07.09.09 Учитываем расходы на оплату труда при УСН

Л.А. Масленникова
эксперт журнала «Упрощенка», кандидат экономических наук

Можно не покупать основные средства, материалы, компьютерные программы и совсем не пользоваться сторонними услугами. Не будет и соответствующих расходов. Однако выплачивать зарплату обязаны все организации и те предприниматели, у которых есть наемные работники, а потраченные на нее средства существенно влияют на налоги

Л.А. Масленникова, эксперт журнала «Упрощенка», кандидат экономических наук

Работодатели, применяющие упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы, имеют право отражать только те виды расходов, которые упомянуты в перечне пункта 1 статьи 346.16 НКРФ. В подпункте 6 указаны расходы на оплату труда и пособия по временной нетрудоспособности.

Об учете пособий мы уже рассказывали. Осталось разобраться с расходами на оплату труда и прежде всего с тем, какие выплаты к ним относятся. В пункте 2 статьи 346.16 НКРФ дана ссылка на статью 255 НКРФ, а это означает, что состав расходов на оплату труда при упрощенном и общем налоговых режимах один и тот же.

Что считать расходом на оплату труда

Статья 255 НКРФ очень объемная — в ней 25 пунктов, и мы расскажем обо всех, но подробно остановимся только на самых распространенных видах расходов.

Основная заработная плата

В основную заработную плату входят начисления по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или процентам от выручки (п. 1 ст. 255 НКРФ). Иначе говоря, это та часть, которую получают все работники. Она зависит от системы оплаты труда, принятой на предприятии: при повременной размер вознаграждения определяется количеством отработанных часов, при сдельной — полученными результатами, на комиссионной основе — выручкой и т. д.

Начисления стимулирующего характера

К стимулирующим выплатам относятся премии и доплаты (п. 2 и 3 ст. 255 НКРФ).

Премии назначаются за хорошие показатели, например за рост продаж или привлечение новых клиентов. Доплаты связаны с особенностями рабочего режима и представляют собой суммы, выдаваемые за сверхурочные, работу в выходные, праздники и ночью, пребывание во вредных условиях, совмещение профессий, расширение зон обслуживания и др. Однако в налогообложении признаются только доплаты, предусмотренные законодательством. Так что если работодатель решает улучшить положение работников, то начисления сверх норм, установленных Трудовым кодексом, он не вправе списывать согласно пункту 3 статьи 255 НКРФ.

Пример 1

ООО «Заря» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Бухгалтер И.А. Ксенофонтова отработала в июне 22 рабочих дня, один из которых пришелся на 12 июня (нерабочий праздничный день). В организации введена пятидневная рабочая неделя. Должностной оклад бухгалтера — 28 000 руб. Июньская премия за подготовку специальной документации составила 5000 руб. Согласно коллективному договору оплата работы в праздничные дни производится в тройном размере.

Определим, сколько всего следует выплатить И.А. Ксенофонтовой за июнь и какие из начислений можно отразить в расходах на оплату труда.

По пятидневному недельному графику в июне 2009 года 21 рабочий день. И.А. Ксенофонтова трудилась 22 дня, то есть на один день больше. Согласно коллективному договору за такую переработку полагается 4000 руб. (28 000 руб.: 21 день #3). Таким образом, общая сумма начислений сотруднице равна 37 000 руб. (28 000 руб. + + 4000 руб. + 5000 руб.).

Разберемся, на каких основаниях выплаты И.А. Ксенофонтовой можно причислить к расходам.

Должностной оклад (28 000 руб.) относится на расходы согласно пункту 1, премия (5000 руб.) — согласно пункту 2, а доплата за работу в выходной — согласно пункту 3 статьи 255 НК РФ, но только в пределах, установленных законодательством. Как указано в статье 153 ТК РФ, работа в выходные дни оплачивается не менее чем в двойном размере. Конкретные суммы могут быть обозначены в трудовых или коллективных договорах. В ООО «Заря» установлена тройная ставка. Это не противоречит законодательству, поэтому 4000 руб. можно полностью включить в расходы на оплату труда.

Выполнив некоторые требования, сверхнормативные доплаты все же можно учесть, но об этом будет сказано позже

Безвозмездная стоимость продуктов, форменной одежды, питания, жилья и коммунальных услуг

Затраты на некоторые товары и услуги, бесплатно предоставляемые персоналу, тоже расцениваются как расходы на оплату труда (п. 4 и 5 ст. 255 НКРФ). В первую очередь это средства, выделяемые на коммунальные услуги, жилье, питание и продукты (п. 4). Однако налоговый учет возможен только в том случае, когда все это полагается работнику согласно законодательству. Если же инициатива принадлежит работодателю, снизить налог не удастся.

Пример 2

ООО «Трансформер» выпускает автомобильные аккумуляторы. Применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Работа в производственном цехе связана с вредными веществами, в том числе со свинцом и его соединениями. 29 июня 2009 года приобретены молоко и кисломолочные продукты и выданы рабочим производственного цеха. Можно ли стоимость закупки отнести к расходам на оплату труда?

Согласно пункту 4 статьи 255 НК РФ в расходы на оплату труда включается стоимость продуктов питания для персонала, если их бесплатная раздача предусмотрена законодательством. При вредныхусловиях труда работники должны получать молоко или молочные изделия (ст. 222 ТК РФ).

Тем, кто имеет дело со свинцом и свинцовыми соединениями, полагается за смену 0,5 л молока или 500 г кисломолочных продуктов (нормы утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 № 45н). Таким образом, стоимость продовольственных товаров, выданных работникам в указанных пределах, можно списать в расходы на оплату труда.

Заметим, что если законодательство предусматривает для работника какие-либо бесплатные услуги, то работодатель, который не может их предоставить, выплачивает компенсацию. Ее сумма тоже включается в состав расходов на оплату труда (п. 4 ст. 255 НКРФ).

В пункте 5 статьи 255 НКРФ указана стоимость форменной одежды, обуви и обмундирования, выдаваемых работникам бесплатно и оставляемых в их пользовании. Условие для учета прежнее. Расходы учитываются только в том случае, если ношение работниками форменной одежды, обуви или обмундирования предусмотрено законодательством, а не требованием работодателя.

Средний заработок

Если работник в служебное время выполнял государственные или общественные обязанности, то выплата за неотработанные часы тоже войдет в расходы на оплату труда (п. 6 ст. 255 НКРФ). Подразумевается средний заработок, который сохраняется в случаях, оговоренных законодательством, например при прохождении беременной сотрудницей медицинского осмотра (ст. 254 ТКРФ).

Отпускные и компенсации

Расходы, связанные с выплатой отпускных, перечислены в пунктах 7 и 8 статьи 255 НКРФ.

В пункте 7 сгруппированы выплаты, определяемые из среднего заработка: за очередной отпуск, за разницу часов в полном и сокращенном рабочем дне, предусмотренном для несовершеннолетних, за время, потраченное матерями на кормление детей, и время медицинских осмотров, проходимых работниками.

К данному списку добавлена стоимость проезда к месту отпуска и обратно, возмещаемая на основании законодательства.

Подробно об учете форменной одежды рассказывалось в статье «Форменная, фирменная или спецодежда?» // Упрощенка, 2008, № 6

Об отпускных компенсациях читайте также в статье «Доплаты работникам: деньги вместо отпуска и выходные пособия» // Упрощенка, 2008, № 5

В пункт 8 выделена денежная компенсация за неиспользованный отпуск. Согласно статье 126 ТКРФ она полагается, если работник увольняется, не успев отдохнуть, или не хочет брать дополнительные дни отпуска (сверх обычных 28), предусмотренные законодательством.

Пример 3

ООО «Пиронс» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. В июне 2009 года после отпуска по уходу за ребенком вышла на работу Л.И. Королева, менеджер по продажам. Она попросила о двух получасовых ежедневных перерывах для кормления ребенка (сыну один год). Можно ли учесть в расходах оплату указанного времени?

В соответствии со статьей 258 ТК РФ работодатели обязаны предоставлять женщинам, имеющим детей до полутора лет, перерывы для кормления не менее чем на полчаса через каждые три часа работы. Оплата должна осуществляться исходя из среднего заработка. Следовательно, общество вправе включать в расходы суммы, выплачиваемые Л.И. Королевой за время, когда она кормит ребенка (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Выходные пособия

Начисления, связанные с увольнением, тоже являются расходами на оплату труда (п. 9 ст. 255 НК РФ), но только при реорганизации, ликвидации или сокращении численности или штата предприятия. Это так называемые выходные пособия, которые выдаются увольняемым работникам в перечисленных случаях.

Пример 4

ООО «Слемон» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Общество находится в стадии ликвидации, в связи с чем уволено 25 работников. Бухгалтер рассчитал и выплатил им пособия за два месяца исходя из среднего заработка. Можно ли эти выплаты признать в расходах?

Согласно статье 178 ТК РФ увольняемым работникам ликвидируемой организации полагаются пособия, рассчитанные исходя из среднемесячного заработка. Кроме того, средний заработок сохраняется за ними на время трудоустройства (не более двух месяцев). Поэтому выданные пособия можно включить в расходы на оплату труда (п. 9 ст. 255 НК РФ). Правда, перед выплатой пособия за второй месяц следует проверить, не трудоустроены ли работники. Но так как ООО «Слемон» ликвидируется, такой возможности не будет.

Вознаграждения за выслугу лет и районные надбавки

В пункте 10 статьи 255 НКРФ указаны единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности), но опять же с оговоркой, что в налоговом учете отражаются только выплаты, введенные законодательством. Согласно статье 135 ТКРФ дополнительные вознаграждения учреждаются внутренними нормативными актами (коллективными, трудовыми договорами и т. д.). Значит, чтобы суммы, начисляемые за выслугу лет, можно было учитывать, необходимо подготовить соответствующие документы.

Еще работодатель вправе уменьшать налоговую базу на сумму надбавок, начисляемых с использованием районных коэффициентов за труд и непрерывный стаж работы в тяжелых природно-климатических условиях (п. 11 и 12 ст. 255 НКРФ). Допустим, если у организации, применяющей упрощенную систему, есть обособленное подразделение в Сахалинской области, то заработную плату его сотрудников нужно корректировать на коэффициент 2,0. Значения районных коэффициентов можно узнать из информационных писем Минтруда России от 09.06.2003 № 1199-16 и от 19.05.2003 №670-9.

Это подтверждает Минфин России (см., в частности, письмо от 23.01.2008 № 03-03-06/2/5)

Компенсация стоимости проезда и провоза багажа

Данный вид расходов на оплату труда, как и надбавки за пребывание в суровом климате, образуется только у организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Согласно пункту 12.1 статьи 255 НКРФ стоимость проезда и провоза багажа работника и членов его семьи можно учесть в случае переезда из указанных районов после расторжения трудового договора (по всем основаниям, кроме увольнения за виновные действия). Учитываемая компенсация равна фактическим издержкам в пределах железнодорожных тарифов, а если в регионе нет железной дороги — в размере минимальной стоимости авиаперелета.

Оплата учебных отпусков

Согласно трудовому законодательству работникам должны обеспечиваться условия, позволяющие совмещать работу с учебой.

К тому же учащимся работникам предоставляются и оплачиваются учебные отпуска (ст. 173—176 ТКРФ). Согласно пункту 13 статьи 255 ТК РФ начисления из среднего заработка за положенный учебный отпуск можно включить в состав расходов на оплату труда. Налоговую базу разрешено снижать и на суммы, возмещенные за проезд к месту учебы и обратно.

Суммы за вынужденный прогул и переход на нижеоплачиваемую работу

Если работник вынужденно прекратил работу или исполнял обязанности, довольствуясь меньшим окладом, потери компенсируются, а суммы, соответствующие законодательству, считаются расходами (п. 14 ст. 255 НКРФ).

В соответствии со статьей 234 ТКРФ во всех случаях необоснованного лишения возможности трудиться работодатель обязан возместить сотруднику заработок, который тот не получил. Например, если работника отстранили от должности или уволили, он вправе подать в суд и потребовать оплатить ему рабочее время, пропущенное по вине работодателя. Размер возмещения учитывается в налоговой базе.

Согласно статье 182 ТКРФ по медицинским показаниям сотрудник может быть временно переведен на низкооплачиваемую работу. Вместе с тем за ним должен сохраняться средний заработок. Доплата до среднего заработка тоже является расходом на оплату труда.

Доплата до фактического заработка при временной нетрудоспособности

В статье 8 Федерального закона от 25.11.2008 № 216-ФЗ говорится, что максимальное пособие по временной нетрудоспособности за полный календарный месяц равно 18 720 руб. (если заболевание не вызвано несчастным случаем на производстве и не профессиональное).

Организациям на общем режиме суммы в пределах указанной величины возмещает ФСС. Как мы знаем, при упрощенной системе действуют особые правила начисления пособий по временной нетрудоспособности. Согласно статье 2 Федерального закона от 31.12.2002 № 190-ФЗ пособия выплачиваются из двух источников: ФСС (в пределах МРОТ за полный календарный месяц на каждого работника) и работодателя (остаток). На часть, выдаваемую из собственных средств, при объекте налогообложения доходы минус расходы разрешено снижать налоговую базу (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НКРФ).

Можно ограничиться пособием, определяемым исходя из общего максимального размера. Но это небольшая сумма, и некоторые работодатели доплачивают работникам. Надбавка до фактического заработка, предусмотренная трудовым, коллективным договором либо другим внутренним нормативным актом, включается в расходы на оплату труда (п. 15 ст. 255 НК РФ).

Страховые взносы

В пункте 16 статьи 255 НКРФ обозначены издержки на страховые взносы. Имеются в виду перечисления, произведенные согласно Федеральному закону от 30.04.2008 № 56-ФЗ, а также по договорам добровольного страхования и негосударственного пенсионного обеспечения, заключенным со страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами, обладающими лицензиями. Правда, есть ограничение. Учесть в налогах можно только взносы по договору:

— страхования жизни, оформленному с российской страховой компанией не менее чем на пять лет, в течение которых страховых выплат, в том числе рент или аннуитетов, не совершается, кроме случая смерти застрахованного лица или причинения вреда его здоровью;

— негосударственного пенсионного обеспечения с накоплением средств на именном счете участника или добровольного пенсионного страхования, при котором выплаты осуществляются в течение срока действия оснований, принятых законодательством для получения государственных пенсий из государственного фонда (по старости, инвалидности, за выслугу лет, социальных).

Минфин России с этим согласен (см., например, письмо от 12.02.2009 № 03-03-06/1/61)

Причем договор негосударственного пенсионного обеспечения может предусматривать выплаты, производимые либо пока на именном счете участника есть деньги, но не менее пяти лет, либо пожизненно, а договоры добровольного пенсионного страхования — пожизненную пенсию;

— добровольного личного медицинского страхования работников не менее чем на один год;

— добровольного личного страхования с выплатами исключительно в случае смерти застрахованного лица или причинения вреда его здоровью.

Обратите внимание: при пересмотре договора, после которого он перестал отвечать приведенным требованиям, признать расходы нельзя. А если это уже сделано, то начиная с даты оформления новых отношений нужно внести поправки в учет. И это не все.

Расходы на оплату труда берутся без страховых взносов

Страховые взносы включаются в налоговую базу по нормам:

1) суммарные платежи, уплачиваемые в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ, а также по договорам долгосрочного страхования жизни, добровольного пенсионного страхования и негосударственного пенсионного обеспечения, — не более 12% расходов на оплату труда;

2) по договорам добровольного медицинского страхования — не более 6% расходов на оплату труда;

3) по договорам добровольного личного страхования с выплатами в случае смерти застрахованного лица или причинения вреда его здоровью — не более 15 000 руб. в год (из расчета общей суммы взносов, деленной на число застрахованных).

Пример 5

ООО «Крона» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. В июне 2009 года общество заключило договор добровольного личного страхования работников, предусматривающий оплату страховщиками медицинских расходов в течение 12 месяцев. Перечисленные взносы равны 178 000 руб.

Можно ли эту сумму признать при налогообложении, если за полугодие расходы на оплату труда (без взносов) составили 2 920 300 руб., а других взносов, кроме платежей по договорам добровольного страхования и негосударственного пенсионного обеспечения, в 2009 году не перечислялось?

Взносы по договорам добровольного медицинского страхования учитываются в налоговой базе при УСН (п. 16 ст. 255 НК РФ), но не полностью, а в пределах 6% расходов на оплату труда. Для ООО «Крона» это не более 175 218 руб. (2 920 300 руб. х 6%) за полугодие. Уплачено больше, поэтому можно отразить только эту сумму. Остаток — 2782 руб. (178 000 руб. - 175 218 руб.) удастся списать в следующем квартале, если, конечно, не будет превышена норма.

Начисления за время в пути

Выплаты сотрудникам, установленные коллективным договором за проезд от офиса организации (пункта сбора) до места работы и обратно, тоже относятся к расходам на оплату труда (п. 17 ст. 255 НКРФ). Однако подобные траты разрешается учитывать, лишь прибегая квахтовому методу. То есть, как разъясняется в статье 297 ТК РФ, когда трудовой процесс происходит далеко от постоянного места жительства работников и ежедневное возвращение домой невозможно.

Предположим, у организации есть обособленное подразделение в местности, в которой никто из сотрудников не живет, а дорога до головного офиса занимает 12 часов. Работодатель должен ее полностью оплачивать, если такое условие есть в трудовых или коллективном договорах, а издержки вправе учитывать при налогообложении.

Начисления физическим лицам, привлеченным по договорам с государственными организациями

Согласно пункту 18 статьи 255 НКРФ речь идет о суммах, выдаваемых физическим лицам, которые работают у налогоплательщика по специальным договорам с государственными организациями. Подчеркиваем: не трудовым и не подрядным договорам, а специальным и заключаемым не с коммерческими фирмами и не с гражданами, а с государственными структурами.

Данный вопрос затрагивает тех, кто использует труд осужденных. Привлечению лиц, лишенных свободы, к работе на объектах вне учреждений, исполняющих наказание, посвящена статья 21 Закона РФ от 21.07.93 № 5473-1. В расходы нанимателей включаются выплаты, перечисленные как самим рабочим, так и исправительным учреждениям.

Выплаты за время обучения

Если сотрудник направлен на повышение квалификации или переподготовку с отрывом от производства, средний заработок за период его отсутствия тоже признается расходом на оплату труда (п. 19 ст. 255 НКРФ). Напомним, что в таких случаях гарантируется сохранение места работы, должности и среднего заработка (ст. 187 ТК РФ).

Пример 6

ООО «Сапфир» применяет УСН. Финансовый директор А.В. Стрижевский обучался на курсах «Управление затратами в условиях кризиса» с отрывом от производства. Занятия длились пять рабочих дней. Среднедневной заработок финансового директора — 1850 руб. Какую сумму можно учесть в налоговой базе общества?

Согласно статье 187 ТК РФ время учебы, на которую был направлен работник, оплачивается в размере среднего заработка. А.В. Стрижевскому необходимо начислить 9250 руб. (1850 руб. х 5 дн.) и эту сумму включить в расходы на оплату труда (п. 19 ст. 255 НК РФ).

Оплата выходных для доноров

Для работников, являющихся донорами, законодательством предусмотрены определенные льготы. Работодателю необходимо оплачивать им дни, пропущенные на работе по причине обследований и сдачи крови, а также дни отдыха после сдачи крови (ст. 186 ТК РФ). Расчет производится по среднему заработку, а расходы списываются согласно пункту 20 статьи 255 ТКРФ.

Оплата труда внештатных работников

Следующая часть расходов — суммы, начисляемые лицам, которые не состоят в штате организации и работают по договорам гражданско-правового характера (п. 21 ст. 255 НКРФ).

Выплаты по договорам, заключенным с индивидуальными предпринимателями, не относятся к расходам на оплату труда. При определенных условиях их можно учесть на другом основании

Пример 7

ООО «Александрит», применяющее УСН, заключило два договора подряда на ремонт своего склада. Исполнителем по первому договору выступает физическое лицо, по второму — индивидуальный предприниматель. Будут ли выплаты по данным договорам расходами, уменьшающими налоговую базу?

Стоимость работ по договору подряда с физическим лицом можно учесть при налогообложении как расход на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ), а по договору с индивидуальным предпринимателем — как расходы на ремонт основного средства (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Компенсация процентов по денежным обязательствам сотрудников

Новый вид расходов на оплату труда появился 1 января 2009 года (п. 24.1 ст. 255 НКРФ). Работодатели, возмещающие работникам процентные суммы по займам и кредитам, взятым на покупку или строительство жилья, вправе снизить налоговую базу. Жаль только, что не более чем на 3% расходов на оплату труда.

Прочие составляющие

Разберем последние виды расходов на оплату труда, данные в статье 255 НКРФ.

Для выплат за время военной службы (п. 22) пояснений не требуется, а вот доплаты инвалидам (п. 23) прокомментируем. Согласно статье 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ у инвалидов I и II групп 35-часовая рабочая неделя. Работодатель платит им как за полные 40 часов, а суммы за пять недоработанных часов в неделю вправе отнести к расходам на оплату труда.

Начисленные резервы для расчета за предстоящие отпуска и за выслугу лет (п. 24) могут учесть только плательщики налога на прибыль, так как при УСН нельзя списывать неоплаченные затраты (п. 2 ст. 346.17 НКРФ).

Все выплаты работникам, не упомянутые в Налоговом кодексе, но предусмотренные трудовыми или коллективными договорами, тоже причисляются к расходам на оплату труда (п. 25), что «упрощенцам» очень кстати. Достаточно указать сумму в договоре, и на нее удастся снизить налоговую базу. Конечно, соблюдая все требования для учета расходов (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НКРФ).

Порядок учета

При упрощенной системе расходы признаются согласно пункту 2 статьи 346.17 НКРФ. Главное, любые расходы могут быть отражены лишь после оплаты. По поводу сумм, выделяемых на оплату труда, уточнено, что они списываются в день выдачи сотрудникам (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НКРФ). Таким образом, их можно включить в налоговую базу, расплатившись деньгами, в натуральной форме или по-другому погасив задолженность перед персоналом.

Таблица. Фрагмент Книги учета доходов и расходов ЗАО «Прометей» за II квартал 2009 года

Все правила понятны, но остановимся на следующем.

Минфин России с этим согласен (см. письмо от 12.07.2007 № 03-11-04/2/176)

1. Заработная плата выдается не реже одного раза каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ ). Поэтому обычно в середине месяца работники получают аванс, а в конце его или начале следующего — остаток. Когда аванс можно отразить в налоговом учете? При упрощенной системе для этого требуется не только оплата, но и осуществление. Значит, зарплата должна быть начислена, а выданный аванс списывается не раньше последнего дня месяца.

2. Те, кто находится на упрощенной системе, не освобождаются от обязанностей налоговых агентов (п. 5 ст. 346.11 НКРФ). Поэтому с зарплаты работников следует удерживать НДФЛ и перечислять в бюджет. Учитывается ли при налогообложении НДФЛ? Да, потому что в расходы на оплату труда входит начисленная сумма, а не выданная на руки, и НДФЛ тоже является их частью.

Пример 8

ЗАО «Прометей» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. 15 июня работникам выплачен аванс в размере 459 000 руб., а 30 июня — оставшаяся сумма, равная 478 300 руб. Тогда же, 30 июня, в бюджет перечислен НДФЛ — 136 400 руб. Отразим расходы в налоговом учете.

Выданный аванс можно отразить в расходах только после того, как начислена зарплата, то есть 30 июня. В этот же день отнесем на расходы вторую часть зарплаты и НДФЛ .