|
М.
Лоскутова, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»
Поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной
характер, служебными командировками не признаются. Однако это вовсе не
означает, что работникам нельзя компенсировать понесенные ими расходы.
Налоговое законодательство при соблюдении некоторых условий позволяет
совершенно безболезненно учесть «разъездные» компенсации при расчете
налога на прибыль. Но и это еще не все: оказывается, у фирм есть
неплохая возможность сэкономить заодно и на «зарплатных» налогах.
Напомним, что до появления в Трудовом кодексе статьи 168.1 организация
могла возместить сотруднику лишь расходы на проезд или установить
фиксированную надбавку за разъездной характер работы. Соответственно,
только эти затраты можно было учесть при расчете «прибыльного» налога.
Расходы же на оплату жилья и питания при длительной поездке, как и
другие необходимые издержки, не считались командировками, поэтому
подобные служебные разъезды фирма могла возместить работнику
исключительно за свой счет.
Такие поездки не относятся к командировкам и сейчас. Однако, поскольку
«разъездная» компенсация установлена законодательством, теперь ее сумму
можно учесть в налоговых расходах по статье 255 Налогового кодекса,
включив в затраты на оплату труда. При этом немаловажно, чтобы отражены
они были именно в том «составе», который указан в Трудовом кодексе,
включая оплату по найму жилья, суточные и прочие расходы, которые были
согласованы с работодателем (письмо Минфина от 19 апреля 2007 г. №
03-03-06/1/250). Как и все снижающие налог на прибыль расходы,
«проездные» затраты должны быть подтверждены документами.
Так, на стоимость проезда могут указать билеты, а на стоимость
проживания – счета гостиниц. Для обоснования выдачи суточных лучше всего
составить приказ, в котором была бы указана длительность поездки в днях.
Нелишним будет и служебное задание, содержащее наименование места
поездки и ее цель.
Кроме того, желая получить соответствующие налоговые «плюсы»,
работодателю необходимо прописать:
–
размеры и порядок оплаты «разъездных» трат в трудовых или коллективных
договорах;
–
размеры и порядок оплаты оных расходов во внутренних распорядительных
документах компании;
–
перечень работ, профессий или должностей, которые связаны со служебными
поездками;
– в
должностных инструкциях соответствующих работников, что их работа носит
разъездной характер.
Выполнение этих несложных формальностей позволит фирме избежать
разногласий с инспекторами относительно расчета налога на прибыль.
Как разъезды экономят на «зарплатных» налогах
Компенсационный статус «разъездных» выплат позволяет сэкономить
организациям и на «зарплатных» налогах. Дело в том, что законодательно
установленные компенсации, в том числе связанные с выполнением трудовых
обязанностей, не облагают соцналогом (п. 1 ст. 238 НК). Правда,
упомянутое положение кодекса освобождает такие выплаты от ЕСН только в
пределах норм, которые установит фирма. Документально «подстраховать»
расходы на служебные поездки можно теми же трудовыми (коллективными)
договорами или распорядительными документами по фирме, установив в
фиксированном размере сумму суточных, а компенсацию расходов на проезд и
проживание – согласно «первичке» по этим издержкам.
Разногласий с инспекторами относительно ранее выдвинутых ими требований
о начислении соцналога на выплаты «разъезжающим» сотрудникам теперь не
должно возникнуть, ведь чиновники главного финансового ведомства
признали, что необходимость в этом отпала (письмо Минфина от 21 августа
2006 г. № 03-05-02-04/130).
Что
касается налога на доходы «разъезжающих» работников, то до упомянутой
поправки в Трудовом кодексе организация имела право не облагать лишь
стоимость проезда, в то время как остальные расходы можно было только
«приплюсовать» к зарплате и удерживать с них данный налог в обычном
порядке. Теперь все издержки, перечисленные в статье 168.1 Трудового
кодекса, освобождены от этого налога как компенсации (ст. 217 НК). Но
опять же в пределах норм, установленных фирмой. Сделать это можно таким
же образом, как и в предыдущем случае – зафиксировав эту норму в
договорах с сотрудниками и «локальных нормативных актах» (письмо Минфина
от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252).
Тем не менее
налоговики не всегда соглашаются с подобным положением дел. Так,
межрайонная инспекция ФНС по г. Санкт-Петербургу посчитала, что Комитет
по управлению городским имуществом неправомерно не учел суммы возмещения
своим работникам расходов на транспорт при исчислении НДФЛ и ЕСН и
потребовала заплатить штраф, а также суммы неуплаченных налогов и пени
по ним. Дело в том, что транспортные расходы сотрудником фирмы не были
подтверждены разовыми проездными билетами (ФАС Северо-Западного округа
постановление от 7 февраля 2007 г. № А56-11567/2006). Однако арбитры
признали, что произведенные выплаты подтверждены приказом председателя
Комитета о возмещении работникам расходов, связанных с разъездным
характером работы, должностными инструкциями соответствующих работников
и маршрутными листами. При этом немаловажным оказалось и то, что расходы
работников на проезд в транспорте были непосредственно связаны с
исполнением ими трудовых обязанностей, а поэтому суммы компенсаций
указанных расходов не подлежат учету при исчислении НДФЛ и ЕСН |
