06.11.12 Как работать с важной для бухгалтерии первичкой сейчас и что изменится в 2013 году

Лектор семинара: О. А. Букина
к.э.н., главный аудитор ООО «Аудит-Стандарт»

План семинара:

1. Формы первичных документов в следующем году.

2. График документооборота.

3. Корректировочные счета-фактуры.

4. Исправленные счета-фактуры.

5. Документы по инвентаризации.

6. Заявление при выдаче денег под отчет.

7. Транспортная накладная и ТТН.

8. Путевые листы.

9. Договор хранения.

10. Договор займа.

11. Документы, подтверждающие осмотрительность при выборе контрагента.

Со следующего года вступает в силу новый закон о бухгалтерском учете. Мы рассмотрим, как в связи с этим потребуется оформлять первичные документы.

Затем разберем вопросы, которые часто возникают у бухгалтеров по первичке, а также счетам-фактурам. Кроме того, поговорим о проекте нового ПБУ по доходам компании.

Формы первичных документов в следующем году

Главное новшество – унифицированные формы со следующего года будут необязательными. Это указано в пункте 4 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В то же время компания сможет продолжать использовать привычные типовые бланки. Тем более что все они есть в бухгалтерских программах. В таком случае нужно установить в учетной политике, что организация применяет в качестве первичных документов унифицированные формы, и их перечислить.

А теперь допустим, что организация заключила договор на отделочные работы. Согласно учетной политике, компания использует унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100. Получается, что в данном случае в наличии должен быть акт о приемке выполненных работ № КС-2. А вот в учетной политике исполнителя предусмотрен акт приемки-сдачи работ в свободной форме. Как быть в этой ситуации? Прежде всего стороны должны договориться между собой, как они будут оформлять приемку работ. Этот момент нужно прописать в договоре.

Причем чтобы выбранная сторонами форма документа не противоречила учетной политике компании, можно поступить так. Предусмотреть в учетной политике организации возможность использовать бланки, которые согласованы с контрагентами.

Например, если договором с контрагентом предусмотрено составление первичных документов по форме, отличной от установленной в приложении № 1 к учетной политике, то в рамках указанного договора применяются формы первичных документов, определенные в договоре.

Возможен и такой вариант. Предусмотреть в учетной политике формы документов для отдельных контрагентов.

Кстати, бланки первичных документов необязательно приводить непосредственно в приложении к учетной политике. Можно утвердить их отдельным приказом руководителя. А в учетной политике сделать ссылку на этот приказ.

Теперь об обязательных реквизитах первичных документов. В целом они останутся теми же, что и действуют сейчас. Правда, есть такое отличие. В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ указано, что первичный документ должен иметь денежное измерение. А согласно новому закону, первичка может иметь денежный или натуральный измеритель. Либо и то и другое.

График документооборота

График документооборота поможет компании упорядочить работу с первичкой. Составляя его, сосредоточиться лучше, конечно, на тех документах, которые регулярно поступают в компанию. Или же постоянно заполняются внутри самой организации.

Из графика должно быть понятно, в какие сроки и кто должен сдать документ в бухгалтерию, сколько времени дается бухгалтеру на его обработку и где хранится бумага. Формат возможен любой: например, в виде таблицы.

Готовый график документооборота можно сделать приложением к учетной политике. Либо утвердить в отдельном документе.

Корректировочные счета-фактуры

Корректировочный счет-фактуру продавец составляет, если изменились цена или количество товаров, которые были отгружены покупателю.

Преимущество данного вида счетов-фактур в следующем. Когда стоимость товаров снижается, например, из-за скидки, стороны договора отражают все связанные с этим изменения в расчете НДС текущим периодом. То есть в квартале, в котором составлен корректировочный счет-фактура.

Обратите внимание на следующий момент. Чтобы составить корректировочный счет-фактуру, у продавца должен быть документ с подписью покупателя о согласии с изменением цены. Это может быть дополнительное соглашение к договору. Или, например, протокол согласования цен. Во избежание споров лучше всего указать в договоре, какая именно бумага подтверждает изменение стоимости товаров.

Если же необходимого документа не будет, продавец не сможет принять к вычету НДС по корректировочному счету-фактуре с разницы между первоначальной и сниженной стоимостью товаров.

А как быть, если поставщик завысил или занизил цену из-за технической ошибки? В этом случае составить корректировочный счет-фактуру не получится. Чиновники разъясняют, что продавцу нужно внести исправления в счет-фактуру на отгрузку.

Исправленные счета-фактуры

С исправлением счетов-фактур ситуация другая. Допустим, продавец отгрузил товары покупателю в прошлом квартале. Теперь же в счете-фактуре обнаружили ошибку и его нужно исправить. Какие это влечет последствия? Прежде всего самому поставщику нужно будет исправить книгу продаж за период отгрузки товаров. А покупатель аннулирует вычет НДС, который он заявил в прошлом квартале. Затем примет налог к вычету по исправленному счету-фактуре в текущем периоде.

Документы по инвентаризации

Существуют Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. В них достаточно подробно описано, какие документы необходимо составить при проведении инвентаризации. Поэтому здесь особых проблем обычно не возникает.

Периодичность инвентаризации компания устанавливает самостоятельно. Скажем, по товарам и материалам удобно проводить инвентаризацию ежемесячно. По дебиторке и кредиторке – раз в квартал. Ну и конечно, обязательной является инвентаризация перед составлением годовой отчетности.

Допустим, при инвентаризации выявили пересортицу товаров. Инспекторы считают, что в налоговом учете пересортицы быть не может. Это означает, что излишки товаров необходимо признать доходом компании. В то же время недостачу учесть в расходах нельзя.

Заявление при выдаче денег под отчет

В связи с вводом Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П компания выдает деньги под отчет по заявлению работника. Причем руководитель должен указать в нем сумму, срок выдачи денег, поставить в нем дату и подпись. Такое требование установлено в пункте 4.4 Положения.

Допустим, работник периодически получает средства на хозяйственные нужды. В этом случае можно составить одно заявление на длительный период. Например, на год. Во всяком случае, Положение № 373-П этого не запрещает. Тогда руководитель поставит на нем визу о том, что необходимо ежемесячно выдавать работнику определенную сумму на такой-то срок.

Транспортная накладная и ТТН

В прошлом году появилась новая форма транспортной накладной. При этом бланк товарно-транспортной накладной № 1-Т чиновники не отменили. Возник закономерный вопрос: нужно ли составлять сразу две указанные накладные?

Ясность внесли налоговики в письме ФНС России от 21 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4681@. Они указали: подтвердить расходы на перевозку товаров компания вправе одним документом – транспортной накладной либо ТТН. Так что смело руководствуйтесь выгодными разъяснениями контролеров. Кстати, чиновники ФНС России выпустили еще одно весьма полезное письмо от 12 августа 2011 г. № СА-4-7/13193@ – с обзором решений судей ВАС РФ. Причем этот документ они довели до местных налоговиков. В пункте 33 письма указано, что вычет по приобретенным товарам компания вправе заявить без наличия ТТН.

Такая позиция выражена в постановлении Президиума ВАС РФ от 9 декабря 2010 г. № 8835/10. Заметим, что в ситуации, которую рассматривали судьи, покупатель перевозил приобретенный товар собственным транспортом. Судьи посчитали, что в данном случае для вычета достаточно товарной накладной № ТОРГ-12 и счета-фактуры.

Путевые листы

Обязательные реквизиты путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Маршрут формально в их число не входит. Но, по мнению налоговиков, указывать его необходимо. При этом фразу «поездки по городу» писать нельзя. Чтобы у проверяющих не возникало претензий, надо приводить конкретные пункты назначения: банк, склад и т. д.

Часто вопросы вызывает требование приводить в путевом листе дату и время предрейсового осмотра водителей. Поскольку на практике обычные неспециализированные компании эти данные не проставляют. Здесь контролеры более лояльны. Обычно они принимают документы и без отметки о медосмотре.

Еще один немаловажный момент, связанный с транспортными затратами компании. По расходам на горюче-смазочные материалы принять налог к вычету без проблем можно только при наличии счета-фактуры. Если же есть кассовый чек, в котором указано «в том числе НДС», то налоговые инспекторы обычно требуют выделить эту сумму расчетным путем. И в расходах ее не учитывать.

Договор хранения

Компания может передать товар на хранение специализированной организации. Например, если нет возможности сразу поместить приобретенную продукцию на свой склад. Для этого заключают договор складского хранения (ст. 907 ГК РФ). В подтверждение компания получает складское свидетельство.

Возможна и такая ситуация. Покупатель по каким-то причинам не забирает приобретенный товар. Так что он пока хранится на складе поставщика. В этом случае есть риск претензий со стороны налоговиков. Они могут заявить, что поставщик оказывает услуги по хранению на безвозмездной основе, и доначислить НДС. Поэтому лучше заключить с контрагентом договор хранения хотя бы с минимальной ценой услуг.

Договор займа

В договоре займа нужно прописывать размер процентов. Если этого условия не будет, инспекторы посчитают, что компания-заемщик получила денежные средства по ставке рефинансирования. Это предусмотрено в статье 809 ГК РФ.

Так что, если компания хочет оформить беспроцентный заем, это должно быть явно указано в договоре. Кстати, доход по налогу на прибыль в данном случае учитывать не нужно. Хотя экономическая выгода у организации, получившей заем без условия об уплате процентов, конечно, возникает. Но порядок ее расчета в главе 25 НК РФ не прописан.

Документы, подтверждающие осмотрительность при выборе контрагента

Чтобы у налоговиков не возникало претензий к расходам и вычетам НДС, желательно иметь в наличии документы, которые обосновывают «должную осмотрительность» при выборе контрагентов.

В число таких документов обычно входят свидетельство о госрегистрации и постановке на учет в инспекции, устав, баланс.

От инспекции можно также попробовать запросить справку, которая подтвердит, что партнер уплачивает налоги.

Назову еще ряд документов, но их контрагент может и не представить. Это копии налоговых деклараций, справка о том, в каком банке открыт расчетный счет, копия паспорта директора компании.

Кроме того, в досье по контрагенту можно добавить письмо о подтверждении местонахождения компании, имеющиеся рекламные проспекты по товарам (работам, услугам). А также распечатанную страницу с официального сайта.

Если деятельность партнера лицензируется, нелишним будет получить копию лицензии.