Прежде чем приступить к составлению годового отчета, необходимо провести
инвентаризацию имущества и финансовых обязательств.
Инвентаризация имущества – это сверка того, что есть у бухгалтера на
бумаге, с тем, что находится в офисе, на складе, в обособленном
подразделении фирмы.
Инвентаризация финансовых обязательств – это сверка задолженностей,
которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов
сдачи-приемки, налоговыми декларациями и т. д.
Прежде всего, оформите приказ руководителя о проведении инвентаризации.
Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих документов
предусмотрены специальные формы – № ИНВ-22 и ИНВ-23. Они утверждены
Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Создайте инвентаризационную комиссию.
Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской
службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние
имущества и обязательств фирмы. В приказе укажите, какие именно
имущество и обязательства будет инвентаризировать комиссия.
Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии
данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и
стоимость имущества фирмы. В регистрах учета должны быть следующие
данные:
–
дата и наименование той или иной хозяйственной операции;
–
ее сумма;
–
остатки по счетам бухгалтерского учета на начало и конец года.
Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и
расходные документы и сделать в них запись «до инвентаризации на
(дата)».
На
основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и
обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в
инвентаризационные описи и акты (графа «По данным бухгалтерского
учета»).
Инвентаризационная опись (акт) – это документ, в котором
отражают результаты инвентаризации. Для каждого вида имущества оформляют
свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполняют акт по
форме № ИНВ-15, товаров или материалов – опись по форме № ИНВ-3 и т. д.
Все эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа
1998 г. № 88.
Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных
лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работников берут расписки в
том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные – списаны и все
первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.
Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за
сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной
необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать
недействительными. Опись хранят в архиве фирмы не меньше пяти лет.
Как провести
инвентаризацию
Фактическое наличие находящегося в организации имущества при
инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Для этого
членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и
перемещения грузов и необходимыми механизмами (весами,
контрольно-измерительными приборами и т. п.).
Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то складские
помещения после ухода комиссии каждый раз опечатываются.
Основная задача инвентаризации – выяснить, совпадают ли данные
бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей
(суммой задолженностей), чтобы обеспечить достоверность данных
отчетности.
Обратите внимание: проверить нужно не только имущество, которое
принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на
забалансовых счетах, права собственности на которые у фирмы нет
(например, арендованные основные средства; товары, полученные на
ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т. д.).
Дату инвентаризации определяет руководитель фирмы по согласованию с
бухгалтером. Обычно ее проводят по состоянию на 1 октября или 1 декабря
отчетного года. К этому сроку бухгалтер должен успеть подготовить
документы для инвентаризационной комиссии, и у него будет время, чтобы
внести исправления в учет до сдачи годового баланса.
Инвентаризацию основных средств разрешено проводить один раз в три года,
а библиотечных фондов – один раз в пять лет. Торговые фирмы сверяют
наличие на своих складах товаров, как правило, не реже раза в квартал.
Да и внезапную проверку кассы рекомендуется делать с такой же
периодичностью.
Обратите внимание: помимо годовой инвентаризации сверку имущества с
данными учета фирма должна проводить и в других случаях:
– при смене материально ответственных лиц;
– при установлении фактов хищения, злоупотребления и порчи ценностей;
– в
случае стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций в месте
расположения имущества фирмы;
– при ликвидации (реорганизации) фирмы.
Как сверить наличие
основных средств
До
начала инвентаризации надо проверить:
– заполнены ли инвентарные карточки, книги и описи;
– есть ли техпаспорта и другая техническая документация на основные
средства;
– есть ли документы на сданные либо взятые в аренду или на хранение
основные средства. Если этих документов нет, необходимо их срочно
оформить.
В
ходе ревизии комиссия должна осмотреть объекты и внести в описи их
полное наименование, назначение, инвентарные номера, основные
эксплуатационные и технические показатели. При инвентаризации объектов
недвижимости убедитесь, что на фирме есть документы, подтверждающие
право собственности на них.
Если в ходе инвентаризации комиссия обнаружит объект основных средств,
который не учтен в бухгалтерских документах, то в описи надо сделать
запись о его наименовании, технических характеристиках и материалах, из
которых он изготовлен. Такие объекты надо оценить по рыночным ценам, а
износ определить по фактическому техническому состоянию (экспертным
путем). Сведения об оценке и износе оформите актами.
Всю информацию по основным средствам инвентаризационная
комиссия записывает в опись (форма № ИНВ-1). Она утверждена
Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Объекты
внесите в опись в соответствии с их прямым назначением. Если основное
средство было реконструировано, модернизировано или переоборудовано,
после чего изменилось его назначение, то внесите объект в опись в
соответствии с новым назначением.
Если у вас есть группа однотипных объектов (станки, инструмент,
хозяйственный инвентарь и т. д.), которая записана в карточку группового
учета, в описи приведите наименование этой группы и укажите количество
предметов в ней.
Машины, оборудование и транспортные средства, наоборот, занесите в описи
индивидуально, указав их заводские номера (по техпаспорту изготовителя),
год выпуска, назначение, мощность и т. д.
Инвентаризацию основных средств, которые в период ее проведения
находятся вне фирмы (например, все виды транспорта, находящиеся в рейсе
или на капитальном ремонте), проводят до момента их временного выбытия.
Если при ревизии обнаружены основные средства, которые пришли в
негодность и их нельзя восстановить, составьте на них отдельную опись. В
ней укажите время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые
привели его в негодность (порча, полный износ и т. д.).
По
основным средствам производственного и непроизводственного назначения
составьте отдельные описи. Кроме того, отдельно оформите опись по не
принадлежащим фирме основным средствам (арендованным или находящимся на
ответственном хранении). В ней сделайте ссылки на документы, по которым
эти основные средства находятся у вас.
Как сверить наличие
материально-производственных запасов
Данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой
продукции отражают в описи по форме № ИНВ-3. Она утверждена
Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Здесь указывают их виды, группы, артикулы и сорта. Все ценности в
присутствии членов комиссии пересчитывают, перемеривают, перевешивают.
Опись составляют в двух экземплярах:
–
один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной
ведомости;
–
второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность
ценностей.
В
графе «Товарно-материальные ценности» описи (столбец «Код
(номенклатурный номер)») должен быть указан номенклатурный номер
товарно-материальных ценностей. Чтобы заполнить эту графу, вы можете
воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической
деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственные
кодировки.
В
графе «Единица измерения» проставьте данные из Общероссийского
классификатора единиц измерения ОК 015-94. Он утвержден постановлением
Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.
Товарно-материальные ценности, поступающие на фирму в период ревизии,
кладовщики приходуют в присутствии комиссии по реестру или товарному
отчету уже после инвентаризации. Данные о них заносят в отдельную опись
«Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».
Отпущенные в период ревизии ценности также отражают в отдельной описи
«Товарно-материальные ценности, отпущенные в период инвентаризации». В
расходных документах председатель комиссии делает соответствующую
отметку и ставит свою подпись.
К
ценностям, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть
приложен
специальный паспорт. Его номер указывают в графе «Номер» (столбец
«Паспорт»).
По
отгруженным, но не оплаченным товарам, которые находятся на складе
фирмы, оформите отдельную опись. Сделайте в ней запись о покупателях,
наименовании товаров, их стоимости и дате отгрузки.
В
описи, которая заполнена не до конца, обычно ставят прочерк в виде
латинской буквы «Z». Это делают, чтобы нельзя было дописать туда
что-либо после окончания инвентаризации. С этой же целью внизу описи
проставляют количество порядковых номеров по каждой странице и общее
количество единиц ценностей.
Как сверить
наличность в кассе и денежные документы
При
проведении инвентаризации кассы надо руководствоваться Порядком ведения
кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета
директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.
В
процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет
полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия должна
проверить сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок,
путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т. д.
Ценные бумаги и бланки строгой отчетности нужно проверять по видам
бланков (например, акции: привилегированные и обыкновенные, именные и на
предъявителя) и с учетом их начальных и конечных номеров.
Для акта инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме
№ ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» (утвержден
Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).
В
акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других
документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных
бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.
Г
лавный бухгалтер фирмы должен указать в акте стоимость ценностей в кассе
по данным бухгалтерского учета. Здесь же указывают номера последнего на
дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотную сторону
акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или
излишки ценностей. Строку «Объяснение причин излишков и недостач»
заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).
Если в результате инвентаризации была выявлена недостача, руководитель
может принять следующее решение:
–
во-первых, удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
–
во-вторых, списать недостачу за счет средств организации (если в
недостаче нет вины кассира). Решение руководителя фиксируют на оборотной
стороне акта.
Иногда кассиры или руководители фирмы хранят в кассе свои личные
сбережения или другие ценности. В таких случаях имейте в виду, что не
только недостача, но и излишек денег является нарушением Порядка ведения
кассовых операций. Такие излишки, выявленные при инвентаризации, должны
быть изъяты комиссией и оприходованы.
Как сверить расчеты
Результаты инвентаризации займов, кредитов, задолженности перед
контрагентами отражают в едином акте по форме № ИНВ-17 и специальной
справке (приложение к форме № ИНВ-17). Комиссия проводит инвентаризацию
на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов,
налоговых деклараций, авансовых отчетов и т. д. Комиссия должна
определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности
и возможность ее погашения.
В
акте должны быть указаны:
–
счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
–
суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами
(кредиторами);
–
суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.
Срок исковой давности составляет три года с момента возникновения
задолженности.
Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой
давности, то ее надо списать с баланса фирмы по приказу руководителя.
К
акту прикладывают справку. В справке отражают: реквизиты каждого
дебитора или кредитора организации, причину и дату возникновения
задолженности, сумму задолженности.
Как оформить
результаты инвентаризации
После инвентаризации оформленные описи и акты передайте в бухгалтерию
фирмы. Если у вас по ним есть расхождения между фактическими остатками
материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, то
суммы отклонений занесите в сличительные ведомости.
Для
этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей
форма своя. Например, в форме № ИНВ-18 указывают результаты
инвентаризации основных средств, в форме № ИНВ-19 – товарно-материальных
ценностей и т. д. В этих документах отражают суммы недостач или
излишков.
Сличительные ведомости составляют в двух экземплярах:
– один экземпляр остается в бухгалтерии;
– второй экземпляр передается работнику, ответственному за сохранность
данного вида ценностей.
Ведомости хранят в архиве фирмы пять лет.
В
некоторых случаях вы можете покрыть недостачу излишками аналогичных
материальных ценностей (пересортица). Взаимозачет излишков и недостач
при пересортице разрешен лишь в исключительных случаях: в одном
проверяемом периоде, у одного материально ответственного лица и по
одному наименованию товаров. Материально ответственные лица должны
представить комиссии объяснения о допущенной пересортице. В сличительной
ведомости отразите зачет, то есть укажите сумму недостач, покрытую
излишками.
Иногда может оказаться, что недостачи или излишки ценностей возникли
из-за ошибок в бухгалтерском учете. Например, некоторые из них не были
оприходованы. В этой ситуации разницу между учетными данными и
результатами инвентаризации отразите в графе «Отрегулировано за счет
уточнения записей в учете». Такая графа есть в сличительной ведомости №
ИНВ-19, предназначенной для ревизии товарно-материальных ценностей.
На
ценности, которые находятся у вас на ответственном хранении или в
аренде, составьте отдельные сличительные ведомости. На основании данных
ведомостей бухгалтер должен внести исправительные записи в бухгалтерский
учет.
Излишки оприходуйте,
недостачи взыщите с материально ответственных лиц или спишите. |