ПУБЛИКАЦИЯ

06.09.06 Внимание к мобильным переговорам

Николай Портных, эксперт журнала «Двойная запись»

Операторы сотовой связи изменили условия оплаты. Теперь они берут деньги не только за продолжительность исходящего звонка, но и за соединение. В итоге суммы, которые перечисляют компании за переговоры сотрудников, возросли. Сейчас как никогда важно доказать обоснованность мобильных расходов.

Один из самых «популярных» поводов для штрафа по налогу на прибыль - недостаточное (по мнению ревизоров) экономическое обоснование мобильных переговоров. В Налоговом кодексе РФ, к сожалению, не говорится, каким образом организации следует доказывать служебный характер звонков по сотовым телефонам. Однако существуют некие правила, соблюдение которых с большой вероятностью поможет избежать санкции. О них мы расскажем в нашей статье.

Кто хозяин телефона?

Идеально, если SIM-карты зарегистрированы на юридическое лицо, а аппараты числятся на балансе предприятия. В противном случае инспекторы скорее всего не преминут объявить расходы на сотовую связь необоснованными. Логика простая: раз трубка принадлежит не фирме, а сотруднику, который при этом является абонентом, то оплата мобильных счетов - затраты работника, а не организации.

В арбитражной практике встречаются примеры, когда отсутствие документов, где зафиксировано принятие телефона к учету, склонило судей на сторону ИФНС (см. постановление ФАС ДО от 22 декабря 2004 г. № Ф03-А24/04-2/3425). Правда, в данном примере речь идет не об издержках, а о вычете НДС при расчетах за услуги связи. Но это не принципиально, ведь подобный вывод может быть сделан и при рассмотрении спора о штрафе по налогу на прибыль. Также судьи иногда соглашаются с ревизорами, если договор на абонентское обслуживание номера заключен с физическим лицом (см., например, постановление ФАС ВВО от 21 декабря 2005 г. № А31-8194/22).

Но во многих компаниях сотрудники пользуются личными аппаратами в производственных целях. А организация компенсирует расходы на служебные звонки. Неужели здесь нет ни малейшей возможности уменьшить облагаемый доход? Согласиться было бы неверно. Например, в постановлении ФАС ДО от 22 февраля 2006 г. № Ф03-А24/06-2/56 судьи поддержали организацию. Они указали, что право на отнесение к издержкам счетов по оплате связи не зависит от документального подтверждения факта принадлежности телефонов предприятию.

Обратите внимание, что в одном и том же Дальневосточном округе по аналогичным спорам приняты противоположные вердикты. Это доказывает, что шанс на победу у плательщика есть. Но будет ли этот шанс использован, во многом зависит от бумаг, подтверждающих экономическую обоснованность использования сотовых аппаратов (подробно о таких документах мы расскажем чуть позже).

Немного о НДФЛ и едином соцналоге

Говоря о компенсации сотрудникам, эксплуатирующим личные трубки, стоит упомянуть о едином социальном налоге и НДФЛ. Установленные законом компенсации, выплаченные в пределах норм, освобождаются от данных налогов (подп. 2 п. 1 ст. 238 и подп. 3 ст. 217 НК РФ соответственно). Статья 188 Трудового кодекса РФ гласит, что если сотрудник использует свое имущество в интересах работодателя с согласия и ведома последнего, то работнику полагается возмещение.

Каков же размер необлагаемого лимита? Чиновники советуют определять его соглашением сторон в виде трудового договора, заключенного в письменной форме (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72). Также важно распоряжение руководителя, где установлена величина возмещения и причины, по которым сотрудник вынужден использовать свой аппарат для нужд фирмы. Одно предприятие доказало, что не должно начислять НДФЛ на сумму компенсации. Аргументом явился приказ, предписывающий погашать стоимость разговоров специалиста в связи с тем, что на его рабочем месте отсутствовал стационарный телефон (постановление ФАС СЗО от 23 мая 2006 г. № А13-15096/2005-08).

Детализированные счета

В отличие от законодателей, специалисты из Минфина России уделили должное внимание документам, с помощью которых организациям следует подтверждать производственную направленность мобильных переговоров. В письме от 27 августа 2006 г. № 03-03-04/3/15 они сказали, что это утвержденный директором перечень должностей, которым полагается сотовый аппарат, договор с оператором связи и детализированные счета.

Со списком должностей и договором все ясно. Но что такое детализированный счет? Такой вопрос одна компания задала финансовому ведомству. В официальном ответе (письмо Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418) чиновники растолковали, как по их мнению выглядит подобный документ. Выяснилось, что он содержит детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за плательщиком абонентскому номеру. Допустим, фирма должна заплатить за сентябрь 30 000 рублей. Детализированный счет - это разбивка данной суммы по сотрудникам: Иванов - 5000, Петров - 10 000 и т. д. А сумма, приходящаяся на Иванова, в свою очередь складывается из отдельных звонков по определенным номерам. Эту информацию и содержит детализированный счет. Кстати, судьи тоже считают, что без этого документа экономическая обоснованность не подтверждена (см., например, постановление ФАС УО от 26 декабря 2005 г. № Ф09-2102/05-С2).

Однако сама по себе детализация еще не доказывает производственную направленность мобильных диалогов. Нужно наглядно продемонстрировать, что те абоненты, которых вызывали сотрудники предприятия, являются деловыми партнерами, а не родственниками или друзьями. Если с ними не заключены контракты и соглашения, то налоговики, очевидно, объявят звонки необоснованными. Чтобы этого не допустить, необходимо составить внутренние распорядительные документы о проведении предварительных переговоров с потенциальными контрагентами. Именно такие бумаги советуют оформлять специалисты из УФНС России по г. Москве в письме от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319. Добавим, что на практике чаще всего оформляют протокол о намерениях. Ревизоры, как правило, благосклонно относятся к организациям, предъявившим подобные бумаги.

Лимиты для сотрудников

В больших компаниях, где служебной сотовой связью пользуются десятки, а то и сотни человек, очень трудно проверить каждый номер, с которым контактировал работник. Есть способ, который позволяет решить данную проблему. Он заключается в том, чтобы установить для всех сотрудников лимиты, в пределах которых счета оплачивает предприятие. Подразумевается, что данная величина - экономически обоснованные расходы организации. Ее списывают на уменьшение облагаемого дохода. А сумму, превышающую норматив, вносит сам работник (либо деньги вычитают из его зарплаты).

Конечно, такой подход дает весьма приблизительные сведения о том, какие разговоры были производственными, а какие - личными. Чиновники полагают, что учет затрат на мобильные звонки по примерным среднегодовым нормам не может применяться для целей налогообложения прибыли.

Константин Новоселов, советник налоговой службы РФ III ранга:

- Сам по себе лимит не обосновывает экономическую оправданность затрат на сотовую связь. Для признания произведенных расходов необходимо иметь ряд иных документов, в частности договор с оператором связи.

Аналогичную точку зрения излагают налоговики из московского УФНС в письме от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153. Но арбитры часто расценивают лимиты как доказательство оправданности издержек. Пример тому - постановление ФАС МО от 31 мая 2006 г. № КА-А40/4775-06. В нем наличие предельного размера для каждого сотрудника названо в числе важных аргументов в пользу плательщика.

На практике лимитирование очень распространено.

Наталья Трусова, заместитель финансового директора группы компаний «СИТИПРЕСССЕРВИС»:

- В нашем холдинге утверждены нормы, которые определяют, сколько каждый сотрудник вправе тратить на производственные переговоры по сотовому телефону. Ежемесячно мы получаем корпоративный счет. Затем специально выделенный сотрудник подсчитывает суммы, подлежащие вычету из зарплаты специалистов. Стоимость звонков в пределах лимита бухгалтерия списывает в расходы.

Мы советуем рассчитывать предельный показатель стоимости служебных звонков на основании фактических данных за прошлые периоды. То есть нужно потратить время и силы на то, чтобы выяснить точные данные за несколько месяцев о переговорах в интересах фирмы. Затем вывести среднее значение и взять его за норматив. Калькуляцию следует предъявить ревизорам, тогда вероятность конфликта уменьшится.

Впоследствии в случае необходимости норматив можно подкорректировать.

Ольга Бобылева, главный бухгалтер ООО «Концерн БЕЛЫЙ ВЕТЕР»:

- Предпочтительнее для компании использование безлимитной связи с твердой абонентской платой. Ведь тогда не нужно отчитываться перед налоговыми органами, что звонки экономически обоснованы. Иначе постоянно придется перерасчитывать нормативы. Если счет за разговоры в среднем 150 долларов в месяц, то лимит составит порядка 100 долларов на рабочие звонки (это разговоры с контрагентами и проч.) Если работник командирован, то вступает в действие дополнительный приказ, предусматривающий лимит с учетом роуминга.

Возможен и другой вариант: по истечении периода выяснить, какова сумма счета, и установить задним числом соответствующий лимит. Например, в августе менеджер потратил на сотовые диалоги 2000 рублей. В первых числах сентября директор издает приказ, датированный 1 августа, где лимит на наступивший месяц утверждается в размере 2000 рублей. Такой метод кажется нам не совсем удачным, так как выглядит неестественным и наводит на мысли об уловках и хитростях.

Некоторые компании списывают в затраты стоимость звонков сверх лимита.

Валентина Степанова, главный бухгалтер ОАО «ТД "ГУМ"»:

- Если стоимость разговоров превышает установленный лимит, то сотрудник пишет пояснительную записку на имя руководителя, где указывает, по каким номерам звонил, какие вопросы решал. Управляющий директор принимает решение, нужно ли относить эти расходы к производственным и принимать к учету. В приказе есть сноска, позволяющая включать обоснованные расходы на мобильную связь сотрудников в случае превышения лимита. Если причина перерасхода - разговоры по личным вопросам, то сотрудник вносит деньги в кассу.

Сумму, которую заплатил работник, необходимо включить в доходы. А равную ей величину, перечисленную фирмой оператору, следует признать прочими затратами. Так советует Минфин России в письме от 27 августа 2006 г. № 03-03-04/3/15.