07.07.2014 Если работник направлен в однодневную командировку

И.Н. Шульга, эксперт журнала «Учет в производстве»

Суммы, выплачиваемые работникам в качестве суточных при направлении их в однодневную командировку, не облагаются НДФЛ лишь в пределах норм, установленных законодательством РФ*.

* Письмо Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916. 

Минимальный срок командировки не установлен

В командировку можно направить только работника, состоящего в трудовых отношениях с организацией (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках)).

Срок командировки определяется с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия к месту постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с работодателем. Заметим, что ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о командировках не установлен минимальный срок, на который можно направить работника в командировку. Следовательно, если поездка совершается по заданию руководителя, а в ходе ее работник выполняет служебное поручение, то ее можно назвать командировкой, даже если она продолжается всего один день.

Возмещение расходов

При направлении специалиста в командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются иные расходы, связанные с поездкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).

В частности, организация обязана компенсировать работнику (ст. 168 Трудового кодекса РФ):

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• иные затраты, которые он понес с разрешения или ведома своего руководителя (оплата такси, телефонных переговоров, расходы, связанные с обменом валюты и др.).

Кроме того, работнику компенсируются дополнительные расходы (выплачиваются суточные).

Трактовка понятия «суточные» была дана в определении Верховного суда РФ от 26 апреля 2005 г. № КАС05-151. В нем сказано, что право на возмещение дополнительных расходов (суточные) связано не только с выполнением служебного поручения вне места постоянной работы, но и с проживанием работника вне постоянного места жительства.

Выплата суточных обязательна за исключением случаев, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой. Основание – пункт 11 Положения о командировках. Решение о том, нужно ли работнику ежедневно возвращаться из места служебной командировки, если есть такая возможность, принимает руководитель в каждом конкретном случае (п. 11 Положения о командировках).

При этом необходимо учесть:

• расстояние до места командировки;
• условия транспортного сообщения;
• характер выполняемого задания;
• возможность создания работнику условий для отдыха.

НДФЛ с суточных при однодневной командировке

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками (суточных), определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом). Основание – статья 168 Трудового кодекса РФ.

В вопросе удерживать или нет НДФЛ с суточных работнику, который направлен в однодневную командировку или имеет возможность ежедневно возвращаться домой, чиновники изменили свою точку зрения. Ранее они настаивали на том, что при командировке на один день суточные не положены. А в случае их выплаты нужно удержать НДФЛ. Затем в письме Минфина России от 5 марта 2013 г. № 03-04-06/6472 было указано, что денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, освобождаются от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории Российской Федерации и 2500 руб. при заграничной поездке. Свою точку зрения чиновники аргументировали постановлением Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12. В нем судьи пояснили, что такие выплаты не признаются суточными в значении, используемом трудовым законодательством. Однако они являются возмещением иных расходов работника, связанных со служебной командировкой, и, следовательно, не образуют дохода (экономической выгоды) командированного специалиста.

Финансисты подтвердили свою позицию в письме Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916. Они указали, что при направлении сотрудника в однодневную командировку средства, выплачиваемые взамен суточных, освобождаются от НДФЛ в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, суточные в пределах установленных норм (700 руб. при командировке в РФ и 2500 руб. при командировке за границу) НДФЛ не облагаются.

Командировочное удостоверение оформлять не обязательно

Законодательством прямо не предусмотрена обязанность оформлять командировочное удостоверение при направлении работников в однодневные командировки. Согласно Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62, командировочное удостоверение можно не выписывать, если сотрудник должен возвратиться из поездки в этот же день. Этой инструкцией разрешено пользоваться, поскольку в силу статьи 423 Трудового кодекса РФ до приведения нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с Трудовым кодексом РФ могут применяться правовые акты СССР.

По этому вопросу высказался и Минтруд России. Он указал, что допускается не оформлять командировочное удостоверение для подтверждения расходов при направлении работника в однодневную командировку (письмо от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291). 

Важно запомнить
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства к месту постоянной работы.