С. В. Сергеева,

советник налоговой службы
Российской Федерации III ранга

Счет-фактура служит основанием для принятия предъявленных сумм НДС к налоговому вычету (в соответствии с правилами ст. 171, 172 НК РФ), а также основанием к возмещению НДС (в соответствии со ст. 176 НК РФ).

Порядок заполнения счетов-фактур до сих пор остается одним из самых наболевших вопросов, связанных с возмещением НДС.

Рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при выставлении и оформлении счетов-фактур.

Срок выставления счета-фактуры

При реализации товаров (работ, услуг) плательщик НДС обязан выставить покупателю счет-фактуру не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Однако при выставлении счетов-фактур следует учитывать особенности условий заключения договоров поставки, учета и расчетов при отгрузке товаров (оказания услуг) в отдельных отраслях, связанных с непрерывными долгосрочными поставками в адрес одного и того же покупателя, такие, как непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке одним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа; оказание услуг электросвязи, банковских услуг; ежедневная многократная реализация в адрес одного покупателя хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т. д.

В этих случаях допускается составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем товаров (услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур покупателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем.

Составление счетов-фактур и регистрацию их в книге продаж следует производить в том налоговом периоде, в котором состоялась реализация этих товаров (оказание услуг) в соответствии с принятой организацией учетной политикой для целей налогообложения.

Заполнение счета-фактуры

Требования к оформлению счетов-фактур изложены в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, а также в приложении 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (далее – Правила).

Невыполнение требований, не указанных в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не является основанием для отказа в принятии к вычету суммы НДС, предъявленной продавцом (изготовителем, подрядчиком, исполнителем).

В счете-фактуре должны быть указаны:

1. Порядковый номер (он ведется в соответствии с делопроизводством, организованным у налогоплательщика) и дата выписки счета-фактуры (указывается календарная дата (число, месяц, год), когда продавец (изготовитель, исполнитель и т. п.) выставляет счет-фактуру).

Пример. Бухгалтер фирмы ООО "Мечта" в декабре обнаружил, что ошибочно не выставлен счет-фактура по реализации товара, осуществленной в предыдущем налоговом периоде, в ноябре. Как выставить счет-фактуру и какую дату в нем указать?

При расчетах по налогу на добавленную стоимость продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке, т. е. по мере их выписки. Поэтому при выписке счета-фактуры в более позднем налоговом периоде, чем это следовало сделать, в нашем случае в декабре, в счете-фактуре должна быть указана дата его фактической выписки, т. е. декабрь.

2. Наименование (для коммерческих организаций – фирменное наименование, для индивидуальных предпринимателей – имя), адрес (для индивидуальных предпринимателей место жительства, для юридических лиц – место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами), идентификационный номер налогоплательщика и покупателя. Указанные сведения необходимо определять исходя из норм ст. 19, 20, 54 ГК РФ и ст. 84 НК РФ. Показатели "ИНН покупателя" и "ИНН продавца" дополнены кодом причины постановки на учет (КПП).

3. Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. При оказании услуг, когда отсутствуют понятия "грузоотправитель" и "грузополучатель", в соответствующих строках ставятся прочерки.

Указанный метод заполнения счета-фактуры продавцом не распространяется на заполнение им соответствующих строк счета-фактуры, касающихся информации о покупателе, являющемся одновременно грузополучателем. В данном случае при реализации товаров в стр. 4 счета-фактуры продавец указывает полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес, а в стр. 6 – полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

4. Номер платежно-расчетного документа в случае получения покупателем (подрядчиком, исполнителем) аванса или иных платежей (например, задатка) в счет предстоящих поставок (или выполнения работ, оказания услуг).

Здесь может возникнуть вопрос, какие документы относятся к "платежно-расчетным" при оформлении счета-фактуры. Это зависит от того, какую форму расчетов с поставщиком применяет организация. Если используется безналичная форма расчета, то согласно п. 2.3 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного Центральным банком РФ от 03.10.02 № 2-П, при осуществлении безналичных форм расчетов используются следующие расчетные документы: платежные поручения, аккредитивы, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.

Если расчеты осуществляются с использованием наличных денежных средств, то согласно Федеральному закону от 22.05.03 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" в стр. 5 счета-фактуры должен быть указан номер чека и дата покупки.

При получении авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счете-фактуре, выписываемом в одном экземпляре, по стр. 5 указываются реквизиты расчетных документов, на основании которых осуществляются операции по перечислению денежных средств на счет поставщика товаров (работ, услуг).

При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет ранее полученных авансовых платежей в счете-фактуре также следует указывать номер платежно-расчетного документа, на основании которого был получен платеж.

5. Наименование поставляемых товаров (с употреблением их общепринятых названий и в необходимых случаях – кодов, например, кодов ТН ВЭД), видов выполненных работ, оказанных услуг и единицы измерения (в штуках, литрах, тоннах, килограммах и т. п.).

6. Количество (объем) поставленных (отгруженных) товаров, работ, услуг по данному счету-фактуре исходя из принятых по этому документу единиц измерения (например, 20 т, 40 л, 50 м и т. д.).

7. Цена (тариф) за единицу измерения по договору (контракту) без включения в нее НДС и в случаях применения государственных регулируемых цен (тарифов) (в соответствии с постановлением Правительства РФ № 239 от 07.03.95), включающих в себя НДС, с учетом этого налога.

8. Стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгружаемых) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) без включения в нее НДС.

9. Сумма акцизов (только по подакцизным товарам).

10. Налоговая ставка (ее размер определяется в соответствии со ст. 164 НК РФ). При этом если установлена нулевая ставка, то и ее нужно указывать.

11. Сумма НДС, предъявляемая покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг) и определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.

12. Стоимость всего количества поставляемых (отгружаемых) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) с включением в нее суммы НДС.

13. Страна происхождения товара (если это отечественный товар, то не нужно указывать Россию).

14. Номер грузовой таможенной декларации (если товар ввезен на таможенную территорию Российской Федерации).

При реализации товаров, страной происхождения которых не является Россия, обязательно заполняются гр. 10 и 11.

Если нет возможности, то можно не указывать единицу измерения товаров (работ, услуг), количество товаров (работ, услуг), цену (тариф) за единицу измерения.

Такие реквизиты, как "Страна происхождения" и "№ ГТД" указываются только по импортным товарам. При этом, если поставщиком в гр. 10 "Страна происхождения" указана "Россия", это не является нарушением при заполнении счета-фактуры. Следует учесть, что Налоговым кодексом РФ не предусмотрено обязательного проставления прочерков в случае неуказания отдельных сведений в счете-фактуре.

Счет-фактуру обязательно должны подписать (п. 6 ст. 169 НК РФ):

руководитель организации. При этом нужно указывать наименование этого органа в полном соответствии с учредительными документами организации (например, генеральный директор ОАО). Если в организации создан единоличный исполнительный орган, то он и подписывает счет-фактуру; если в организации существует коллективный исполнительный орган (и единоличного исполнительного органа нет), то счет-фактуру подписывает лицо, возглавляющее коллективный исполнительный орган организации (например, председатель правления полного товарищества и т. д.);

главный бухгалтер организации. Он подчиняется непосредственно руководителю организации и подписывает документы, в частности счет-фактуру.

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то он и подписывает этот документ с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации, к которым относятся: регистрационный номер, дата выдачи свидетельства, наименование органа власти, выдавшего его, номер и дата решения о регистрации, т. е. данные, которые позволяют точно идентифицировать налогоплательщика.

Подписать счет-фактуру вместо руководителя и (или) главного бухгалтера вправе также и иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Данное положение не распространяется на индивидуальных предпринимателей.

При подписании счетов-фактур для расшифровки подписи продавцу следует указывать инициалы и фамилию.

Налогоплательщики могут вносить в счет-фактуру изменения, но они не должны нарушать последовательность расположения и число показателей счета-фактуры, в том числе счет-фактура может быть заполнен комбинированно (компьютерным и ручным способом).

Не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки (п. 29 Правил). Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Регистрация в книге покупок счетов-фактур с внесенными в них исправлениями производится в том налоговом периоде, в котором счета-фактуры с указанными исправлениями получены.

Особенности составления
счетов-фактур

Реализация товаров (работ, услуг) через обособленные подразделения. Если организация реализует товары (выполняет работы, оказывает услуги) через обособленные подразделения, счета-фактуры оформляются в соответствии с разъяснениями, указанными в письме МНС России № ВГ-6-03/404 от 21.05.01:

счета-фактуры на отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) выставляются покупателям обособленными структурными подразделениями;

счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания номеров в целом по организации. Возможно как резервирование номеров по мере их выборки, так и присвоение составных номеров с индексом обособленного подразделения;

журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж ведутся обособленными подразделениями в виде разделов единых журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж организации.

По истечении налогового периода (месяца или квартала) указанные разделы книг покупок и книг продаж обособленные подразделения представляют для оформления единых книг покупок и продаж налогоплательщика и составления налоговой декларации.

Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж у таких организаций должен быть отражен в учетной политике для целей налогообложения.

При реализации товаров (работ, услуг) обособленным подразделением такое подразделение указывает:

в стр. 2 – полное или сокращенное наименование налогоплательщика-продавца в соответствии с учредительными документами,

в стр. 2а – место нахождения налогоплательщика-продавца в соответствии с учредительными документами (наименование и адрес организации),

в стр. 2б – идентификационный номер налогоплательщика-продавца и КПП обособленного подразделения,

в стр. 3 – полное или сокращенное наименование реального грузоотправителя.

Составление счета-фактуры налоговыми агентами. В соответствии со ст. 161 НК РФ налоговыми агентами являются организации и индивидуальные предприниматели:

арендующие государственное или муниципальное имущество;

приобретающие на территории России товары (работы, услуги) у иностранных организаций, не состоящих на учете в российских налоговых органах.

При удержании налога налоговыми агентами в соответствии со ст. 161 НК РФ налоговая ставка определяется как процентное отношение налоговой ставки, предусмотренной п. 2 или п. 3 ст. 164 НК РФ, к налоговой базе, принятой за 100 и увеличенной на соответствующий размер налоговой ставки.

В случаях реализации работ (услуг), местом реализации которых является территория Российской Федерации, налогоплательщиками-иностранными лицами, не состоящими на учете в налоговых органах в качестве налогоплательщиков, уплата налога производится налоговыми агентами одновременно с выплатой (перечислением) денежных средств таким налогоплательщикам.

Налоговый агент, на которого возложены обязанности по исчислению, удержанию у иностранного лица и перечислению в бюджет этого налога, составляет счет-фактуру в одном экземпляре с пометкой "за иностранное лицо". Составленный счет-фактура регистрируется в книге продаж в момент фактического перечисления в бюджет суммы налога за иностранное лицо.

В книге покупок счет-фактура, составленный налоговым агентом за иностранное лицо, регистрируется в том отчетном периоде, в котором выполнены все условия, перечисленные в ст. 171—172 НК РФ.

Представление счета-фактуры лицами, не являющимися плательщиками НДС. Требование по выставлению счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг) распространяется только на те организации и тех индивидуальных предпринимателей, которые являются плательщиками НДС. Лица, не являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, к которым относятся, в частности, организации и индивидуальные предприниматели, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, счета-фактуры составлять не должны.

Согласно подп. 1 п. 5 ст. 173 НК РФ, если лицо, не являющееся плательщиком НДС, ошибочно выставит покупателю счет-фактуру с выделенным в нем налогом на добавленную стоимость, оно будет обязано уплатить выделенный налог в бюджет. Однако ст. 172 НК РФ не предусматривает в таких случаях права на налоговый вычет "входного" НДС.

Выставление счетов-фактур комиссионером, применяющим упрощенную систему налогообложения. При реализации посредником, выступающим от своего имени, товаров (работ, услуг) комитента, принципала счет-фактура выставляется посредником в двух экземплярах от своего имени. При этом в счете-фактуре указывается стоимость товара, по которой он реализуется покупателю (без выделения сумм комиссионного вознаграждения и дополнительной выгоды), и сумма НДС, исчисленная со стоимости реализуемого товара. Номер указанному счету-фактуре присваивается посредником в соответствии с хронологией выставляемых им счетов-фактур. Один экземпляр передается покупателю, второй – подшивается в журнал учета выставленных счетов-фактур без регистрации его в книге продаж. Комитент (принципал) выставляет счет-фактуру на имя посредника с нумерацией в соответствии с хронологией выставляемых комитентом (принципалом) счетов-фактур. В книге покупок посредника этот счет-фактура не регистрируется.

Показатели счета-фактуры, выставленного посредником покупателю, отражаются в счете-фактуре, выставляемом комитентом (принципалом) посреднику и регистрируемом в книге продаж у комитента (принципала).

Организация, не являющаяся плательщиком НДС, не обязана выписывать счета-фактуры. Поэтому комиссионер, который в соответствии с законодательством не является плательщиком НДС, не обязан выставлять комитенту счет-фактуру на стоимость своих услуг (т. е. на сумму комиссионного вознаграждения и дополнительной выгоды). В то же время в данном случае организация, не являющаяся плательщиком НДС, выступает в роли комиссионера, реализующего товары, принадлежащие комитенту, который является плательщиком НДС.

В обязанности комиссионера входит совершение по поручению комитента сделок от своего имени, но за счет комитента (п. 1 ст. 990 ГК РФ). В этой связи при реализации товаров, принадлежащих комитенту, комиссионер должен от своего имени выписать покупателю все необходимые документы, связанные с совершением сделки по реализации товаров.

Поскольку комитент является плательщиком НДС, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ комиссионер обязан в течение пяти дней, считая с даты отгрузки товара покупателю, выписать на имя покупателя счет-фактуру на полную стоимость товаров с выделением суммы НДС.