08.08.11 В ПФР рассказали, как сдать персонифицированную отчетность без ошибок

План видеосеминара:

1. Особенности представления отчетности по персонифицированному учету.

2. Подготовка форм документов по персучету.

3. Характерные ошибки при подготовке отчетности по персучету.

Не позднее 15 августа компаниям необходимо сдать индивидуальные сведения в ПФР за полугодие 2011 года. И хотя отчетность за полгода, но заполняются формы не нарастающим итогом с начала года, а за последние три месяца отчетного периода.

Напомню, что персонифицированный учет как система реализуется в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. Также он регулируется Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, которая утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н. Формы документов персонифицированного учета утверждены постановлением Правления ПФР от 7 июля 2010 г. № 166п.

В настоящее время готовятся кардинальные изменения. Формы сократят. А расчетом уплаченных платежей вновь займется программный комплекс ПФР.

Будут введены новые формы документов СЗВ-7-1 по каждому застрахованному лицу. Списочную форму СЗВ-6-2 отменят совсем. Также будет заполнятся форма АДВ-7-1 по каждой пачке документов. Еще вернется форма АДВ-12, которую раньше все знали как АДВ-11. Ее модернизируют, чтобы она соответствовала требованиям действующего законодательства по персонифицированному учету.

В формах отчетности компании будут ежеквартально сообщать сумму заработка по каждому застрахованному лицу.

Особенности представления отчетности по персонифицированному учету

С 2010 года требования к ведению персучета определены по-новому в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Администратором пенсионных взносов и взносов на обязательное медицинское страхование был определен Пенсионный фонд. Поэтому отчетность по страховым взносам и персонифицированному учету представляется в ПФР.

С 2011 года отчетность по персучету сдается ежеквартально, вместе с отчетом по страховым взносам. Основные показатели, которые отражены как в отчетности по персучету, так и в отчете по страховым взносам, взаимосвязаны. Они сравниваются при проверках, которые проводит Пенсионный фонд, получив отчеты.

Первая особенность представления отчетности в том, что реквизиты, такие как наименование компании, ее регистрационный номер в Пенсионном фонде, ИНН, а также суммы начисленных и уплаченных страховых взносов на пенсионное страхование, в целом по страхователю должны быть одинаковыми в отчетности по взносам и по персучету.

Вторая особенность – с 2011 года компании, которые подают сведения на 50 застрахованных лиц и более, с учетом тех, с кем заключены гражданско-правовые договоры, обязаны отчитываться в электронном виде с электронно-цифровой подписью Единственная оговорка – если компании не выполнят эту обязанность, пока законодательством не предусмотрена ответственность. Видимо, дополнение в законодательство внесут позже, когда еще уменьшат численность, при которой подача сведений в электронном виде с ЭПЦ становится обязательной для компаний с численностью свыше 20 человек.

Третья особенность – практика работы наглядно показала, что есть необходимость в том, чтобы два вида отчетности – по страховым взносам и персучету – сдавались одновременно, что уже закреплено законодательно. Это означает, что, как бы компания ни сдавала отчетность – лично на бумажном носителе, по почте или в электронном виде, оба отчета должны сдаваться вместе. Они взаимосвязаны. Также связаны их приемка и обработка. Это позволяет специалистам Пенсионного фонда проводить перекрестные проверки показателей в двух отчетах.

Еще одна особенность касается сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи. Компании часто спрашивают, как, собственно, организовать передачу отчетности по ТКС так, чтобы два отчета поступили в ПФР одновременно. Чтобы не возникло нареканий, два отчета нужно направлять одним отправлением, так называемым транспортным пакетом. При этом электронно-цифровой подписью подписывается каждый отчет.

Подготовка форм документов по персучету.

За полугодие 2011 года страхователи сдают те же формы, что и за первый квартал:

– форма СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц»;

– форма СЗВ-6-2 «Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц»; 

– форма АДВ-6-2 «Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР»;

– форма АДВ-6-3 «Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР».

Теперь подробнее об этих формах. Основная форма – это СЗВ-6-1. Она формируется по каждому застрахованному, который в отчетном периоде либо использовал неоплачиваемый отпуск, либо получал пособие по временной нетрудоспособности, либо работал в особых условиях труда, либо получил право на назначение досрочной пенсии. По каждой из указанных ситуаций предусмотрены соответствующие коды в классификаторах. Соответствующий код необходимо выбрать из приложения № 1 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п.

Следующая форма носит списочный характер – это СЗВ-6-2. Она заполняется на всех остальных работников. В нее заносятся сведения обо всех работниках, которые в отчетном периоде имели страховой стаж без перерывов и каких-либо особенностей.

Обе формы объединяются и сопровождаются вспомогательными формами – АДВ-6-3 и АДВ-6-2. Форма АДВ-6-3 сопровож-дает каждую пачку документов и является описью документов о начисленных и уплаченных страховых взносах. И сводная форма АДВ-6-2, которую условно называют «опись описей». Это свод всех сведений, которые страхователь передает в ПФР.

Подробнее про пачки документов. Ранее было отменено требование о том, что одна пачка должна содержать не более 200 документов. Но в итоге пострадали сами компании. При формировании одной пачки, содержащей более 50 или даже 100 тысяч документов, очень сильно затягивалось время обработки этой пачки в Пенсионном фонде. И компании не могли своевременно получить отчет об обработке документов фондом. Поэтому это требование ввели вновь. И сейчас одна пачка должна содержать не более 200 документов.

В частности, компании, отправившие отчетность по телекоммуникационным каналам связи, сразу же получают ответ о приемке из фонда. А результат обработки приходит позднее. Компании либо приходит уведомление о том, что отчет обработан и принят, либо он возвращается для исправления.

Два отчета приходят одновременно – по страховым взносам и по персучету. Но возможен такой вариант, что один из отчетов замечаний не имеет, а второй требует исправления. В этом случае беспроблемный отчет идет на дальнейшую обработку, а отчет с дефектами возвращается в компанию. Оба отчета возвращаются очень редко. Это возможно, например, в том случае, если в них не совпадают общие данные о начисленных и уплаченных страховых взносах.

По практике мы видим такую ситуацию, что чаще всего отчет по страховым взносам идет на дальнейшую камеральную проверку, а отчет по персучету возвращается на доработку страхователю в связи с ошибками, допущенными в отчетности по персучету.

Характерные ошибки при подготовке отчетности по персучету

Практически 60 процентов ошибок в том, что по отдельным застрахованным лицам суммы уплаченных страховых взносов превышают суммы начисленных взносов. Этого по определению не может быть. Причины кроются и в программах, которыми пользуются компании, а также в особенностях начисления взносов до и после 2010 года. До 2010 года ПФР вел учет только начисленных страховых взносов. И только такую информацию представляли страхователи. Далее уже программный комплекс ПФР в системе разносил уплаченные и начисленные суммы по каждому работнику в их индивидуальных лицевых счетах.

С момента, когда ПФР стал администратором страховых взносов, было решено все-таки получать от компаний точные данные о суммах уплаченных взносов в отношении каждого работника.

Но, к сожалению, так случилось, что программы, которые компании используют для формирования отчетности по перс-учету, не всегда могут корректно автоматически заполнить формы. По уплаченным взносам есть такая особенность. На лицевые счета разносятся только те суммы, которые реально поступили в Пенсионный фонд. Поскольку в дальнейшем суммы на накопительную часть трудовой пенсии направляются на инвестирование в управляющие компании или НПФ, в зависимости от выбора застрахованного. И естественно, что Пенсионный фонд может передавать только те деньги, которые к нему поступили. Что касается страховой части пенсии, то на лицевых счетах учитываются два показателя – начисленные и уплаченные взносы. Но при расчете пенсии берется только показатель о начисленных взносах. В этом отличие от накопительной части.

Поэтому сейчас самое первое, что проверяют в Пенсионном фонде в отчетности, это нет ли превышения уплаченных взносов над начисленными. Пользуясь правом самостоятельно распределять суммы по работникам, компании часто идут на уловки. Например, руководящему составу приписывают большую сумму взносов, а вспомогательному персоналу – меньшую. Таким образом, суммы взносов не соответствуют суммам зарплат, которые были начислены работникам. То есть получается, что руководителям приписывают суммы других работников, и это отражается в отчетности. Это субъективная ошибка.

Объективная ошибка заключается в том, что компании часто просто забывают о сотрудниках, уволившихся в отчетном периоде. Напомню, что если в течение второго квартала из компании кто-то ушел, то сведения о нем все равно подаются в ПФР в отчете за полгода. Но иногда об уволившихся забывают умышленно и распределяют уплаченные взносы между оставшимися сотрудниками. И тогда суммы начисленных взносов оказываются меньше уплаченных.

 Комментарий редакции

Как исправить ошибки в сведениях персонифицированного учета

Главная особенность исправления ошибок в сведениях персучета в том, что корректирующие формы представляются вместе с исходными при сдаче их за текущий отчетный период. Другими словами, до 15 августа компаниям предстоит не только сдать персонифицированную отчетность, но и корректирующие формы за I квартал, если тогда были допущены ошибки. Пенсионный фонд выпустил письмо от 23 мая 2011 г. № 08-25/5577. В нем собраны три письма о том, как правильно это сделать. В частности, чиновники ПФР обратили внимание, что в формах СЗВ-6-2 и СЗВ-6-1 показываются суммы всех платежей, перечисленные в отчетном периоде. Даже если в 2011 году компания погасила задолженность за 2010 год, пачки отдельно не формируются. Если же компании взносы были доначислены в ходе выездной проверки, то составляются корректирующие формы СЗВ-6-2 или СЗВ-6-1 за проверенный период и сдаются в отделение ПФР. За тот квартал, в котором было вынесено решение по проверке. А в форме АДВ-6-2 в раздел «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях» заносится сумма доначисленных взносов. Также они напомнили, что любые изменения в страховой базе, в том числе и в сторону уменьшения, требуют уточнения.