09.01.07 Как правильно ставить задачи

Екатерина ВЛАСОВА

Вы постоянно доделываете работу за сотрудниками и уходите из офиса позже всех? Возможно, причиной тому является неумение правильно ставить задачи перед подчиненными. А ведь при грамотном выражении своих требований у вас хватило бы времени на то, чтобы отследить изменения законодательства или освоить новую методологию.

Умение руководить – это искусство, которым, как показывает практика, владеют далеко не все. По этой причине управление бухгалтерией в большинстве случаев осуществляется на основании жизненного опыта – что называется, по наитию. Однако научиться управлять командой необходимо – ведь ответственность за бизнес-результат, на который работает коллектив (даже если это маленький отдел из 2–3 человек), лежит, прежде всего, на руководителе отдела, то есть на главном бухгалтере. И чем лучше он объяснит работнику поставленные перед ним цели, тем с большей вероятностью эти цели и общий успех (в том числе, и личный) будут достигнуты.

Начальник заблудился

Многие главные бухгалтеры полагают, что подчиненные должны понимать их с полуслова. Но мы по-разному воспринимаем слова, которые нам адресованы. Например, бухгалтеру дали задание сверить расчеты с контрагентом. Он сверит, убедится, что все правильно и ... все. А руководитель при этом подразумевал не просто сверку, а сверку с обязательным подписанием акта сверки расчетов. Таких примеров у каждого найдется масса.

Ещё одно типичное заблуждение, которым страдают многие бухгалтеры-руководители, – это уверенность в том, что факты говорят сами за себя и несут одну и ту же информацию для каждого. Убедиться в том, что это не совсем так, можно следующим образом. Предоставьте вашим подчиненным всю информацию, которая относится к их деятельности, и спросите: «Как ты можешь оценить свою работу?».

Поинтересуйтесь, к примеру, у кассира о его личной оценке работы на основе нескольких показателей, например: количества документов, которые он успевает обработать в день, количества операций, проведенных по кассе, степени оперативности занесения платежей в реестры и процента ошибки. С вашей точки зрения, работа выполняется посредственно. Но один из кассиров оценит ее на «отлично», другой – «выше среднего», третий– «очень плохо», используя одни и те же данные.

Два управленческих кита

Прежде чем поставить задачу, бухгалтерам-руководителям необходимо научиться нескольким ключевым правилам. Во-первых, она должна быть конкретной. Как часто слышат подчиненные от негодующего начальника: «Что за пени по НДС? Разберись!». Вместо конструктивного: «Налоговая начислила нам пени по НДС, тогда как мы оплачивали налог вовремя. Проведи сверку и подготовь документы на перерасчет пени. Держи контакт с налоговой до аннулирования начисленных сумм».

Во-вторых, задача должна быть позитивной. Иными словами, требуйте от подчиненного то, что хотите, а не то, чего не хотите. Пример неправильной постановки задачи можно проиллюстрировать следующим образом: «Я не должен видеть тебя в офисе, пока не обработаешь всю документацию за прошлую неделю». При невыполнении задачи подчиненный, скорее всего, будет «скрываться» от вас, поскольку получил установку: «Домой не пойдешь, пока не обработаешь всю первичку за прошлую неделю...». Получив негативный посыл, работник вряд ли с восторгом примется за дело. Правильной постановкой задачи в данном случае будет – «Обработаем документацию и пойдем домой!».

Позитивное свойство, кроме того, может быть выражено в мотивации подчиненного. Обращаясь к бухгалтеру по основным средствам, начальник дает ему указание: «Ты сейчас проведи работу по выяснению места расположения всех ОС и в программе их заведи с учетом обновленных данных. Тебе потом легче будет проводить инвентаризации». То есть главный бухгалтер мотивирует своего работника, объясняя ему, какую пользу получит лично подчиненный при выполнении задачи именно таким способом.

Некоторые эксперты в области управления персоналом советуют руководителям, выдавая задания, произносить слова отчетливо и с ударением, выражая готовность получить то, что им нужно. То есть когда вы действуете, уверенно формулируя свои мысли и выражая намерение постоять за свои требования, вы демонстрируете требовательность, которая придает вам властный облик.

Имеющий уши да услышит

Следующий шаг, который необходимо совершить, – обязательно проверить понимание подчиненным поставленных перед ним задач. Часто, выдавая задание, руководители не проводят обратную связь.

В то же время после постановки цели нужно поинтересоваться у работника, как он понял, что ему нужно сделать. Выслушав его внимательно, вы сразу узнаете, понял ли он, чего конкретно от него хотят.

Если бухгалтер пришел к своему руководителю с вопросом, пусть даже и не очень умным, но по работе, а начальник на него наорал, то в следующий раз он с вопросами не пойдет и в результате наломает дров. Чтобы избежать этого, спокойно разъясните задачу и нормативы с законами – это сократит время на исправление ошибок и предотвратит наложение штрафных санкций.

Вперед и с песней!

Как только вы определили, что подчиненный правильно уяснил то, что ему надо сделать задачу, побудите его к немедленному действию: встаньте энергично и укажите жестом руки по направлению к двери. Часто людям не хватает толчка. Руководитель – это катализатор для своих подчиненных. Последнее, что вам нужно будет сделать, – проконтролировать выполнение задания.

Подчиненный с полной ответственностью отнесется к нему, только в том случае, если вы его дождетесь и выясните, выполнил ли он все в тот же день. По такой схеме надо действовать всякий раз. Если вы однажды продемонстрируете пренебрежение к работе своему сотруднику, то забудьте об оперативном выполнении задания в следующий раз, поскольку подчиненный воспримет его как пожелание.

При встрече с подчиненным для проверки выполнения задач начните энергично: «Ну что, рассказывай о своих достижениях за сегодняшний день». Дайте сотруднику понять, что вы ждали от него выполнения намеченного. Опять же по физиологическому поведению подчиненного вы поймете его внутреннее состояние: «Выполнил», «Выполнил, но не все», «Не выполнил», «Мне все равно». Эта информация будет вам полезна для последующих действий в обратной связи.

Для удобства дублируйте задание по электронной почте или просто на бумаге. В письменном виде оно будет сформулировано более конкретно