04.07.12 Проблемы с отчетностью в Пенсионный фонд, которых можно избежать

Сегодня в Пенсионный фонд сдают отчетность в электронном виде свыше 70 процентов компаний. С одной стороны, это очень удобно, но с другой стороны, возникают и трудности. То копейки не «бьются», то и весь отчет не «ложится». ПФР ссылается на то, что они не так давно занимаются электронным приемом, и поэтому ситуация еще не наладилась. Трудностями при сдаче отчетности и приемами по их преодолению с нами поделилась Анастасия Смотрицкая, бухгалтер и налоговый консультант АНО ЮС  «Консультации и Услуги».

Отчетность в Пенсионный фонд за II квартал 2012 года я планирую сдавать с 15 июля до 5 августа. Это обусловлено тем, что в течение двух первых недель приема отчетности сотрудники ПФР обычно налаживают документооборот в связи со сменой программного обеспечения, изменения регламента приема отчетности. Причем это не зависит от того, изменились ли формы отчетности. А к концу сроков сдачи обязательно надо оставлять несколько дней на случай выявления непредвиденных проблем и возможности своевременного их решения.

ПРОБЛЕМА № 1. Отправка отчетности через спецоператора

Как правило, технических проблем со стороны оператора связи не возникает. Могут возникнуть трудности, вызванные отсутствием подключения к Интернету или в связи с истекшим сроком действия сертификата подписи. Но этого можно избежать, своевременно обновляя сертификаты и не откладывая сдачу отчетности на последний день. Правда, иногда протокол приходится ждать не четыре дня, как установлено регламентом, а месяцами. Но отмечу, что даже при получении отрицательного протокола после окончания сроков сдачи отчетности она считается отправленной на дату подтверждения оператора. Поэтому ответственности за несвоевременную сдачу отчетности в этом случае не возникает.

ПРОБЛЕМА № 2. Нумерация отчетности

Очень много проблем возникало у меня с нумерацией пачек в отчетности. В некоторых фондах сотрудники сами меняли нумерацию в соответствии со своим программным обеспечением. Но в большинстве отделений отчетность не принимали или высылали отрицательный протокол по причине неверной нумерации пачек. Насколько я знаю, сейчас эта проблема разрешилась, и бухгалтеры на местах знают, что нумеровать пачки отчетности надо нарастающим итогом, включая повторную и корректирующую отчетность. Главное, чтобы номера не повторялись.

ПРОБЛЕМА № 3. Расхождения в отчетности

Много проблем в прошлом году возникло от того, что при очередной смене программы в отделениях ПФР суммы начисленных и уплаченных взносов начали исчисляться нарастающим итогом с 1 января 2010 года. Из-за этого возникли расхождения в сведениях, сданных по форме РСВ, и в персонифицированном учете. Ошибки, которые в ПФР не были обнаружены своевременно, всплыли через несколько кварталов. Причем такая ситуация могла сложиться как по вине бухгалтера, который неверно отразил показатели, так и по вине фонда, у которого какие-то данные по непонятным причинам не попали в базу. Многим компаниям пришлось подавать корректирующую отчетность за предыдущие периоды. Надеюсь, в этом году таких проблем у компаний не будет.

ПРОБЛЕМА № 4. Излишний документооборот

Много проблем остается у компаний, которые используют пониженные тарифы страховых взносов. Иногда кажется, что фонды соревнуются в изобретательности, когда требуют представить те или иные документы для подтверждения осуществления льготного вида деятельности. Здесь всплывают и требования о перерегистрации компании, чтобы льготный ОКВЭД был как основной, и последняя сданная декларация по «упрощенке», и всевозможные справки из ИФНС. Но список документов, которые компании необходимо представить в фонд для подтверждения права на применение пониженных тарифов, для всех категорий организаций, имеющих на это право, четко определен законодательством. Обязанность представлять какие-либо дополнительные сведения у плательщика страховых взносов отсутствует. Как правило, фонды с этим соглашаются и принимают отчетность.

ПРОБЛЕМА № 5. Смена адреса компании

На сегодняшний день остается серьезная проблема со сдачей отчетности для организаций, которые перешли в другое отделение ПФР в связи с изменением адреса. Проблема начинается с того, что в новом фонде отказываются принимать отчетность со словами «вы туда платили, туда и сдавайте». В старом фонде организация уже не числится в числе зарегистрированных, и там отчетность тоже не принимают. Это, кстати, абсолютно законно. Когда работников «нового» ПФР удается убедить принять отчетность, то оказывается, что данные из «старого» ПФР о начисленных и уплаченных взносах за весь период не были переданы и «программа выдает ошибку».

Причем даже в случае успешной сдачи это не является гарантией того, что проблема не вернется в следующем квартале. С одним из отделений мы ждали информацию по компании в течение трех кварталов.

На мой взгляд, самым правильным было бы отменить перерегистрацию в ПФР со сменой юридического адреса. По аналогии с системой перерегистрации в ФСС, где регистрационный номер и отделение ФСС не изменяются в связи с переездом компании по другому адресу (в пределах одного региона, конечно). Это помогло бы компаниям избежать многих проблем, связанных с передачей данных и с уплатой взносов по неверным реквизитам. А также избавило бы сотрудников ПФР от большого объема ненужной работы, позволив им своевременно и внимательно принимать отчетность в четко отведенные для этого сроки.

Еще советы: Как избежать ошибок при сдаче отчетов в электронном виде

Алла Козлова, главный бухгалтер Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»:

– При сдаче отчетности в электронном виде возможны сбои по вине оператора. Если организация чувствует, что что-то не так, то следует обратиться в службу технической поддержки. Она будет разбираться в статусе отчета. Главное стараться не откладывать сдачу отчетности на последний момент. Рекомендуется также обратиться к представителю оператора по телефону «горячей линии». От технических сбоев не застрахован никто. Но всегда есть подтверждающие документы, квитанции об отправке, квитанция о доставке. И в случае разбирательств и споров с проверяющими можно воспользоваться этими документами как доказательством того, что отчет был вовремя отправлен.

Елена Деменюк, главный бухгалтер ЗАО «СК ГРИФОН»:

– Часто встречается проблема по наличию переплаты. Вручную мы зарплату, естественно, не считаем, а используем программу, в которой производится расчет зарплаты и формирование отчетности в ПФР. Сформировав отчетность, выгружаем данные в программу спецоператора и отправляем в фонд. Но, как правило, ПФР присылает нам ответ, что в нем имеются ошибки, а именно «дельта» в виде переплаты. Это означает, что уплата страховых взносов больше, чем сами начисления. Поэтому по их рекомендации стали использовать расчет в Excel, заносим вручную данные по начислениям и уплате по каждому сотруднику в отдельную таблицу.

Источник: www.buhseminar.ru