09.04.12 Ответы на частые вопросы бухгалтеров о ведении кассы

Лектор семинара: А. . Кленовский
начальник отдела сферы услуг Министерства потребрынка и услуг Московской области

План видеосеминара:

1. Штрафы

2. Предельный размер расчетов между компаниями

3. Надо ли вести журнал кассира-операциониста

4. Открытие расчетного счета для ИП

5. Как менять лимит наличности в кассе

6. Выдача денег под отчет

7. Как будут проверят

Сегодня мы обсудим актуальные вопросы ведения кассовых операций в свете последних изменений. В ходе семинара я буду называть распространенные вопросы бухгалтеров, которые они задают по работе с денежной наличностью.

Прежде всего, о вопросе по существу, который, как ни странно, тоже нередко задают: что включает в себя порядок ведения кассовых операций. Это правила совершения приходных и расходных операций с наличными, обеспечение соблюдения порядка расходования денег из выручки, лимитов остатка кассы, предельного размера расчетов между компаниями. Затрагиваются также вопросы сдачи наличных денег в банки, хранения денег и т. д.

Важно четко понимать, какое ведомство устанавливает порядок ведения кассовых операций. В соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О центральном банке РФ» этот порядок регулирует Банк России. В 2011 году банк принял несколько нормативных актов, о которых мы будем говорить.

Следующий вопрос: какие нормативные акты регулируют кассовые операции. До 2012 года главным документом был Порядок , утвержденный решением Банка России № 40. С 1 января 2012 года вступили в силу новые правила работы, которые утвердил ЦБ РФ своим  Теперь все кассовые операции осуществляются в соответствии с этим документом. Банк России своим Указанием от 13 декабря 2011 г. № 2750-У отменил практически все действовавшие ранее нормативные документы в этой сфере.

Штрафы.

Наиболее часто задаваемый вопрос от организаций: как избежать штрафов? Коротко об этом не расскажешь. Но, в общем, я бы ответил на этот вопрос словами одного опытного бухгалтера, который сказал мне, что даже в отпуске отслеживает все изменения в законодательстве о бухучете и денежном обращении. Если следить за новшествами, можно избежать ошибок и следующих за ними штрафов.

До 2003 года штрафы были установлены Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 . За несоблюдение правил работы с кассовой наличностью и порядка ведения кассовых операций применялись следующие санкции: за осуществление наличных расчетов между компаниями сверх предельных сумм штраф был в двукратном размере, за неполное оприходование или неоприходование выручки – в трехкратном. Остальные штрафы я перечислять не буду: главное, что и так понятно – за ошибки компании платили внушительные суммы. Наложение штрафов производилось налоговыми инспекторами по сведениям, представляемым банками.

В то время я как раз работал в налоговой службе, и нам приходилось обращаться в банки за сведениями о нарушениях. Порою мы сами при проверках выявляли такие нарушения, направляли банкам письма о том, что они установлены в определенной компании, и просили проверить организацию. Банки проверяли трехмесячный период, но часто не тот, который мы запрашивали. Банкиры по понятным причинам пытались защитить своих клиентов от штрафов налоговиков.

В настоящее время штрафы установлены статьей 15.1 КоАП РФ. Это статья так и называется «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций». Там четко расписано, за что налагаются штрафы: компаниям – от 40 000 до 50 000 руб., должностным лицам в размере от 4000 до 5000 руб.

Предельный размер расчетов между компаниями.

Другой частый вопрос: какой предельный размер наличных расчетов установлен для юридических лиц и предпринимателей. Вопрос логичный, потому что этот размер часто менялся и многие в связи с этим путаются. С 1998 года для одного дня он не должен был превышать 10 000 руб., в некоторых случаях – 15 000 руб. С 2001 года установлен предел в размере 60 000 руб. по одной сделке.

Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. 1843-У устанавливает актуальный сейчас предел расчетов наличностью между юрлицами и между предпринимателями. В этом документе сказано, что лимит расчетов в рамках одного договора составляет не более 100 000 руб.

Бухгалтеры спрашивают, что конкретно означает «в рамках одного договора». Ответ можно найти в официальном разъяснении ЦБ РФ от 28 сентября 2009 г. № 34-ОР. Там сказано, что запрет на расчеты наличными в размере, превышающем 100 тыс. руб., распространяется на обязательства, исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия. Если речь идет о нескольких договорах между компаниями, то предельный размер надо рассматривать для каждого контракта в отдельности.

За превышение лимита штраф также выносится по статье 15.1 КоАП РФ.

Надо ли вести журнал кассира-операциониста.

Другой частый вопрос в связи с принятием нового порядка: надо ли по-прежнему заполнять журнал кассира-операциониста при использовании ККТ?

Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470 утверждены основные требования к контрольно-кассовой технике. В письме Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 описаны типовые правила эксплуатации ККТ. Этими документами предусмотрено, что на всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяется контрольная лента. Компании и предприниматели должны вести для контроля поступающей выручки журнал кассира-операциониста. Его форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В этом же документе даны указания по применению и заполнению журнала.

В новом положении ЦБ РФ № 373-П о журнале кассира-операциониста не говорится, но это не означает, что форма № КМ-4 отменена.

Журнал должен был прошнурован, пронумерован и заверен подписями налогового инспектора, зарегистрировавшего ККТ, директора компании и главбуха. Все записи располагаются в хронологическом порядке. Помарки не допускаются. Исправления нужно заверять подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера.

В журнале кассира-операциониста обязательно отражаются показатели счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумма выручки за день.

Открытие расчетного счета для ИП.

Одно из главных нововведений, о котором, думаю, многие слышали, – предприниматели с 2012 года обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Вести кассу они теперь должны наравне с компаниями. Бухгалтеры предпринимателей в связи с этим интересуются, точно ли надо вести кассовую книгу. Да, выручка предпринимателя должна быть зафиксирована в кассовой книге. При этом нужно следить за соблюдением лимита в кассе, периодически сдавать выручку в банк.

Теперь предпринимателям лучше завести расчетный счет. У многих ИП в настоящее время нет счета. Раньше не требовалось разделения на деньги непосредственно от предпринимательской деятельности и личные средства. Никто этого не проверял. Теперь проверять будут.

Дело в том, что теперь предприниматель не может, как раньше, тратить деньги без оправдательных документов. Деньги могут быть выданы только под отчет, с обязательным последующим предъявлением документов об оплате. Поэтому приходно-кассовые ордера, квитанции, кассовые чеки теперь у предпринимателя должны быть. Взять из выручки деньги и переложить в свой карман просто так нельзя. Пока, до получения официальных разъяснений от ЦБ или Минфина, логичнее открыть расчетный счет в банке с карточкой и зачислять выручку на счет. А покупки на личные нужды оплачивать банковской карточкой.

Как менять лимит наличности в кассе.

Вопрос по кассовому лимиту тоже излагается в постановлении № 373-П по-новому. Раньше компании могли иметь наличные деньги в пределах лимита, установленного банками по согласованию с руководителем предприятий. Теперь лимит остатка кассы компании и ИП устанавливают сами без согласования с банком на основании внутренних документов.

Здесь хочу обратить особое внимание на письмо Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25. Из него можно сделать вывод, что лимит наличности в кассе можно изменять любое количество раз. Это важное разъяснение: понятно, что будут возникать ситуации, когда после утверждения руководителем компании лимита может потребоваться его увеличение в связи с ростом выручки.

Конкретных условий для пересмотра лимита в положении № 373-П нет. Это означает, что увеличение объемов выручки можно считать достаточным основанием. Конечно, новое распоряжение директора компании об установлении лимита обязательно нужно подготовить.

Срок на установление лимита компания также выбирает самостоятельно. Никаких ограничений на этот счет в положении № 373-П не содержится.

Бухгалтеры интересуются, нужно ли по-прежнему головному предприятию «спускать» лимит своим обособленным подразделениям. Нет, не нужно. Подразделения сами его устанавливают.

Выдача денег под отчет.

Изменился порядок выдачи денег под отчет: их надо теперь выдавать по письменному заявлению подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме. Сумму, которая выдается подотчетнику, определяет руководитель компании. То же касается и срока, на который подотчетнику выдаются деньги.

Руководитель делает на заявлении собственноручную надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. Нужна подпись директора и дата. Подпись главного бухгалтера на заявлении ставить не обязательно. Если сотрудник не вернул ранее выданные под отчет деньги, то ставить визу директора на его новом заявлении неправомерно.

Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру. Его форма прежняя, она утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Как будут проверять.

И напоследок затрону еще один важный вопрос: как теперь будут проверять порядок ведения кассовых операций и работы с наличностью.

Для ясности давайте разделим кассовые операции и работу с наличностью и ККТ. Порядок ведения кассовых операций – лимит кассы, способы защиты наличности – устанавливает сама компания распоряжением руководителя. Это проверять не будут. А вот оприходование наличности и кассовые аппараты проверять – очень даже. Причем налоговые инспекторы. Это предусмотрено регламентами, утвержденными приказами Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н (по контролю за полнотой выручки) и № 132н (по ККТ).

Как и раньше, ревизия может проходить только на основании документа. Просто так с проверкой налоговики приехать не смогут. В начале проверки инспекторы обязательно должны предъявить поручение. Без этого документа компания имеет право не пустить ревизоров.

Из новых регламентов можно сделать вывод, что инспекторы могут проверить любой период, а не только три месяца, как раньше банки.

По результатам проверки налоговые инспекторы составят акт. Его подписывают ревизор и представитель компании. Если, по мнению организации, в ходе проверки были допущены нарушения, свои претензии надо обязательно отразить в акте. Так в будущем будет легче доказать свою правоту

Источник «Семинар для бухгалтера»