03.12.12 Регистрация, применение и учет ККТ: подробная инструкция

Роман Тимохин, ведущий эксперт

Когда учет будет самым простым: Когда расходы на кассовый аппарат суммарно не превышают 40 000 руб. Тогда их можно признать в налоговом учете целиком и сразу.

Какие документы почитать: Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, Регламент, утвержденный приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н.

Клиенты вашей компании рассчитываются за проданные им товары, оказанные услуги или выполненные работы наличными? В таком случае по каждой операции вы должны выдавать покупателям кассовый чек. Для этого нужно установить контрольно-кассовую технику (ККТ).

Не обойтись без кассового аппарата, даже если с вами расплачиваются банковской картой. Это общее правило статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Если же не применять ККТ, то это чревато штрафами от налоговиков по части 2 статьи 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Есть ситуации, когда ККТ применять необязательно. Понять, нужна ККТ или нет, поможет таблица ниже.

В каких случаях нужно применять ККТ, а когда это делать необязательно

С чего начать

Чтобы по всем правилам использовать кассовый аппарат в работе, надо выбрать подходящую модель. Также обязательно зарегистрировать ККТ в налоговой инспекции. Ведь если вы станете применять неисправную либо незарегистрированную технику, административного штрафа тоже не избежать.

Шаг № 1. Выберите модель кассового аппарата и обслуживающую компанию

Выбирая конкретную модель ККТ, важно проверить, включена ли она в государственный реестр. Модель, которой нет в реестре, применять запрещено. За это предусмотрен административный штраф. Выходит, если кассир вовремя пробьет чек на кассе, исключенной из госреестра, его и компанию, в которой он работает, все равно могут привлечь к ответственности.

По сути, выбор модели упирается в потребности компании и то, какую сумму ваше руководство готово потратить. Например, если вы планируете принимать к оплате не только наличные, но и банковские карты, понадобится более сложная модель. Немаловажен и вид деятельности компании. Дело в том, что некоторые виды кассовой техники имеют ограниченное применение. В частности, модель АБПМ-К предназначена исключительно для расчетов при продаже билетов.

Кроме того, уже сейчас вам надо подумать о том, где вы будете обслуживать кассовый аппарат. Как правило, те организации, которые продают ККТ, являются и центром технического обслуживания (ЦТО). Так что проще купить машину в ЦТО, заодно заключив с данной организацией договор на обслуживание.

Шаг № 2. Подайте заявление о регистрации ККТ в налоговую инспекцию

Модель ККТ вы выбрали и купили, теперь надо зарегистрировать технику в своей налоговой инспекции. Для этого подайте заявление по форме, приведенной в приложении № 1 к приказу ФНС России от 9 апреля 2008 г. № ММ-3-2/152@.

Его вы можете отнести в инспекцию лично, отправить по почте с уведомлением о вручении или же переслать через Интернет. Наглядный образец заявления о регистрации ККТ мы уже приводили в статье «Шпаргалка, которая поможет быстро и правильно заполнить заявление о регистрации ККТ» (опубликована в журнале «Главбух» № 13, 2012). Также в таблице ниже мы дали подсказки, как заполнять отдельные реквизиты в бланке.

Шпаргалка, с которой вы быстрее и без ошибок заполните заявление о регистрации (перерегистрации, снятии с учета) ККТ

Вы регистрируете сразу несколько кассовых машин? Тогда все равно заполните одно заявление. Просто разделов 1 и 2 в нем будет столько же, сколько единиц техники. Увеличится и общее количество страниц (его укажите на титульной странице). Какие документы приложить к заявлению, читайте ниже.

Шаг № 3. Подготовьте аппарат к осмотру и получите карточку регистрации ККТ

Если с документами все в порядке, работник ИФНС согласует с вами время для осмотра кассовой машины и ее фискализации (пробного запуска). О том, что эти процедуры пройдены, инспектор сделает соответствующую отметку в паспорте ККТ. Ее он заверит печатью ИФНС. После этого кассовый аппарат поставят на учет. Сотрудник инспекции выдаст вам карточку регистрации кассы и заверит ваш журнал кассира-операциониста. Одновременно с карточкой вам вернут паспорт ККТ и договор на техподдержку.Весь этот порядок действий есть в Административном регламенте, утвержденном приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н (далее — Регламент). Всего у налоговиков есть пять рабочих дней с даты, когда они получили документы от компании.

Теперь кассовым аппаратом можно пользоваться. Но только по тому адресу, по которому он зарегистрирован. Например, если кассу будет использовать филиал, то регистрировать ККТ нужно в инспекции по местонахождению данной структурной единицы. При этом филиалы не вправе использовать кассовый аппарат, зарегистрированный на головной офис (и наоборот).

Какие документы по ККТ должны быть в компании

Чтобы работать с ККТ, нужно постоянно оформлять ряд специфических документов. Подробно все эти требования расписаны в двух нормативных актах: Положении о порядке ведения кассовых операций № 373-П (утверждено Банком России 12 октября 2011 г.), Типовых правилах (утверждены Минфином России 30 августа 1993 г. № 104). Итак, вы зарегистрировали технику в инспекции. Когда будете вводить ее в эксплуатацию, составьте акт по форме № КМ-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Акт составьте в двух экземплярах. Один из них передайте в ЦТО, а второй оставьте у себя.

Повторим еще раз, у вас в наличии должны быть:

• паспорт ККТ с отметкой инспекции;

• карточка регистрации, выданная в ИФНС;

• акт по форме № КМ-1 ;

• журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 ;

• журнал по форме № КМ-8.

Как поступать с расходами на ККТ, ее ремонт и техобслуживание

Вообще кассовая техника отвечает критериям основного средства. Поэтому она есть в соответствующей Классификации в составе четвертой амортизационной группы. Так что если аппарат обошелся вам дороже 40 000 руб., его стоимость списывайте через амортизацию. При этом срок полезного использования установите свыше пяти лет до семи лет включительно.

А вот расходы на покупку ККТ в сумме 40 000 руб. и меньше учитывайте единовременно. Основание — подпункт 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

Теперь про ремонт и техобслуживание. Во время эксплуатации кассовой техники ее будут постоянно проверять специалисты ЦТО на предмет, исправна ли она. Эти плановые осмотры проводят ежегодно (в январе-феврале). Таково требование абзаца 9 пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.

Расходы на техобслуживание касс прямо не упомянуты в главе 25 Налогового кодекса РФ. Есть два варианта, как учесть такие траты при расчете налога на прибыль. Первый: в составе материальных расходов согласно статье 254 кодекса. Второй: в составе прочих расходов на основании статьи 264 кодекса.

Выбранный способ закрепите в учетной политике для целей налогообложения (п. 4 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Но при любом из них расходы можно учесть целиком и сразу. Естественно, мы подразумеваем метод начисления.

Что касается ремонта, то чинить кассовые аппараты может опять же только ЦТО. Всю потраченную на ремонт сумму списывайте сразу в составе прочих расходов. В том периоде, когда выполнили работы.

С входным НДС никаких особенностей нет. Всю сумму НДС, предъявленную при покупке аппарата продавцом либо в сумме оплаты за ремонт ЦТО, можно принять к вычету. Тут действуют общие правила статей 171 и 172 Налогового кодекса РФ.

По каким правилам работать с кассовой техникой

К работе на ККТ можно допускать только сотрудников, с которыми ваша компания заключила договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Это важно, иначе в случае недостачи налички в кассе взыскать ее с работника будет проблематично. Теперь расскажем по порядку.

В начале каждой смены кассиру-операционисту нужно выдать ключи от кассовой кабины и ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика. Не забудьте снабдить кассира необходимыми расходными материалами: чековой и контрольной лентами, лентой для печатающего устройства, чистящими средствами, а также разменными монетами и купюрами. А руководитель организации (заместитель руководителя, заведующий секцией) пусть в начале контрольной ленты напишет и заверит подписью:

• тип и заводской номер ККТ, в которую устанавливается лента;

• дату и время начала работы ККТ;

• показания секционных и контрольных счетчиков.

Те же данные, только уже с датой и временем окончания работы, тот же руководитель должен написать на контрольной ленте в конце дня, когда он извлечет эту использованную ленту из ККТ и снимет показания счетчиков. Плюс ко всему там же надо написать сумму дневной выручки.

Показания счетчиков на конец дня заносятся в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. По показаниям счетчиков на начало и конец дня определяется сумма выручки за день. Эта сумма должна соответствовать сумме денег, сданных кассиром-операционистом.

Вообще, правил, которых должен придерживаться кассир-операционист, много. Чтобы ему было проще запомнить, что можно, а что нельзя делать, выдайте памятку, которую мы подготовили (см. ниже). Если потребуется, вы можете вырезать ее из журнала. Ниже мы привели схему действий на случай возврата денег покупателю.

Что делать, если покупатель возвращает товар и надо вернуть деньги

Когда придется перерегистрировать ККТ

Предположим, ваша компания или обособленное подразделение переехали (сменили адрес). Или компания стала называться по-новому, либо вы решили сменить ЦТО. В этих случаях придется перерегистрировать ККТ. А все ситуации, когда обязательна перерегистрация, приведены в пункте 76 Регламента.

Чтобы перерегистрировать ККТ, в налоговую инспекцию подайте заявление (форма та же, как и при первичной регистрации). К заявлению приложите паспорт ККТ и карточку ее регистрации.

Налоговики обязаны перерегистрировать ККТ в течение пяти рабочих дней с даты, когда вы подадите заявление. После снятия фискального отчета за весь период эксплуатации кассы в паспорте ККТ инспектор сделает отметку о перерегистрации. Он заверит ее печатью ИФНС.

Как снять кассовый аппарат с учета

В заключение несколько слов о том, как снимать кассовую технику с регистрационного учета. Делать это нужно во всех случаях, когда эксплуатация ККТ прекращается. В том числе когда вы решили заменить действующую модель на новую.

Чтобы снять кассу с учета, нужно подать в налоговую инспекцию заявление по уже известной вам форме. Вместе с ним паспорт ККТ и карточку ее регистрации. Дальнейшие действия инспекторов и представителя компании расписаны в пунктах 81-88 Регламента.

Будьте внимательны! Инспекция вправе самостоятельно снять ККТ с учета, если одновременно выполняется два условия: у кассового аппарата истек нормативный срок амортизации; модель ККТ исключена из государственного реестра. Об этом инспекция обязана известить организацию не позднее следующего дня по окончании нормативного срока амортизации.