04.06.08 Чековый айсберг
Для многих бухгалтеров получение наличных по чеку в банке является довольно мучительной процедурой. То, насколько успешно она пройдет, во многом зависит от уровня бдительности работника операционного зала, а зачастую и его придирчивости. Поэтому большинству работников учета хотелось бы знать, существуют ли способы избежать ошибок и сократить время такой операции?
Начало пути
После открытия расчетного счета юридического лица в банке генеральному директору либо доверенному лицу организации необходимо написать заявление на получение чековой книжки с целью в дальнейшем снимать наличные средства со своего счета на различные нужды. Чековая книжка является бланком строгой отчетности и учитывается в банках на внебалансовом счете «Бланки строгой отчетности». Форма этого документа устанавливается Центральным банком РФ.
Чековую книжку клиент может приобрести, оплатив ее со своего счета безналичным платежом, либо за наличный расчет. Сотрудники банка обязаны дать подробную консультацию о том, как следует заполнять необходимое заявление. В нем указывается номер счета, количество книжек (одна) и количество листов (как правило, их 25). Далее юридическое лицо получает удаленно чековую книжку с указанием суммы, депонированной банком, в пределах которой он может выписывать чеки. Обратите внимание: этот документ должен быть заверен печатью организации, а также подписью генерального директора и главного бухгалтера.
И вот, наконец, заветная книжка получена. Но это лишь вершина огромного айсберга под названием «чек».
Все по правилам
Как известно, денежный чек — это документ, служащий основанием для выдачи организациям наличных средств с их банковских счетов. Срок его действия составляет 10 дней с момента его выписки, причем день выписки не считается. Безусловно, все расходные операции осуществляются только при наличии у клиента документа, удостоверяющего личность.
Операционист при приеме чека проверяет основные условия заполнения. В их перечень входят: соответствие расчетного счета названию организации, место выдачи, название учреждения банка (штамп) и дата выдачи. Также он должен сверить подписи и оттиск печати с банковской карточкой, и, наконец, правильность указанных в чеке цифрами и прописью сумм. В том случае, если нужно получить наличными иностранную валюту со счета юридического лица, оформляется расходный кассовый ордер при наличии доверенности от организации на получение наличной валюты.
Доверяй, но проверяй
Бдительность операционистов небезосновательна. Во-первых, ввиду того, что расчеты чеками довольно распространены, они привлекают повышенное внимание мошенников. Чаще всего поводом к совершению преступления становится утрата ответственным лицом чековой книжки. Впрочем, ненамного отстают от них и другие ситуации: кражи, грабежи, мошенничество. Также имеет место подделка чеков, которая может проявляться в различных формах — от частичной или полной фальсификации реквизитов подлинных чеков до изготовления поддельных бланков.
Во-вторых, в том случае, если операционист не заметит отсутствие печати или подписи на чеке, а операция будет проведена, то бухгалтера попросят приехать в банк для исправления недочетов. Дело в том, что в случае проверки фискалы сочтут этот недочет грубым нарушением. А это неизбежно повлечет за собой трату дополнительного времени.
Отчеканила
В зависимости от отношений, которые сложились у операционистов банка и бухгалтеров предприятий, которые они обслуживают, количество проблем может варьироваться. То есть чем дружественнее узы, тем менее дотошным будет отношение к правильности заполнения документа. Например, на обороте денежного чека должно быть указано назначение сумм платежа. Что же делать, когда операционист сам ошибся, консультируя клиента, и не просто в выборе цвета ручки или наличии дополнительных тире или дефисов, а именно в этом указании?
Подобный казус произошел с бухгалтером одной торговой компании, которая уже несколько лет являлась клиентом некоего банка. Вот только сама работница учета была, судя по всему, новой сотрудницей, как и работник банка. При получении денег бухгалтер поинтересовалась у операциониста, какой символ необходимо обозначить в чеке, на что тот ответил что-то невпопад. В свою очередь бухгалтер последовала совету. Проблема заключалась в следующем: в зависимости от целей, на которые происходит снятие «кэша» и его суммы, меняется, соответственно, комиссия. Проценты за получение средств на прочие нужды (применительно к пункту «прочие нужды») гораздо выше, нежели по разделу «заработная плата». Разница между ожидаемой комиссией и списанной составила более 20 000 рублей. Это заставило бухгалтера уточнить тарифы банка, что он и сделал, позвонив спустя несколько дней в отделение, где была осуществлена операция.
Подняв документы, начальник операционного зала убедился в правильности комиссии (бухгалтер все же указала посоветованный символ), и заключил, что претензий не должно было быть. Как говорится, что написано пером. Но так как банк был небольшим и почти всех своих юридических лиц сотрудники знали чуть ли не поименно, ситуацию удалось разрешить полюбовно. Бухгалтер принесла другой чек с верно указанным символом, компания написала заявление о несогласии со снятой комиссией, а банк провел процедуру «отката».
Кто виноват в данной ситуации? Чья некомпетентность стала причиной потраченного времени и сил? У каждого свое мнение на этот счет. В любом случае, хорошо то, что хорошо заканчивается.
Человеческий фактор
В другом случае в некорректном заполнении чека оказался виноват уже сам директор коммерческой организации. Сначала им неверно был указан номер счета, и пришлось переписывать документ заново. В дальнейшем выяснилось, что на счете не хватает денежных средств — переписали на меньшую сумму. Но оказалось, что на этот раз неверно были указаны суммы в разбивке по символам. То есть их общий объем не соответствовал сумме, указанной на лицевой стороне. Операционист и владелец счета успели стать хорошими знакомыми за все время, потраченное ими на исправление ошибок.
Причин, не позволяющих провести чек, могут быть сотни. Это и заполнение ручками различного цвета, и отсутствие печати или нечеткость ее оттиска, отсутствие прочерков в незаполненных частях полей. Они возникают из-за неосведомленности или элементарной невнимательности, ведь все мы люди — а человеку, как известно, свойственно ошибаться.
Ссылка на закон
Как гласит часть 3 раздела 2 Инструкции ЦБ РФ № 205-П от 5 декабря 2002 г. (в редакции от 26 марта 2007 г.), «в случае закрытия счета, а также при изменении его номера или названия организации владелец обязан возвратить кредитному учреждению книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками. Вместе с ней следует представить заявление, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в этом документе должно содержаться подтверждение остатка средств на счете на день закрытия, а также указание по перечислению остатка средств».
