В отделении фонда социального страхования № 19 инспекторы предупредили нас, что их проверки не ограничиваются одним днем. Как правило, на ревизию отведено не меньше рабочей недели. Порядок таков: ревизоры за неделю предупреждают руководителя компании и согласовывают точное время визита. Как сказала нам руководитель контрольно-ревизионного отдела ФСС № 19 Екатерина Зайцева, нельзя подготовить все документы о деятельности фирмы за час. Поэтому во время проверки инспекторы дают дополнительное время на сбор документов. Но если страховщик не уложится в сроки, сотрудники фонда оштрафуют компанию.

Ревизор этого же филиала фонда Любовь Картузова обратила наше внимание на то, что в плане не указана конкретная дата проверки. «Найти организацию нелегко. Как правило, фирмы часто меняют «место жительства». Единственная ниточка, которая ведет нас к страховщику, – контактный телефон, который плательщик взносов указывает в отчетности», – сказала она.

– Сколько организаций вы проверяете в месяц? – спросила я.

– План у нас выдается на квартал, а не на месяц, – поправила меня ревизор, – обычно двенадцать-тринадцать фирм.

– Что сегодня вам предстоит проверить?

– Сегодня я буду проверять начисления в фонд оплаты труда (ФОТ), а также проводить сверку показателей, которые были отражены в расчетной ведомости в форме 4-ФСС и в бухгалтерской отчетности.

При подготовке материалов на проверку г-жа Картузова выяснила, что в фирме расходов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве нет. Зато есть расходы по государственному страхованию.

Судя по документам, основной вид деятельности компании – оптовая торговля. «Для работы этой информации достаточно, – заметила Любовь Алексеевна, – в тонкости работы мы не вникаем. ФСС проверяет только те цифры, которые видны на бумаге, не более». Тем не менее это не спасает инспекторов от столкновений с руководителем или бухгалтером компаний. «Иногда каждый наш вопрос и замечание проверяемые принимают в штыки. Как будто-то мы специально выискиваем недоимки и пытаемся оштрафовать предприятие. Мы не инспекторы, наша должность называется консультант-ревизор, – заявила Любовь Картузова. – Посмотрим, как здесь отнесутся к нашему визиту».

Первая ошибка

Руководитель компании и главный бухгалтер основательно подготовились к проверке. При встрече с нами необычно было видеть их спокойные улыбающиеся лица. Ознакомившись с решением о документальной выездной проверке страхователя, нас проводили в кабинет для переговоров. Ненадолго начальство исчезло из виду. А через несколько минут главный бухгалтер представила нам своего помощника, точнее помощницу, задача которой – отвечать на все вопросы инспектора.

Проверка началась с осмотра документов. Главбух и его заместитель принесли огромные папки бумаг: расчетные ведомости по зарплате с момента постановки организации на учет в отделение ФСС № 19, распечатку счетов 69.11 и 70, расчетно-платежные ведомости по обязательному страхованию.

Взглянув на первую страницу ведомости, ревизор указала на чернильные записи «исправленному верить». «Если я вижу подобные исправления, то, как правило, готова к тому, что во втором экземпляре, оставшемся на руках у бухгалтера, этой записи нет. Из-за таких помарок часто возникают недоразумения», – пояснила она.

По расчетным ведомостям ревизор определяет, с какого месяца страховщик перечислял взносы, сравнивает формы 4-ФСС, которые организация предоставляет в фонд, с бухгалтерской отчетностью.

В записях инспектора появляются плюсы и минусы. Инспектор сразу же комментирует проставленные ею знаки: «Плюс означает, что фонд оплаты труда завышен, минус – занижен. По уведомлению видно, что эта организация перечисляет страховые взносы по ставке 0,2 процента. Этот тариф зависит от экономической деятельности предприятия». В ходе проверки инспектор обнаруживает, что за организацией числится недоимка в размере 243 рублей. Но, по словам проверяющего, этот результат не конечный. Пока итоги подводить рано.

Из расчетной ведомости 4-ФСС за 2003 год у страхователя была приличная статья расходов по нетрудоспособности (или больничные листы) и пособиям на погребение (своего рода компенсация за потерю кормильца). По предоставленным документам инспектор выяснил, что бухгалтер оформил материальную помощь своему сотруднику как пособие на погребение. «Если вы хотите помочь своим сотрудникам, то не оформляйте как пособие на погребение. В противном случае представьте свидетельство о смерти и заявление от родственников умершего», – проконсультировала Любовь Алексеевна, ссылаясь на Закон от 7 августа 2000 г. № 122-ФЗ «О порядке установления размера стипендий и социальных выплат в Российской Федерации».

По словам ревизора, бухгалтеры часто допускают ошибки при оказании материальной помощи. В данном случае предприятие обязательно вернет сумму, освобожденную от страховых взносов в фонд.

Больничные листки

«Если вы житель Москвы или Московской области, то на вашем больничном листе обязательно должны быть проставлены две печати треугольной формы. Для регионов – круглые гербовые печати и штамп поликлиники. В больничном листе все исправления должны быть закреплены печатью медицинского учреждения. В противном случае бухгалтер имеет право такие больничные к оплате не принимать», – пояснила ревизор.

По словам проверяющей, чаще всего они находят нарушения в графах, где указан непрерывный стаж работы, от которого зависит размер пособия по нетрудоспособности. Если трудовой стаж меньше года, то больничный приравнен к минимальной оплате труда, то есть 600 рублей; от года до пяти лет – процент оплаты равен 60, с пяти до восьми – 80, и свыше восьми лет равен 100 процентам.

Чтобы убедиться в достоверности цифр, инспектор просит предоставить ей трудовые книжки сотрудников, которые получали пособие по временной нетрудоспособности.

Любовь Алексеевна по нескольку раз просматривает больничные листы. «По всем больничным я вижу нарушения», – говорит она помощнику главного бухгалтера. Услышав, что нарушений много, на помощь пришел главный бухгалтер.

Изысканная дама-счетовод сразу же попыталась задобрить инспектора: «Только с вашими сотрудниками фонда можно спокойно разговаривать. За свою трудовую деятельность я работала с несколькими фондами социального страхования, поэтому знаю отношение к нам. Звонишь в ревизионный отдел, а там один ответ: вы делайте, а мы придем и проверим».

На такую лестную похвалу инспектор отреагировала спокойно. Не откладывая трудовую книжку, она попросила подготовить штатное расписание.

Пока бухгалтеры искали расписание, Любовь Алексеевна рассказала нам об изменениях текущего года. С 2004 года поменялась система расчета листка нетрудоспособности. Раньше больничный рассчитывали исходя из двух заработных плат сотрудника. Теперь в расчет засчитываются двенадцать месяцев. Практически у всех бухгалтеров возникает вопрос: как рассчитать заработную плату, если сотрудник работает на предприятии меньше года? Оказывается, что при расчете больничного бухгалтер обязан смотреть на стаж предыдущей деятельности человека.

«Стаж работы считается непрерывным, если пропуск составляет менее 21 дня, а не две недели, как считают многие», – уточнила ревизор. После ее слов заместитель главного бухгалтера честно призналась, что она этих правил не знала.

– А есть ли какие-то исключения из этого правила? – cпросила я.

– Женщины, имеющие детей до 14 лет, не теряют стаж, если перерывы между поступлением на работу превышают 21 день. Для всех остальных правила едины.

– А пособие по беременности и родам не зависит от стажа работы? – уточнила заместитель главбуха.

– Нет, при оформлении декретного отпуска стаж не учитывается, – пояснила инспектор.

Нужно помнить, что по новому Закону от 8 декабря 2003 г. № 166-ФЗ «О бюджете Фонда социального страхования на 2004 год» стаж сотрудника не зависит от количества увольнений за текущий год. «Но поскольку я проверяю больничные листы за 2003 год, то руководствуюсь старым положением «О порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию» от 12 ноября 1984 года. В нем сказано, что, если сотрудник имеет два увольнения в течение 12 месяцев, то стаж работы автоматически прерывается», – напомнила ревизор.

Взглянув на часы и на возвышающуюся стопку больничных листов, я поинтересовалась: «Вы в офисе будете проверять все больничные листы?» Инспектор с гордостью ответила: «Да. С 1 января 2004 года мы заносим все данные в специально разработанную программу, которая автоматически определяет сумму выплаты. Я досконально просматриваю каждый больничный, чтобы не пропустить ни одного нарушения. Прежде чем написать акт, мы предупреждаем страховщика. Если с нами не соглашаются, то приезжаем в офис повторно. Еще раз перепроверяем ошибки бухгалтера. Иногда руководители организаций не соглашаются с нами. В этом случае мы все равно пишем акт и оформляем разногласия сторон».

Итоги

После подписания акта руководитель филиала ФСС в течение 14 дней выставляет решение о результате проверки. В десятидневный срок организация обязана заплатить штраф. Если со стороны нарушителя никаких действий не последовало, то предприятию выставляется счет инкассо.

За один день проверки инспектор успела просмотреть массу бумаг, на основании чего вынесла вердикт: «В организации искажен фонд заработной платы». Но о штрафах пока говорить рано. «Надо еще раз перепроверить все показатели», – предупредила Любовь Алексеевна. Напоследок инспектор поинтересовалась табелем учета рабочего времени. Как сказала она, здесь можно найти нарушения. Иногда из-за невнимательности бухгалтер определяет сотруднику две зарплаты: за рабочий день и как пособие по нетрудоспособности.