05.02.07 Трудовые книжки: порядок ведения

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Согласно пункту 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

·          фамилия, имя, отчество;

·          дата рождения (число, месяц, год);

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

·          образование;

·          профессия;

·          специальность.

Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, о квалификации или, в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, - на основании документов о наличии специальных знаний. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии (специальности) можно сделать без соответствующих документов. При отсутствии у новых работников профессий поле должно быть оставлено незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. На это есть прямое указание в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Записи в трудовую книжку вносятся на основании документально подтвержденных данных. Записи о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, поощрениях вносятся на основании приказов (распоряжений) администрации организации в течение недели после издания приказа (распоряжения). Исключением относительно внесения записи в недельный срок являются случаи прекращения трудовых отношений. Запись о расторжении трудового договора должна быть внесена в день его расторжения.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» существуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

«№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

На основании перечисленных приказов вносятся записи в трудовую книжку, которые должны соответствовать сведениям, указанным в приказе. На основании приказа, помимо трудовой книжки, заполняется личная карточка (№ формы смотрите выше), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Примечание.

В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью обособленного подразделения (представительства, филиала), в которое трудоустраивается работник.

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее Инструкция №69).

В соответствии с указанной Инструкцией №69 записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Требование о недопустимости сокращений касается оформления каждого раздела трудовой книжки. Например, не допускается сокращение слов «приказ», «распоряжение», а также пунктов и статей Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ).

В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Внесение сведений в трудовую книжку.

Сведения о работнике.

Заполнению сведений о работнике при ведении трудовой книжки посвящен раздел 2 Инструкции №69  по заполнению трудовых книжек.

Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и другое);

Несмотря на видимую несложность заполнения данных сведений на практике очень часто встречаются ошибки. Неточно заполненные сведения о работнике в трудовой книжке могут привести к возникновению проблем при оформлении пенсий, в результате чего, работники будут вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке.

Чаще всего такие ошибки возникают при написании данных работника на слух, и как правило выражаются в не полном соответствии паспортных данных, данным в трудовой книжке. Например: имена «Олеся» и «Алеся», «Данила» и «Даниил», отчества – «Витальевна» и «Виталиевна», «Геннадиевна» и «Генадьевна» и так далее.

Дата рождения записывается арабскими цифрами, всего должно быть восемь цифр. Например: дата рождения 2 января 1974 года – «02.01.1974».

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов:

аттестата;

удостоверения;

диплома и тому подобное.

Присутствие записи об образовании в трудовой книжке нового образца обязательно. Возможно внесение записи о неоконченном образовании, соответствующая запись также вносится на основе надлежаще заверенных документов: зачетной книжки, студенческого билета, справки образовательного учреждения или документа о незаконченном высшем образовании.

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Примечание.

Профессия - основной род занятий, трудовой деятельности. («Толковый словарь русского языка», С.И. Ожегов совместно с Н.Ю. Шведовой, 1992). Профессия определяется характером и целью трудовых функций, например, строитель, врач, преподаватель и так далее.

Специальность - это одна из разновидностей профессии. Специальность приобретается в процессе специального образования и зависит от характера приобретенных навыков по данной профессии. Например, строитель: плотник, каменщик, маляр; врач: терапевт, хирург, педиатр.

Квалификация - степень годности к какому-нибудь виду труда, уровень подготовленности. («Толковый словарь русского языка», С.И. Ожегов совместно с Н.Ю. Шведовой, 1992). Квалификация, уровень опыта, знаний по данной специальности, определяется для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих - специальным образованием, опытом, занимаемой должностью, званием. О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста.

Необходимо обратить внимание! На различие в терминах «специальность» и «квалификация», Одной из наиболее типичных ошибок, часто встречающаяся в трудовых книжках: является наличие вместо наименования специальности в титульном листе, присвоенной выпускнику образовательного учреждения квалификации.

Например, вместо специальности «экономика и менеджмент» записывают квалификацию «экономист».

Подобная ошибка происходит зачастую от невозможности выполнить все требования Инструкции №69 по заполнению трудовых книжек, в которой сказано, что записи должны производиться «без каких-либо сокращений» (пункт 1.1), а наименование специальности требует для записи много места.

При отсутствии у новых работников профессий сотрудник отдела кадров должен оставить поле незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. Например, если у работника только аттестат о среднем образовании.

Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, так, как этого требует строка («___»__________ 20___ г.).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Таким образом в титульном листе предусмотрено проставление двух подписей. Лица заполняющего книжку и работника.

Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек должна быть проставлена разборчиво. Каких либо законодательных объяснений, что означает разборчиво не предусмотрено. Поэтому рекомендуем вместо собственноручной подписи писать фамилию полностью и разборчиво.

Например: инспектор отдела кадров Макарова А.Н.

Титульный лист трудовой книжки должен быть заверен печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Трудовая книжка без печати на титульном листе не действительна. Если работодатель выдает трудовую книжку работнику в случае отсутствия ее в связи с утратой, повреждением или по иной причине (по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку)) вновь оформленная трудовая книжка также должна быть заверена печатью. В Инструкции №69 сказано, что трудовая книжка может быть заверена также печатью кадровой службы организации.

Сведения о приеме на работу.

Заполнением раздела «Сведения о работе» начинается собственно информативная часть трудовой книжки. Правила заполнения этого раздела подробно описаны в Инструкции №69 по заполнению трудовых книжек. Но, тем не менее, очень часто на практике возникают вопросы и встречаются ошибки в заполнении. Так как, трудовая книжка, это документ, который должен быть заполнен безупречно, остановимся подробно на правилах заполнения соответствующего раздела.

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указывается (в виде заголовка) полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком производятся следующие записи:

·          в графе 1 - ставится порядковый номер вносимой записи;

·          в графе 2 - указывается дата приема на работу;

·          в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Часто возникает вопрос, обязательно ли наименование должности, специальности, профессии и так далее должно вноситься строго на основании квалификационных справочников. Можно сказать, что подобное заполнение должно иметь место в тех случаях, когда федеральным законом выполнение работ по этим должностям, специальностям или профессиям предусматривается предоставление льгот либо наличие ограничений.

Остановимся подробней на этом вопросе. В соответствии со статьей 57 ТК РФ, наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора:

«Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации».

В пункте 3.1 Инструкции №69 сказано, что в трудовой книжке запись о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производится, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Таким образом, о чем говорилось выше, работодатели не обязаны называть должности, руководствуясь Квалификационным справочником должностей, специалистов и других служащих, а также Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих. Исключение будут составлять случаи, указанные в статье 57 ТК РФ и пункте 3.1 Инструкции №69.

Например, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках.

Трудности при несоблюдении этих требований в первую очередь могут возникнуть при назначении пенсии. Чаще всего это касается вопросов зачета периода работы на должностях связанных с «вредностью» в качестве льготного периода. Когда работнику при оформлении пенсии отказывают в зачете определенного периода в качестве льготного на том основании, что в списках должностей, специальностей и профессий, дающих право на льготное начисление, данной специальности нет.

Решить такую ситуацию можно следующим образом: первоначальный приказ с неправильным наименованием должности необходимо заменить на новый, сделанный задним числом. После этого необходимо переделать остальные документы, в которых фигурировало неправильное название должности работника.

Нашедшее на практике решение этой проблемы, возможно не совсем корректно, но позволяет исправить допущенную ошибку. При обнаружении подобной ошибки вовремя, исправить ее будет намного легче, но, обратите внимание, что исчисление льготного стажа начнется после переименования должности работника.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись.

Дата ставиться арабскими цифрами: число и месяц – два знака, год – четыре знака (например, 11 мая 2006 года). Не допускается сокращение слов.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку.

Отмечается в трудовой книжке и установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

В случае изменения наименования организации за время работы работника, в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Записи об изменениях наименования организации, структурного подразделения или должности могут быть внесены на основании свидетельств о регистрации, актов органов исполнительной власти, актов Президента Российской Федерации, приказов вышестоящих организаций или приказов данной организации.

Аналогично нужно поступать и в том случае, когда меняется организационно-правовая форма предприятия или когда происходит его реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), если при этом меняется наименование организации.

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить сотрудника под расписку в его личной карточке, где эта запись дублируется.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись по месту работы о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. Делается это следующим образом: в вышеупомянутом разделе трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж», а в графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

В трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», а в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер, - в случае восстановления в установленном порядке непрерывного трудового стажа. Это установлено пунктом 3.4 Инструкции №69.

Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.

По желанию работника в трудовую книжку вносится запись сведений о работе по совместительству.

В соответствии со статьей 60.1 ТК РФ:

«Работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство)».

В этом случае в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Такие записи необходимы чаще всего, для:

- подтверждения периода работы в особых условиях труда;

- стажа по определенной специальности, профессиональной деятельности.

Запись о работе по совместительству может быть внесена по желанию работника, как при внешнем, так и при внутреннем совместительстве.

Сведения о переводе, перемещении.

В соответствии со статьей 72.1 ТК РФ:

«Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем».

Изменение трудовой функции является одним из существенных условий трудового договора.

Существенные условия трудового договора - это условия, которые определяют принципиальные положения взаимоотношений между работодателем и работником, оговоренные на момент установления трудовых отношений. Это условия, по которым стороны обязательно должны прийти к соглашению, которое должно быть выражено в форме трудового договора.

Перечень существенных условий труда определен в части второй статьи 57 ТК РФ.

Под трудовой функцией в соответствии со статьей 15 ТК РФ понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы.

Можно сказать, что трудовая функция определяется через наименование должности, специальности, профессии, которое, в соответствии с частью второй статьи 57 ТК РФ, относится к существенным условиям труда и должно указываться в тексте трудового договора.

Детализация же трудовой функции работника осуществляется в трудовом договоре, должностной инструкции работника путем перечисления работ, обязанностей или операций, выполнение которых обусловлено должностью (профессией, специальностью), на которую принимается работник.

Порядок внесения в трудовые книжки работников записей о переводах на другую постоянную работу определен «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» и Инструкцией №69 по заполнению трудовых книжек №69.

В зависимости от срока выделяют постоянные или временные переводы. Перевод на другую постоянную работу в той же организации оформляется приказом работодателя, основанием к которому являются изменения к трудовому договору, подписанные сторонами. На основании приказа в трудовой книжке работника делается соответствующая запись.

В соответствии с указанными актами все записи в трудовую книжку должны вноситься на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока.

Записи производятся без каких-либо сокращений под соответствующим порядковым номером.

Если в результате перевода служащего меняется только структурное подразделение, то в трудовой книжке работника делается следующая запись:

Обратите внимание!

При внесении сведений о переводе, даже если должность осталась той же, необходимо повторить ее, для избежания возникновения недоразумений с пенсионными органами.

Возможны ситуации, когда структурное подразделение остается тоже, а меняется должность, тогда запись в трудовой книжке будет выглядеть следующим образом:

Также можно порекомендовать работникам кадровой службы для учета переводов вести книгу или журнал учета. Это позволит контролировать движение в организации, повысит эффективность контроля.

Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.

Перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если при этом не изменяется трудовая функция работника или существенные условия заключенного с ним трудового договора, не считается переводом и не требует внесения изменений в трудовую книжку.

Сведения о награждениях.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Пример 1.

Сведения о награждениях ТК № 8655988

Окончание примера.

Сведения об увольнении.

При увольнении работника необходимо:

1)      оформить приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора по форме Т-8 (при увольнении одного работника) или Т-8а (при увольнении нескольких работников);

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, и объявляется работнику (работникам) под роспись.

В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

2)      на основании приказа сделать запись в личной карточке (форма №Т-2),в лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и трудовой книжке;

3)      произвести расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». Эта форма применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

Работник, не получивший трудовую книжку в день увольнения может после увольнения обратиться к работодателю в письменной форме о выдаче трудовой книжки и работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

В соответствии с пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.

На практике часто встречается следующая ошибка, при заверении записей при увольнении работника подпись сотрудника отдела кадров заверяется печатью организации. Такое оформление не допустимо, поэтому если у отдела кадров нет своей печати, записи работника при увольнении должны заверяться подписью руководителя и печатью организации.

Отсутствие подписи, печати после записи об увольнении лишает юридической силы все записи о работе гражданина в данной организации. Такая книжка не будет считаться документированным подтверждением трудового стажа работника и незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний.

Обратите внимание!

В виду новой обязанности по ведению трудовых книжек работников индивидуальные предприниматели должны придерживаться Правил ведения и хранения трудовых книжек. Соответственно при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у индивидуального предпринимателя, заверяются подписью индивидуального предпринимателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью индивидуального предпринимателя и подписью самого работника.

В пунктах 5.1, 5.2 Инструкции №69, указан порядок внесения записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора. Запись об увольнении производится в следующем порядке:

- в графе 1 ставится порядковый номер записи;

- в графе 2 указывается дата увольнения;

- в графе 3 делается запись о причине увольнения;

- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Пример 2.

15 марта 2005 года считается последним днем работы Петрова А.Н., уволенного по сокращению штата работников ЗАО «М».

В трудовую книжку Петрова А.Н. специалист кадровой службы ЗАО «М» должна внести следующую запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (15.03.2005), в графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается: Приказ от 15 марта 2005 года №54-к.

Окончание примера.

Записи об увольнении, должны соответствовать общим требованиям к правилам ведения трудовых книжек. А именно, должны вноситься разборчиво, без помарок, перьевой или шариковой, гелиевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

По общему правилу при прекращении трудового договора по предусмотренным в статье 77 ТК РФ основаниям, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, «Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Причем, если работник увольняется по причинам, которые предоставляют какие-либо льготы или преимущества, то, согласно пункту 5.6 Инструкции №69, рядом со ссылкой на статью указываются эти причины. Например, «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Исключение составляют случаи:

1.            расторжения трудового договора по инициативе работодателя – делается ссылка на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством;

2.            расторжения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон - ссылка делается на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

Например, в случае смерти работника в трудовую книжку вносится запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». После внесения такой записи в трудовую книжку согласно пункту 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка выдается на руки одному из родственников работника под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным федеральными законами, - в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие пункт, статью федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

Администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения, в противном случае ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя перед работником.

Более подробно с вопросами, касающимися оснований расторжения трудового договора, вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Прием и увольнение работников».

Вкладыш в трудовую книжку.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем (раздел V Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией организации по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка.

Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

При выдаче вкладыша на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 x 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. При выдаче каждого последующего вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер вкладыша.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку.

Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована или ликвидирована, то исправления вносит организация-правопреемник, а при её отсутствии – организация, где теперь трудится работник, на основании выписок из соответствующих архивных документов.

Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого внесена запись в трудовую книжку. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их содержания фактически выполнявшейся работе, исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Исправительные записи в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Наиболее часто встречающаяся ситуация, изменение анкетных данных. Например, причиной может служить, вступление в брак, развод, смена неблагозвучной фамилии и другие. Все произошедшие изменения должны быть зафиксированы в трудовой книжке. Порядок внесения изменений данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника предусмотрен пунктом 2.3 Инструкции №69.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При чем, недостаточно будет одного документа, Как правило, по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.

Такие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом, должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Дополнение сведений об образовании, профессии, специальности, довольно часто встречающаяся ситуация. Например: человек поступает на работу после окончания профессионального технического училища, затем получает высшее образование. В соответствии с пунктом 2.4 Инструкции №69 старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. В случае, если данные об образовании, профессии, специальности отсутствуют в трудовой книжке, то в таком случае, просто заполняются пустые строки.

Пример 3.

В трудовой книжке работника в графе «Образование» было указано «среднее профессиональное образование», а в строке «Профессия, специальность» стояло «электрик». Работая, он закончил университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера электрических сетей. Как в таком случае дополнять сведения об образовании: в той же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное образование», а в строке «профессия, специальность» в соответствии с данными диплома написать через запятую «инженер электрических сетей».

Окончание примера.

Часто, на практике, специалисты кадровой службы считают, что в трудовой книжке необходимо делать ссылку на документ об образовании, в случае дополнения ранее внесенных сведений. И по аналогии с записью об изменении анкетных данных располагают ее на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Обратите внимание!

Законодательство (а именно Инструкция №69) этой ссылки не предусматривает, соответственно делать ее нет необходимости. Кроме того, не всегда возможно отразить все изменения образования, профессии, специальности на обложке трудовой книжки, из-за ее небольшого размера.

Исправление неверных записей.

В случае обнаружении неверной или неточной записи в трудовой книжке внесенной по прошлому месту работы, или при внесении неверной записи, необходимо исправить эти записи.

Правовому регулированию исправления внесенных неверных или (и) неточных записей посвящен раздел 1.2. Инструкции №69, и раздел III Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек.

Ранее, исправить неверную запись мог только работодатель, который ее произвел. Это вызывало на практике много проблем. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и тому подобное).

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Пример 4.

Графова Н.В. 20 января 2005 года устроилась главным бухгалтером в ОАО «С». Руководитель организации подписал приказ №5-к о приеме на работу. Начальник отдела кадров внесла неточные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.

В июне Графова подала в ОАО «С» заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом №75-к от 30 июня 2005 года она была уволена на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ.

В трудовую книжку были внесены следующие записи:

Окончание примера.

Пример 5.

Допустим, согласно медицинскому заключению работник нуждается в предоставлении другой работы. Однако работник отказывается от данной работы. Специалист кадровой службы ошибочно внес запись в трудовую книжку работника об увольнении по пункту 3 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию), хотя должен был внести запись о расторжении трудового договора с ним на основании пункта 8 статьи 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением).

Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:

Окончание примера.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным. Если же нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно указать, какая запись недействительна, затем написать «восстановлен на прежней работе».

С внесением изменений в трудовые книжки связано много интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них.

Например, ситуация, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени, и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи.

В таком случае, исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. А именно:

После последней по хронологии записи, ставится следующий порядковый номер, например 7 и под этим номером делается запись о недействительности записи под номером, скажем 3 и воспроизводится правильная запись. В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на соответствующий приказ, и если изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, обязательно необходимо указать, на чей именно приказ ссылаетесь.

Также, неверная запись может быть обнаружена сразу после того как было оформлено увольнение сотрудника. Раз увольнение оформлено, то соответственно блок записей произведенных в вашей организации, или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому мы рекомендуем поступать следующим образом.

В трудовой книжке создается новый блок, то есть вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (то есть в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата. Вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.

Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку бывшего работника, пришедшего исправить запись в трудовой книжке за тот период, когда он работал у вас.