ПУБЛИКАЦИЯ

05.06.06 Штатная ситуация (Штатное расписание)

Некоторые считают, что штатное расписание нужно только для того, чтобы кадровик знал, сколько еще вакансий есть на предприятии, да еще для того, чтобы показывать его при проверках трудовой инспекции. Однако, по мнению нашей читательницы Ирины КУЗНЕЦОВОЙ, руководителю и бухгалтеру оно тоже может очень пригодиться.

Штатное расписание. Не просто перечень

Все началось с того, что однажды мой работодатель, Иван Баранкин, сказал, что нам нужно будет разработать штатное расписание. Честно признаться, эта просьба меня удивила и озадачила. Ведь необходимость иметь штатное расписание предусмотрена статьей 57 Трудового кодекса, и речь в ней однозначно идет только о штатном расписании организации.

Своими сомнениями я поделилась с Иваном Борисовичем. Однако он ответил, что дело не в требованиях законодательства, а в потребностях нашего производства. Иван Борисович сказал, что в последнее время его бизнес по производству замороженных полуфабрикатов идет в гору, и он собирается расширять производство. В частности, будет закупать дополнительное оборудование и нанимать новых работников.

– Возможно, что я даже приглашу соинвестора и зарегистрирую ООО, – делился планами Баранкин. – Поэтому я хочу составить бизнес-план. А для этого мне нужно рассчитать общее количество сотрудников исходя из планируемых объемов производства, определить необходимое количество работников в разрезе их специальностей и квалификации, установить предполагаемые оклады, чтобы иметь представление о сумме предстоящих расходов на оплату труда. Из штатного расписания будет наглядно видно структуру предприятия, кто кому подчиняется и кто за что отвечает. Так что штатное расписание – это не просто формальность, а документ, необходимый в работе. И еще я недавно прочитал, что сейчас Дума рассматривает проект поправок в Трудовой кодекс, – добавил начальник. – В нем предложено заменить понятие «организация» на понятие «работодатель». Это сделано специально для того, чтобы нормы трудового законодательства одинаково применялись всеми хозяйствующими субъектами. И фразу «в соответствии со штатным расписанием организации» из статьи 57 предложено изложить в формулировке «в соответствии со штатным расписанием». Если эти поправки будут приняты, то «штатку» придется составлять всем работодателям. И если у нас не будет этого документа, нас могут оштрафовать по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

– Не думала, что вы такой юридически подкованный, – съязвила я.

– Поэтому я и процветаю, – с серьезным видом заявил Баранкин.

Расписываем штатное расписание

Итак, мы приступили к составлению штатного расписания. Сначала мой начальник подсчитал, сколько новых работников нам понадобится, и на какие должности. Затем я на альбомном листе «изобразила» предполагаемую организационную структуру нашего будущего ООО. И уже эту схему я стала преобразовывать в таблицу, а точнее, заполнять унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание».

Вопросы начали возникать у меня с первых же минут заполнения формы. Меня смутила формулировка «Штатное расписание на период с “__” ____20__ г.». Я всегда думала, что если речь идет о периоде, то у него должны быть сроки начала и окончания. То есть не только «с», но и «по». В форме Госкомстата никакого «по» не было. Я задумалась: надо ли определять срок действия штатного расписания, например, с 1 января по 31 декабря 2006 года и затем ежегодно утверждать «штатку» заново? Или достаточно просто установить, что расписание вступает в действие с конкретной даты на неопределенный срок?

Я позвонила своей знакомой, которая работает руководителем службы делопроизводства одного банка. Она сказала, что они определяют только дату начала действия штатного расписания. Если в банке вводятся новые должности или происходят другие изменения в штате структурных подразделений (например, увеличение окладов), то они просто вносят изменения в штатное расписание. Оформляют их приказом руководителя. Количество изменений, которые можно вносить в «штатку», закон никак не ограничивает. «А когда их накапливается слишком много, то мы утверждаем новое расписание с учетом всех этих изменений», – подытожила подруга. Я решила, что буду делать так же, тем более что частых передвижек у нас не предполагалось.

Еще подруга обратила мое внимание на графу «Должность (специальность, профессия...)». Она сказала, что наименование должностей и специальностей предприятие может устанавливать самостоятельно. Но если федеральные законы предусматривают льготы или устанавливают какие-либо ограничения для определенных должностей, специальностей или профессий, то, по статье 57 Трудового кодекса, их наименования должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, которые утверждает Министерство труда.

«На прежнем месте работы кадровичка записала всех сотрудников хозяйственного управления под общим наименованием “специалисты хозуправления” – 16 единиц, – привела пример подруга. – Среди них были водители, уборщицы, сторож, завскдладом, снабженцы, которые закупали мебель, хозинвентарь и канцтовары. Потом долго пришлось объяснять проверяющим, почему отдельным “специалистам” мы выдали спецодежду, а некоторым из них еще и зимний комплект обмундирования».

Я на всякий случай не стала изобретать велосипед и написала должности работников так, как они указаны в справочниках, например в выпуске 49 Единого тарифно-квалификационного справочника, раздел «Производство мясных продуктов», который утвержден постановлением Минтруда от 5 марта 2004 г. № 33.

Остальные графы я заполняла с помощью Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

В частности, графу 4 «Количество штатных единиц» по должностям, на которые мы хотели взять совместителей, я заполнила в долях (например, маркетолог – 0,25, экспедиторы – 2,5).

Оплату сотрудникам отдела сбыта мы установили по системе «оклад плюс проценты». Поэтому графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и прочее» по таким работникам я заполнила следующим образом «5000 руб./месяц + 2% от объема реализованной продукции».

В графе «Надбавки» мы предусмотрели доплату 800 рублей в месяц сотрудникам производственного цеха, которые имеют профильное образование (например, технолог продуктов общественного питания). Для «увеличения лояльности сотрудников отдела сбыта», а точнее, для того, чтобы они не перешли со всей своей клиентской базой к другому производителю, мы установили надбавку 10 процентов от оклада за каждый проработанный год.

Штатное расписание поможет вычету

Предпринимателям или небольшим фирмам, у которых нет главного бухгалтера, штатное расписание может понадобиться для того, чтобы их покупатели могли получить вычет по НДС. Дело в том, что инспекторы могут отказаться признавать счета-фактуры, на которых отсутствует подпись главного бухгалтера. Поэтому выдавать такие счета-фактуры лучше сразу же в комплекте с письмом о том, что в штате фирмы отсутствует бухгалтер. Обычно этого бывает достаточно, чтобы снять претензии налоговиков.

Если же дело дойдет до суда, имейте в виду: судьи считают, что если в штате фирмы нет бухгалтера, то «его подписи на указанных выше счетах-фактурах не может и не должно быть» (постановления ФАС Поволжского округа от 12 апреля 2005 г. № А72-10062/04-12/284 и от 1 марта 2005 г. № А65-11609/04-СА1-32).

Должность - не помеха для расходов

Некоторые налоговые инспекторы считают, что если в штатном расписании предусмотрена должность, например, юриста или маркетолога, то расходы на оплату услуг сторонних юристов или маркетологов учесть при налогообложении фирма уже не может. Но соглашаться с ними не стоит. Для учета расходов при расчете налога на прибыль достаточно, чтобы услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально (ст. 252 НК). Арбитражная практика это подтверждает (постановление ФАС Московского округа от 4 июля 2005 г. № КА-А40/5566-05, Северо-Западного округа от 12 января 2006 г. № 42-13583/04-2, Западно-Сибирского округа от 28 февраля 2005 г. № Ф04-654/2005(8619-А27-37)).