04.08.10 Как исправить ошибки в отчетности по персонифицированному учету, которые чаще всего находят сотрудники ПФР

Исправить подобную ошибку, как правило, не сложно. Однако, подавая уточненные данные, важно правильно заполнить строку «Тип сведений». Здесь возможны три варианта: «исходная», «корректирующая» и «отменяющая».

Если компания в двухнедельный срок вносит исправления по требованию фонда, заполняют строку «исходная». Если же компания сама обнаружила в ранее сданных сведениях неточности и хочет внести исправления, форму придется заполнить заново, а в строке «Тип сведений» пометить «корректирующая».

Если вы хотите полностью отметить ранее поданные данные по какому-либо работнику, в новой форме поставите галочку в строке «отменяющая». Причем в этой ситуации в форме нужно заполнить реквизиты только до графы «Страховой номер» включительно.
Обратите внимание: если вы не исправите ошибки в установленный срок, специалистами фонда будут применены штрафные санкции за представление недостоверных сведений в размере 10 процентов причитающихся платежей по недостоверным сведениям (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Ошибка: итоговые показатели отчетности по персонифицированному учету не совпадают с данными отчетности по страховым взносам (формы РСВ-1 за полугодие)

Такая ошибка может быть вызвана, например, тем, что в программу была неправильно внесена сумма перечисленных компанией взносов. Как следствие, общая сумма уплаченных взносов неправильно распределена между сотрудниками компании.
Дело в том, что если взносы, начисленные за январь-июнь, не совпали с теми суммами, которые компания перечислила в фонд, оплату придется распределить между сотрудниками. Как именно это сделать, Пенсионный фонд не объясняет. На практике большинство компьютерных программ рассчитывает так называемый «коэффициент уплаты». Считают его так: общую сумму перечислений в фонд делят на сумму начисленных взносов, а результат умножают на 100 процентов. Потом этот коэффициент умножают на сумму, начисленную каждому сотруднику. Результатом буду взносы, которые по этому сотруднику уплатили за отчетный период. При таком расчете возможна ошибка за счет округлений.

Естественно, что если будет обнаружена ошибка, связанная с неправильным указанием суммы перечисленных взносов, формы СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 придется исправлять. При этом если вы подаете корректирующие или отменяющие сведения как по форме СЗВ-6-1, так и по форме СЗВ-6-2, их нужно включать в отдельные пачки. Как и исходные данные.

Еще одна причина расхождения данных отчетности по персонифицированному учету и формы РСВ-1: компания по ошибке уплачивала взносы по сотрудникам, не подлежащим пенсионному страхованию. Особенно внимательным нужно быть в случае, если в компании работают иностранцы.

Дело в том, что пенсионному страхованию подлежат лишь те граждане иностранных государств, которые временно или постоянно проживают в нашей стране (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). Именно таким иностранцам оформляют страховые свидетельства в отделениях ПФР, и только на их заработок нужно начислять пенсионные взносы.

Большинство же работающих иностранцев в нашей стране имеют статут временно пребывающих. Им отделения ПФР страховые свидетельства не выдают, и на выплаты таким гражданам страховые взносы не начисляются. Если же получилось так, что взносы вы платили, а страхового свидетельства у иностранца нет, вы не сможете подать по нему персонифицированные сведения. А значит, на сумму этих взносов персонифицированная отчетность будет расходиться с формой РСВ-1 ПФР за полугодие.

Как действовать в подобном случае? Сначала придется сдать уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР, из которой исключить взносы по этому иностранцу. А потом уже составить отчет по персонифицированному учету. При этом нужно сторнировать начисленные взносы и в бухгалтерском учете.

Переплату в ПФР вы сможете учесть, когда в следующий раз будете перечислять взносы. Но в дальнейшем пенсвзносы по временно пребывающему иностранцу не начисляйте и не платите.

Ошибка: в форме СЗВ-6-1 неправильно заполнены периоды работы

Форму СЗВ-6-1 оформляют на тех сотрудников, которые трудятся в особых условиях, дающих право на досрочную пенсию, либо претендуют на льготный порядок расчета страхового стажа. Например, это сотрудники, занятые на подземных работах, в горячих цехах и т. п.

Также в этой форме указывают сведения о тех сотрудниках, которые в течение года болели, были в декретном отпуске либо отпуске по уходу за ребенком, в отпуске за свой счет. То есть это те периоды, которые входят в страховой стаж, но за которые компания не начисляла этим сотрудникам выплаты, облагаемые пенсионными взносами. Кроме того, в форму СЗВ-6-1 нужно записать сведения о тех людях, которые в течение первого полугодия уволились, а потом вновь устроились в вашу компанию — у них тоже появились перерывы в работе.

Пример 1: Как правильно указывать периоды работы в форме СЗВ-6-1

Сотрудник ООО «Вектор» Петров П.П. с 1 января по 28 февраля 2010 года находился в отпуске без сохранения заработной платы. С 1 марта вышел на работу. Болел с 6 апреля по 12 апреля. Других перерывов в работе не было.

Бухгалтер ООО «Вектор» заполнила по этому сотруднику раздел «Период работы» формы СЗВ-6-1 следующим образом:
Период работы за последние три месяца (в 2010 году за шесть месяцев) отчетного периода

Если у вас есть подобные сотрудники, и вы обнаружили ошибку при указании периодов их работы — заполните форму заново, а в строке «Тип сведений» пометьте «корректирующая».

Возможна и такая ситуация: кто-либо из сотрудников числится в штате, но зарплату вы ему не начисляли, например, все полугодие человек находился в отпуске за свой счет. Даже в этом случае данные об этом сотруднике нужно включить в отчетность по персонифицированному учету. Несмотря на то, что у сотрудника нулевые начисления по взносам, необходимо указать наличие страхового стажа. Поэтому информацию о таком сотруднике нужно занести в форму СЗВ-6-1.

Ошибка: в форме СЗВ-6-1 неправомерно выделено время ежегодного отпуска

В справочнике кодов дополнительных сведений, содержащимся в приложении к постановлению Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п, есть код ДЛОТПУСК. Он расшифровывается как «Пребывание в оплачиваемом отпуске». Возможно, кого-то это натолкнуло на мысль, что по всем сотрудникам, которые успели сходить в отпуск в первом полугодии, нужно заполнять форму СЗВ-6-1, отдельно указав время отдыха. Скажем сразу: это не так! Код ДЛОТПУСК нужно использовать только на сотрудника, который уволился после отпуска, период которого выходит за рамки отчетного периода (в данном случае — полугодия). То есть отпускные сотруднику начислены в отчетном периоде, а стаж (время отпуска) выходит за его пределы.

Пример 2: Отпуск за рамками отчетного периода

Сотрудник ООО «Вектор» Юрьев Н.П. ушел в отпуск с последующим увольнением 30 июня. Отпускные и взносы с них были начислены полностью, и они относятся к I полугодию. Поэтому эти взносы бухгалтерия ООО «Вектор» показала в отчетности по персонифицированному учету за полугодие. Однако время, за которые начислены отпускные и взносы, — это июль. В этом месяце у сотрудника еще будет стаж, поскольку увольнение приходится на конец отпуска. Тогда этот период — июль — время, когда сотрудник еще не был уволен, бухгалтерия должна отметить кодом ДЛОТПУСК в отчетности по персонифицированному учету за год.

Таким образом, если у сотрудника не было перерывов в работе в I полугодии, но он уходил в оплачиваемый отпуск, сведения о взносах нужно подать по форме СЗВ-6-2.

Ошибка: неправильно указан код категории застрахованного лица

С этого года поменялся классификатор кодов категорий застрахованных лиц. Для работников компаний на общей системе налогообложения это по-прежнему код НР. А вот для тех, кто работает в компаниях, применяющих «упрощенку» или уплачивающих ЕНВД, это будет код УСЕН. Это важно, поскольку тарифы страховых взносов у «спецрежимников» в этом году пониженные.

Особо нужно обратить внимание на случай, когда компания совмещает обычную систему налогообложения и ЕНВД. Как правило, управленческому персоналу таких компаний взносы начисляются по разным тарифам — по деятельности на ЕНВД, и по обычной. Поэтому и подавать персонифицированные сведения нужно по каждому тарифу отдельно, указывая соответствующий код. То есть для тех сотрудников, которые задействованы в двух видах деятельности, нужно заполнить две формы СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2. Одну — с кодом НР, другую — с кодом УСЕН.

Главное, о чем важно помнить

1. Итоговые показатели отчетности по персонифицированному учету должны совпадать с теми суммами, которые вы показали в отчете РСВ-1 ПФР за этот же период.

2. Если у сотрудника были перерывы в работе, либо ему положены льготы — сдаете по нему форму СЗВ-6-1. Сведения об остальных работниках заносите в форму СЗВ-6-2.

3. Компании, применяющие спецрежимы, в графе «код категории застрахованного лица» должны указывать УСЕН.