 26 сентября 2001 г. № 24) и непригодна для питья.

Финансовое ведомство в упомянутом письме подтвердило, что расходы обоснованны и без этого документа.

Хотя очень долгое время чиновники придерживались противоположного мнения.

В качестве примера такой позиции можно назвать письмо Минфина России от 31 января 2011 г. № 03-03-06/1/43.

НДФЛ

А вот нужно ли удерживать налог на доходы физических лиц со стоимости питьевой воды для сотрудников? На первый взгляд ответ не так однозначен. С одной стороны, в письме от 13 мая 2011 г. № 03-04-06/6-107 финансисты на вопрос налогоплательщика ответили решительно – нужно. Ведь это доход сотрудника в натуральной форме, и компания обязана включить стоимость воды в базу по НДФЛ. С другой стороны, для целей НДФЛ любой доход нужно персонифицировать. То есть достоверно подсчитать, сколько воды выпил тот или иной работник. Такое правило закреплено в статье 41 НК РФ.

Поэтому на практике избежать НДФЛ достаточно просто. Для этого не вводите никаких внутренних нормативов потребления воды. Закупленную воду распределяйте на всех, чтобы оценить выгоду конкретного работника было невозможно.

Данная позиция подкрепляется и мнением налоговой службы. К примеру, московские инспекторы в своем письме от 28 августа 2006 г. № 21-11/75538@ подтвердили, что, снабжая работников питьевой водой, работодатель обеспечивает их бытовые нужды и налогооблагаемого дохода у сотрудников не возникает.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– У нас небольшая компания. Занимаемся перепродажей стройматериалов в Москве. Мой начальник требует закупать воду, руководствуясь какими-то определенными показателями. Чтобы нормировать расходы и не покупать лишнего. Подскажите, в каком документе приводятся хотя бы приблизительные данные?
– Как-то, изучая вопрос расходов на оплату труда, я наткнулась на распоряжение Комитета по труду и занятости населения Московской области от 22 апреля 2011 г. № 17-р. Это, конечно, не федеральные нормы, но вам пригодится. Потому что распоряжение как раз утвердило рекомендации для московского региона в теплый период года.
Так вот, в пункте 3.1.3 распоряжения сказано следующее. В условиях нагревающегося микроклимата работодатель должен обеспечить сотрудников питьевой водой в достаточных количествах – не менее трех литров в смену на человека. Но это, конечно, для случаев, когда на рабочих местах превышается допустимая температура.
Для обоснования закупки можете воспользоваться этим распоряжением. А лучше позвоните в инспекцию и уточните, какой расход они считают приемлемым.

НДС

Обязательно проверяйте, чтобы счета-фактуры на воду и кулеры были правильно оформлены. Ведь только в этом случае вы сможете принять к вычету сумму входного НДС, предъявленную продавцами. Такое право у вас есть, поскольку организация оправданно понесла расходы, чтобы обеспечить нормальные условия труда.

Кстати, по этой же причине у вас не возникнет объекта налогообложения по НДС. Хотя налицо безвозмездная передача питьевой воды работникам, упомянутая в пункте 1 статьи 39 НК РФ.

Кондиционеры и увлажнители воздуха

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Теперь поговорим о расходах на климатическое оборудование: кондиционеры, вентиляторы и увлажнители воздуха. Многие инспекторы полагают, что такая роскошная техника выходит за рамки необходимого минимума, и поэтому снимают расходы.

В Минфине не так категоричны. Чиновники считают, что в летний сезон кондиционер поддерживает нормальные условия труда. Поэтому расходы на его покупку и установку обоснованны. Если с подтверждающими документами все в порядке, стоимость техники и ее монтаж можно учесть при расчете налога на прибыль. Такие разъяснения содержит письмо ведомства от 3 октября 2012 г. № 03-03-06/2/112.

Суды тоже на стороне налогоплательщиков. Как пример – решение Арбитражного суда Свердловской области от 27 декабря 2010 г. по делу № А60-31200/2010-С6, постановление ФАС Московского округа от 13 марта 2008 г. № КА-А40/1415-08.

Вот что можно сделать, чтобы предупредить возможные нападки со стороны инспекторов. Пропишите в коллективном договоре или положении об охране труда обязанность работодателя обеспечивать сотрудников нормальными условиями работы. Там же укажите, что все помещения должны поддерживать комфортную температуру и вентилироваться. В СанПиН 2.2.4.548-96 (утв. постановлением Госкомсанэпидемнадзора России от 1 октября 1996 г. № 21) говорится, что в теплое время года оптимальная температура в офисе – 23–25 градусов, а влажность воздуха – не ниже 40 процентов. Как правило, соблюсти эти нормы, не применяя спецтехнику, невозможно. На этом основании перед покупкой кондиционеров и увлажнителей воздуха издайте приказ за подписью директора. В нем пропишите, что техника приобретается для соблюдения правил по охране труда (см. образец ниже. – Примеч. ред.).

Выполнив все эти рекомендации, уверенно списывайте расходы на вентиляторы, кондиционеры и увлажнители воздуха в составе прочих. Такое право вам дает подпункт 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ и статья 223 ТК РФ. Само собой, когда стоимость объекта (вместе с монтажом) превышает 40 тыс. руб., то его нужно амортизировать. А если нет – спишите затраты единовременно в том периоде, когда технику ввели в эксплуатацию.

Кстати, налоговикам для обоснования расходов одной накладной бывает недостаточно. Ведь она подтверждает приобретение, а не использование оборудования в производственных целях. Поэтому обязательно подтвердите факт передачи имущества в эксплуатацию. Для основных средств можете взять форму № ОС-1. А на оборудование менее 40 тыс. руб. оформите распоряжение руководителя на ввод в эксплуатацию.

НДС

Что с вычетами по НДС? Если технику вы отнесли к МПЗ, значит, смело принимайте НДС к вычету на дату оприходования.

С основными средствами немного сложнее. Здесь все зависит от того, на какой счет вы поставили кондиционер. Один вариант, если купленное оборудование не требует монтажа. Вы сначала относите его на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». И только потом, после формирования первоначальной стоимости, переводите на счет 01. Так вот, позиция чиновников: имущество принимается к бухгалтерскому учету как основное средство тогда, когда оно приведено в состояние, пригодное для использования. Поэтому НДС компания примет к вычету только после того, как переведет кондиционер на счет 01.

Тем не менее суды разрешают заявлять вычет налога по основным средствам в момент их отнесения на счет 08. Ведь глава 21 НК РФ никак не связывает право на вычет с конкретным счетом, на котором оно числится. Поэтому при желании компания может отстоять свою позицию в суде. В качестве примера приведу постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 26 декабря 2011 г. по делу № А81-2260/2011.

И наконец, основные средства, которые требуют монтажа. К примеру, ваша компания купила канальный кондиционер, который нужно вмонтировать в подвесной потолок и при этом установить еще целую систему воздуховодов. Такой объект вы учтете на счете 07 «Оборудование к установке». Затем по мере передачи оборудования в монтаж вы перепишете его на счет 08. И уже после полной готовности к использованию смонтированные объекты оприходуете на счет 01.

В этом случае минфиновцы разрешают принять НДС к вычету сразу, как кондиционер учли на счете 07. Подробнее читайте письмо Минфина России от 29 января 2010 г. № 03-07-08/20.

Семинары за границей

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Есть письмо Минфина России от 28 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/137. В нем чиновники сделали вывод: затраты на обучение можно учесть при расчете налога на прибыль. Конечно, если они правильно оформлены и экономически оправданны. И если с первым критерием проблем в большинстве случаев не возникает, то второй компаниям приходится доказывать. Разберемся.

Чтобы списать стоимость семинара в расходы на повышение квалификации сотрудников (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ), соблюдайте ряд условий:

– отправляйте на учебу сотрудника, который состоит в штате компании;
– удостоверьтесь, что программа семинара связана с родом деятельности работника и может повысить его квалификацию;
– проверьте, есть ли у организатора лицензия на ведение образовательной деятельности.

Само собой, такую поездку вы оформите как командировку. И расходы на нее (суточные работника, стоимость проезда, проживания, визы) спишете на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Если же стоимость билетов, виз и проживания организатор уже включил в общую сумму договора, то компенсировать их работнику не нужно. За вами только суточные.

Теперь к более острому вопросу. Инспектор наверняка скажет, что заграничный семинар экономически нецелесообразен. Ведь такую же лекцию можно было отыскать и в вашем городе. Или в любом другом по стране. Все равно будет дешевле.

Так вот, на такие упреки у вас должен быть готов ответ. Помните, что повышение квалификации сотрудника – это всегда обоснованный расход компании вне зависимости от того, где проходит обучение. Тем более Налоговый кодекс не ограничивает места проведения подобных мероприятий. Убедителен и такой аргумент: когда в местном городе проходил схожий семинар, сотрудник не мог его посетить (болел, был в другой командировке, занят более важными делами). Но вообще по общепринятому правилу налогоплательщик вправе самостоятельно оценивать целесообразность своих решений. Поэтому главное, чтобы у инспекторов не было возможности поставить под сомнение документальное подтверждение заграничного обучения.

НДФЛ И СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ

Оплата основного или дополнительного (как раз семинары) образования работника не облагается НДФЛ. Об этом сказано в пункте 21 статьи 217 НК РФ. Поэтому со всех денег, которыми компания оплатила учебу сотрудника за рубежом, НДФЛ удерживать не нужно. Но если стоимость культурно-развлекательной программы организаторы в договоре и акте выделят отдельно, дело другое. Тут уж однозначно придется начислить НДФЛ и страховые взносы на эту сумму.

НДС

Сможете ли вы претендовать на вычет по НДС, если оплатили загранобучение работников? В письме от 18 марта 2009 г. № 03-07-08/57 Минфин такого права не дал. Ведь услуга реализована не на территории России, соответственно, не является объектом обложения НДС (подп. 3 п. 1.1 ст. 148 НК РФ). Счет-фактуру продавец выставлять не должен. А значит, ваша компания не сможет принять к вычету налог.

Конспект подготовила Екатерина Пивкина