04.03.09 Согласовано по акту
Сверка с контрагентами проведена. Завершающий этап — составление документа, который устанавливает наличие у сторон претензий друг к другу или отсутствие таковых. Как правило, им является акт согласования взаимных обязательств. Рассмотрим, что следует учесть при его составлении.
Активная предпринимательская деятельность — это постоянное заключение сделок. С течением времени их становится больше, какие-то исполняются точно в срок, какие-то висят мертвым грузом в виде дебиторки или кредиторки в балансе. Урегулируются такие вопросы при помощи сверки между контрагентами. Как же оформить ее результаты?
Оформить должным образом
Унифицированной формы документа, в котором фиксируется завершение сверки, не существует. Поэтому здесь организациям и предпринимателям предоставлена полная свобода разработать такие документы самостоятельно.
Вполне естественно, что в них должны быть указаны реквизиты сторон, позволяющие их идентифицировать, а также установлена правомочность лиц, подписывающих эти акты. Помимо этого, следует учесть специфику деятельности организаций и включить в документы информацию, позволяющую уяснить состояние отношений по сделке.
Как правило, в таких случаях используются акты сверки обязательств и взаиморасчетов (название может варьироваться в зависимости от специфики сделок).
Если такой акт подписывается должностным лицом, действующим на основании доверенности, то следует запросить у контрагента заверенную им копию.
Руководствуясь необходимостью, информация о проведении сверки и состоянии взаиморасчетов на определенную дату может быть изложена в сжатом виде и отражать только общие суммы задолженностей (см. документ 1). При этом возможен вариант, когда акт имеет приложение, в котором полностью отражены результаты совместной ревизии.
Важное приложение
В качестве приложения к акту можно составить сводную таблицу, в которой наиболее полно учесть состояние взаиморасчетов на начало и конец периода. Порядок прохождения сделок надо отразить с распределением по договорам.
При этом целесообразно соблюсти следующую последовательность договора: документ поставки — счет-фактура — документ оплаты. Примерный порядок формирования такого приложения показан в документе 2.
В его структуре может прослеживаться определенная схожесть с карточкой счета по учету операций с контрагентом, только с привязкой к счетам-фактурам и платежным документам. Если операции между сторонами имеют свою специфику, то вполне резонно отразить необходимую информацию в таком приложении к акту.
Дополнительные согласования
Завершение сверки, как правило, ведет к урегулированию взаимоотношений между партнерами. Могут дополнительно составляться графики платежей при погашении задолженности, приниматься решения о реструктуризации долга или о согласовании цен поставки. Все это может быть отражено в акте или же оформлено отдельными документами. Законодательством никаких ограничений в порядке оформления не предусмотрено.
Если по результатам сверки стороны пришли к соглашению о том, что необходимо дополнительно согласовать условия проведения сделок, то это целесообразно указать в акте. В таком случае этот документ может выполнять также функцию соглашения о намерениях.
