09.07.08 Порядок подтверждения расходов по загранкомандировкам

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан сдать в бухгалтерию билеты на все виды транспорта, которыми он пользовался, счета из гостиниц, чеки из ресторанов и т. д. Однако для подтверждения расходов, понесенных в загранкомандировке, этого, по мнению специалистов Минфина, вовсе недостаточно.

Согласно статье 168 Трудового кодекса, отправляя работника в командировку, работодатель обязан возместить ему расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, наймом жилого помещения, и выплатить так называемые суточные — компенсацию, связанную с проживанием вне места постоянного жительства. Кроме того, фирма принимает на себя обязанность оплатить все прочие расходы, которые с ее ведома и разрешения осуществит сотрудник в рамках поездки.

В свою очередь Налоговый кодекс дает возможность фирмам подобные затраты учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Разумеется, одного того факта, что траты работник осуществил во время командировки, недостаточно. Не стоит забывать о другом требовании Кодекса, согласно которому организация обязана документально обосновать любую «расходную» операцию, причем последняя должна быть экономически оправданна, то есть направлена на получение фирмой дохода. Данная норма, прописанная в статье 252 Налогового кодекса, на первый взгляд вполне логична. Однако на практике ее применение накладывает дополнительные ограничения на организацию, если речь идет о командировке ее работника за пределы Российской Федерации.

Трудности перевода

Все оправдательные документы, подтверждающие расходы на загранкомандировку, в том числе билеты, счета из гостиниц и т. д., должны быть переведены на русский язык. Именно такой малоприятный для организаций вывод содержится в недавно вышедшем письме Минфина от 12 мая 2008 года № 03-03-06/2/47.

Причем финансисты вовсе не отрицают всю важность скрупулезного оформления таких первичных документов, как приказ или распоряжение о направлении работника в командировку (по формам № Т-9 и № Т-9а), командировочное удостоверение (по форме № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Однако ведь и никто не отменял правила, согласно которому по возвращении из командировки работник в течение трех дней обязан составить и сдать авансовый отчет (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40). А к этому отчету, по мнению работников ведомства, должны быть приложены все оправдательные документы, такие как авиа- или железнодорожные билеты, счета гостиниц, а также другие бумаги, подтверждающие все прочие произведенные расходы. И вот они-то, как говорится в вышеупомянутом письме, и должны быть построчно и на отдельном листе переведены на русский язык в случаях, когда работник был направлен в загранкомандировку. Кстати в этом случае к авансовому отчету прилагают также и ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Вывод о том, что подтверждать проезд и проживание за границей следует на «великом и могучем», авторы документа сделали на основании статьи 68 Конституции РФ, пункта 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 года № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 года № 34н. Но так ли уж оправданно это требование?

Упомянутый работниками Минфина пункт 9 Положения по ведению бухучета действительно содержит правило, согласно которому первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод. Однако относятся ли билеты и гостиничные счета именно к «первичке»? Ведь недаром в подобных случаях требуется оформлять вышеприведенные приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание. Подотчетные денежные суммы списываются на основании авансового отчета по форме № АО-1, о чем прямо говорится в приказе Госкомстата от 1 августа 2001 года № 55, ее утвердившем.

На страже закона

Но можно ли однозначно утверждать, что бумаги, выданные иностранной гостиницей или авиаперевозчиком, вовсе не являются первичными и поэтому не должны быть переведены на русский язык? Что касается позиции финансового ведомства по данному вопросу, то тут сомнений быть не может: аналогичное мнение представителями Минфина уже высказывалось, причем его полностью разделяют и налоговики (см., например, письмо УФНС по г. Москве от 19 декабря 2007 г. № 28-11/121388).

А вот в арбитражной практике все не так однозначно. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 29 мая 2006 года № КА-А40/4677-06 по делу № А40-68358/05-118-687 судьи сочли вполне достаточным для подтверждения расходов приложения к корректно составленным авансовым отчетам документов без перевода на русский язык. Причем если в данном постановлении бумаги без перевода все же были упомянуты в качестве первичных документов, то несколько позже судьи того же ФАС Московского округа и вовсе пришли к выводу, что единственным первичным документом, подтверждающим расходы командированного лица, согласно Постановлению Госкомстата № 1, является авансовый отчет командированных лиц (постановление от 1 марта 2007 г., 9 марта 2007 г. № КА-А40/1026-07 по делу № А40-44145/06-151-233). Вот он-то и должен быть — что вполне логично — составлен на русском языке. Требования же о представлении переводов на отдельном листе в отношении билетов и гостиничных счетов не содержит ни Закон «О языках народов Российской Федерации», ни Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности № 34н.

Впрочем, справедливости ради стоит упомянуть и о противоположном решении судей. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 15 декабря 2004 года № Ф04-8737/2004(7027-А27-33) арбитры признали вполне обоснованным привлечение фирмы к налоговой ответственности за неполную уплату налога на прибыль как раз по причине отсутствия перевода документов, подтверждающих расходы ее сотрудника во время командировки.

Таким образом, в сложившихся обстоятельствах, чтобы избежать вероятных споров с налоговыми органами, проще данные документы все же перевести. Тем более что профессиональных переводчиков привлекать для этого вовсе не нужно. Фирма имеет право решить эту задачу с помощью своих собственных специалистов, владеющих соответствующим иностранным языком, о чем говорится в письме Минфина от 20 марта 2006 года № 03-02-07/1-66.

И. Соколова, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

Условия труда и налоговые расходы

Трудовое законодательство обязывает работодателей организовать для своих работников нормальные условия труда. В свою очередь и Налоговый кодекс позволяет компаниям за счет издержек, вызванных такой заботой о персонале, уменьшить налог на прибыль. Проблема только в том, что далеко не всегда удается убедить инспекторов: затраты направлены именно на улучшение рабочей обстановки.

Среди норм Трудового кодекса, обязывающих работодателя заботиться о создании нормальных условий для выполнения работниками своих трудовых обязанностей, можно выделить несколько положений. Во-первых, это статья 163 ТК, согласно которой фирма, в частности, должна обеспечить сотрудникам:

• исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
• своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;
• надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;
• условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.

Во-вторых, среди основных прав и обязанностей работодателя упомянута и такая: обеспечение бытовых нужд работников, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК). И, конечно же, не стоит забывать и о статье 223 Трудового кодекса, которой предусмотрено, что в соответствии с требованиями охраны труда работодателем по установленным нормам должны быть оборудованы:

• санитарно-бытовые помещения;
• помещения для приема пищи;
• комнаты для отдыха и психологической разгрузки в рабочее время и т. д.

В свою очередь согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса затраты на обеспечение нормальных условий труда включаются в состав прочих расходов по налогу на прибыль. Однако, к сожалению, а может быть и к счастью, главный налоговый закон не уточняет, какие именно затраты относятся к обеспечению нормальных условий труда. Отсюда и произрастают многочисленные споры компаний и налоговых инспекторов, разрешать которые, как правило, приходится в суде. Справедливости ради стоит отметить, что решения арбитров в подобных ситуациях гораздо чаще оказываются в пользу налогоплательщиков, а не налоговиков. Примером тому может служить, в частности, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2008 г. № Ф04-2260/2008(3201-А45-40).

Интерьер или нормальные условия?

Предметом спора в данном случае стала покупка фирмой удобрений и почвогрунта для цветов и горшечных растений. Дело в том, что стоимость подобных приобретений компания отнесла на расходы по налогу на прибыль. Инспекции же, проведшей выездную проверку организации, данный факт пришелся очень не по душе. Ревизоры указали, что такие расходы не связаны с профильной деятельностью компании и не направлены на извлечение дохода. Оно и понятно. Еще в 2007 году старшие коллеги налоговиков в письме от 25 мая № 03-03-06/1/311 указывали, что приобретение подставок и горшков под комнатные растения предназначено лишь для оформления интерьера в офисе. Следовательно, резюмировали представители Минфина, затраты на их покупку не связаны с осуществляемой фирмой деятельностью и не могут уменьшать базу по налогу на прибыль. Тем не менее в суде фирме удалось доказать, что комнатные растения и средства по уходу за ними приобретались ею исключительно в целях обеспечения нормальных условий труда и здоровья сотрудников. Представители общества указали, что работникам компании приходится изо дня в день находиться в офисах, оборудованных компьютерной и оргтехникой. Для повышения влажности в таких помещениях компании и понадобились комнатные растения. И судьи полностью поддержали позицию фирмы, тем более что самого факта понесенных обществом расходов налоговики не оспаривали.

Однако далеко не одни комнатные растения могут стать причиной разногласий между фирмой и налоговиками, когда речь идет о расходах на обеспечение нормальных условий труда.

Утоляем жажду

По мнению специалистов главного финансового ведомства, расходы на приобретение для работников питьевой воды или специальных очищающих фильтров могут уменьшать базу по налогу на прибыль лишь в том случае, если водопроводная вода непригодна для употребления. При этом данное обстоятельство еще необходимо подтвердить заключением Госсанэпиднадзора (письмо Минфина от 2 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/408). Той же точки зрения придерживаются и налоговики (письмо ФНС от 10 марта 2005 г. № 2-1-08/46@). Тем не менее арбитражная практика насчитывает немало решений, согласно которым затраты на приобретение питьевой воды включаются в расходы по налогу на прибыль в любом случае. Как правило, основным аргументом судей в данном случае является именно тот факт, что подобные затраты относятся к расходам на обеспечение нормальных условия труда. Подтверждением тому служат постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2008 г. № А33-9419/07-Ф02-902/08, ФАС Волго-Вятского округа от 19 ноября 2007 г. по делу № А29-549/2007, ФАС Московского округа от 20 февраля 2008 г. № КА-А40/580-08 по делу № А40-13131/07-111-56. А в постановлении от 13 июня 2006 года судьи ФАС Поволжского округа напомнили налоговикам положения постановления Минтруда от 27 февраля 1995 г. № 11 «Об утверждении Рекомендаций по планированию мероприятий по охране труда». Согласно пункту 2.19 данного документа приобретение оборудования для подачи к рабочим местам питьевой и газированной воды, чая и других тонизирующих напитков относится к числу мероприятий по охране труда.

Создаем прохладу и тепло

Пожалуй, мало кто может оспорить тот факт, что если в офисе стоит жара и духота, то ожидать высокой работоспособности от сотрудников достаточно проблематично. Однако среди такого меньшинства оказались и налоговики. Об этом опять же свидетельствует огромное число налоговых споров. Причем чаша весов в руках Фемиды в данном случае чаще склоняется в сторону налогоплательщиков. К примеру, в постановлении ФАС Поволжского округа от 21 августа 2007 г. по делу № А57-10229/06-33 судьи указали, что расходы на приобретение бытового кондиционера прямо подпадают под действие статьи 22 Трудового кодекса, обязывающей работодателя обеспечить сотрудникам нормальные рабочие условия. Не в пользу ревизоров были приняты и постановления ФАС Поволжского округа от 26 июля 2006 г. по делу № А55-32558/2005 и ФАС Западно-Сибирского округа от 22 марта 2006 г. № Ф04-1851/2006(20801-А45-40).

Если кондиционер — это, можно сказать, летняя история, то зимой компании может понадобиться уже обогревательное оборудование. И в данном случае судьи опять не видят препятствия для списания затрат на его приобретения в расходы. Главное, чтобы обогреватель использовался непосредственно для обеспечения нормальных трудовых условий для работников. К таким выводам, в частности, судьи пришли в постановлениях ФАС Поволжского округа от 21 августа 2007 г. по делу № А57-10229/06-33, ФАС Северо-Западного округа от 28 ноября 2006 г. по делу № А56-34718/2005, ФАС Поволжского округа от 2 ноября 2004 г. № А55-17257/03-29.

О. Привольнова, эксперт «Федерального агентства финансовой информации»