10.06.09 Работник уходит в отпуск

Приближается пора отпусков. Помимо стандартных выплат бухгалтеры начисляют сотрудникам отпускные. О процедуре оформления отпуска читайте в статье.

ОСНОВАНИЯ ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКА

Сотрудники, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 1 ст. 21 ТК РФ). К ним, в частности, относятся:

— постоянные работники;

— совместители (ч. 2 ст. 287 ТК РФ);

— работники, трудящиеся на условиях неполного рабочего времени (ч. 3 ст. 93 ТК РФ);

— принятые на временные работы сроком до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);

— принятые на сезонные работы (ст. 295 ТК РФ);

— надомники (ч. 4 ст. 310 ТК РФ).

Исполнители, работающие по гражданско-правовым договорам, права на отпуск не имеют.

На время ежегодного отпуска за работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

Работодатель не имеет права не предоставлять основной отпуск работникам в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). За нарушение трудового законодательства компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ОТПУСКА

Трудовое законодательство предусматривает несколько вариантов продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков.

Минимальная продолжительность отпуска. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней[1] (ч. 1ст. 115ТКРФ).

Удлиненные отпуска. Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

— работникам в возрасте до 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);

— педагогическим работникам образовательных учреждений — 42 или 56 календарных дней в зависимости от вида учебного заведения и должности (ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 01.102002 №724);

— научным работникам, имеющим ученую степень, — 46 или 38 календарных дней (постановление Правительства РФ от 12.08.94 № 949) и др.

Обратите внимание: в календарные дни отпуска включаются выходные дни (ч. 3 ст. 14 ТК РФ) и не включаются нерабочие праздничные дни (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

КОГДА ВОЗНИКАЕТ ПРАВО НА ОТПУСК

Трудовым законодательством установлены правила, определяющие момент возникновения права на отпуск отдельных категорий работников.

В отпуск через полгода

Право на отпуск у работника возникает через шесть месяцев непрерывной работы в организации. Но если работодатель согласен, сотрудник может уйти в отпуск и до истечения данного срока. Об этом говорится в части 2 статьи 122 Трудового кодекса.

Если сотрудник отработал менее шести месяцев, работодатель вправе не предоставлять ему отпуск. При этом в случае увольнения компенсация за неиспользованный отпуск должна быть начислена любому сотруднику, проработавшему в организации 15 дней и более. Об этом говорится в письме Рострудаот 30.04.2008 № 1025-6.

Отпускные привилегии

Некоторые категории работников имеют преимущественное право на отпуск.

Досрочный отпуск. До истечения шести месяцев оплачиваемый отпуск работодатель обязан предоставить (ч. 3 ст. 122 ТК РФ):

— работникам в возрасте до 18 лет;

— женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев, и др.

Время отпуска выбирает работник. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице ниже

В отпуск по графику

Нормы трудового законодательства, устанавливающие право работника на отпуск, должны быть учтены при составлении графика отпусков[2] на очередной календарный год.

График отпусков. График отпусков является локальным нормативным актом, определяющим продолжительность и сроки предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков. Он утверждается за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). График составляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — постановление № 1).

Таблица. Лица, имеющие право на отпуск в любое удобное для них время

В графике должно быть отражено время отпусков всех без исключения сотрудников компании, в том числе имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Рекомендуется включать в график и сведения об отпусках внешних совместителей. Это позволит работодателю решить, когда лучше предоставить отпуск штатным сотрудникам.

Заявление на отпуск. За время действия КЗоТа сложилась практика написания работником заявления на отпуск за две недели до его начала. Такой порядок удобен и кадровой службе, и бухгалтерии. Однако в Трудовом кодексе не установлена обязанность работника оформлять этот документ, если его отпуск предусмотрен графиком.

Заявление на отпуск должны писать вновь принятые работники и те, кто вправе получить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч. 3 ст. 122 ТК РФ). Образец заявления о предоставлении отпуска приведен ниже.

УВЕДОМЛЯЕМ РАБОТНИКА О НАЧАЛЕ ОТПУСКА

Утвержденный график отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Последний должен контролировать очередность предоставления отпусков и соблюдение сроков, установленных графиком. Он обязан своевременно оформлять документы и выплачивать отпускные.

Образец заявления о предоставлении отпуска

О времени начала отпуска работодатель должен известить сотрудника под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Уведомить сотрудников можно двумя способами:

— ознакомить с графиком отпусков. Форму № Т-7 можно дополнить графой 11[3]. В ней работники будут ставить отметки о том, что дата начала отпуска им известна;

— составить уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска и приложить его к графику отпусков. Форма уведомления не утверждена, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Образец уведомления о начале отпуска приведен на с. 98.

Как правило, работники кадровой службы направляют такие уведомления ежемесячно (при небольшой численности) непосредственно каждому работнику за две недели до начала его отпуска. Если штат организации велик, факт направления уведомлений отмечают в специальном журнале. Образец записей в журнале приведен ниже.

ПЕРЕНОС НАЧАЛА ОТПУСКА

График отпусков составляется до начала отпускной поры. К моменту начала отпуска у работников могут измениться семейные обстоятельства, личные планы. Возможно, некоторые из них захотят перенести отпуск на другое время.

Работник просит перенести отпуск

Если сотрудник хочет уйти в отпуск не по графику, он должен написать заявление в произвольной форме. В нем следует указать новую дату начала отпуска и причины его переноса. Заявление должны под писать руководитель структурного подразделения и руководитель компании. Такой порядок предусмотрен Указаниями по заполнению форм первичной учетной документации (форма № Т-7), утвержденными постановлением № 1.

Образец уведомления о начале отпуска

В переносе отпуска можно отказать

Если же уход работника в отпуск вне графика может неблагоприятно отразиться на производственном процессе, работодатель вправе отказать сотруднику в такой просьбе.

Образец записей в журнале регистрации уведомлений

Например, нецелесообразно отпускать в отпуск с 1-го по 5-е число каждого месяца тех сотрудников бухгалтерии, которые рассчитывают заработную плату за предыдущий месяц. По этой причине рекомендуется установить во внутренних документах организации определенные ограничения сроков ухода в отпуск.

Перенос неизбежен

Перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок работодатель обязан только в двух случаях:

— сотруднику своевременно не были выплачены отпускные;

— уведомление о времени начала отпуска направлено позднее чем за две недели до его начала.

Об этом говорится в части 2 статьи 124 Трудового кодекса.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОТПУСКА

Для оформления ежегодного отпуска помимо графика отпусков должны быть составлены приказ о предоставлении отпуска и записка-расчет.

Издаем приказ

Если в отпуск уходит один работник, издается приказ по форме № Т-6, а если несколько — по форме № Т-6а. Обе формы утверждены постановлением № 1. Образец приказа по форме № Т-6 приведен в приложениях к статье.

С приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.

Далее на основании приказа специалист кадровой службы делает отметки о предоставлении отпуска в личной карточке и лицевом счете работника (формы № Т-2 и Т-54 утверждены постановлением № 1).

Составляем записку-расчет

В последнюю очередь при оформлении отпуска следует составить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-60, утвержденной постановлением № 1.

На лицевой стороне записки-расчета нужно продублировать данные приказа о предоставлении отпуска:

— имя работника;

— структурное подразделение, должность;

— период отпуска;

— вид отпуска (основной или дополнительный).

На оборотной стороне бухгалтер рассчитывает сумму отпускных. Образец заполнения формы № Т-60 приведен в приложениях к статье..

А теперь на примере рассмотрим, как оформить отпуск сотруднику.

ПРИМЕР. Сотрудник ООО «Кедр» К.С. Белкин с 15 июня 2009 года уходит в отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период для исчисления среднего заработка — с 1 июня 2008 года по 31 мая 2009 года. Весь период сотрудник отработал полностью.

Заработная плата К.С. Белкина за расчетный период составила 486 500 руб., в том числе:

— за июнь — ноябрь 2008 года — 42 000 руб. в месяц;

— декабрь 2008 года — 48 500 руб.;

— январь — февраль 2009 года — 42 000 руб. в месяц;

— март — май 2009 года — 34 000 руб. в месяц.

Как оформить К.С. Белкину отпуск и рассчитать отпускные?

РЕШЕНИЕ. За две недели до начала отпуска работник был уведомлен о его начале. Руководитель компании издал приказ по форме № Т-6 (см. приложения к статье.). Далее бухгалтер рассчитал сумму отпускных по форме № Т-60 (см. . приложения к статье). Средний дневной заработок работника за расчетный период составил 1378,97 руб. (486 500 руб. : 12 мес. : 29,4).

Сумма начисленных отпускных составила 19 305,58 руб. (1378,97 руб. х 14 календ, дн.).

Обратите внимание: срок архивного хранения приказов по личному составу о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам составляет пять лет (ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000).

[1] Случаи, при которых ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается, перечислены в статье 124 Трудового кодекса. Например, если работник во время отпуска заболел, от­пуск необходимо продлить на количество дней, указанных в листке нетрудоспособности.

[2] Подробнее о том, как составить график отпусков, читайте в статье «Составляем график отпусков» //Зарплата, 2008, № 11. — Примеч. ред.

[3] Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от24.03.99 № 20, работодатель вправе вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы. Вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующим документом (например, приказом руководителя компании).