03.10.11 Электронный счет-фактура в налоговых проверках

К.Ширинян

В ближайшем будущем компании смогут не вести бумажный реестр счетов-фактур, а обмениваться с контрагентами и налоговиками электронными документами. Однако пока инспекторам нужно отправлять бумажные варианты документов.

Нормативные акты*(1), которые регулируют электронный обмен документами между организациями и налоговыми органами, вступили в силу еще весной. Инспекции уже сейчас вправе затребовать у компании документы, необходимые для проверки, в электронном виде*(2).

Затребованные налоговиками документы должны быть составлены в электронном виде по специальным форматам. В них указывают реквизиты принятого от инспекторов требования о представлении документов. Документы подписывают электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) (с 06.04.2011 можно подписывать и электронной подписью) организации и направляют по ТКС в инспекцию*(3).

При этом инспекторы не могут запрашивать документы у оператора, с которым у фирмы заключен договор. Тем более что у оператора их нет, у него хранятся только подтверждения об отправлении и получении документов.

Документы для камералки...

Допустим, фирма получила по ТКС требование от налоговиков о представлении документов для проверки НДС. Можно ли направить в инспекцию счета-фактуры, книги продаж и покупок в электронном виде? Так как формы и форматы счетов-фактур, книг продаж и покупок еще не установлены, то организации должны, как и прежде, пользоваться бумажными документами.

Даже если компания обменивается с контрагентами электронными счетами-фактурами, заверенными ЭЦП, отправить их в налоговую нельзя. Все равно фирме нужно сделать бумажные копии электронных документов, заверить и представить в инспекцию. Такую точку зрения высказал Минфин России в одном из разъяснений*(4). В нем ведомство отвечает на вопрос организации о подтверждении расходов электронной накладной, однако эти выводы применимы и к ситуации со счетами-фактурами.

Письмо Минфина России от 28 июля 2010 г. N 03-03-06/1/491

Это письмо носит информационно-разъяснительный характер и служить общим правилом не может. Если организация решит представить в инспекцию электронную накладную или счет-фактуру, то ей надо быть готовой к спорам с налоговиками.

...и выездной проверки

Стоит ли в период проведения выездной проверки позволять инспекторам просматривать свои документы в электронном виде? Или, как и прежде, распечатывать для налоговой все документы? Во избежание конфликтов при проведении налоговиками выездной проверки стоит также представлять документы в бумажном виде. Сажать инспекторов за компьютер с доступом ко всей электронной базе документов будет как минимум неосмотрительно. Даже если все, что инспекции нужно для проверки, оформлено без нарушений, вопросы могут появиться по поводу любого находящегося в программе файла.

Право подписи

Кто должен подписывать электронный счет-фактуру? Заверять счет-фактуру, как мы помним, должны руководитель организации и главный бухгалтер либо иное уполномоченное лицо. С появлением электронного документа правила меняются. Для того чтобы его подписать, достаточно одного должностного лица. Это будет или руководитель, или иное лицо, у которого есть доверенность на подписание счетов-фактур*(5) и ЭЦП.

Если же компания готовит для инспекции копии электронных счетов-фактур, подписанных ЭЦП, то и на бумажном варианте должно расписываться лицо, которое вправе проставлять электронную подпись.

Подтвердить отправку

Если фирма все же приняла решение отправить документы в инспекцию в том числе и по ТКС, то подтвердит отправку квитанция о приеме документов. Датой ее получения налоговым органом в электронном виде считается дата, указанная в квитанции*(6).

Право или обязанность

Обязательно ли организации использовать электронный счет-фактуру? Нет. Его применение не является обязательным. Налоговым кодексом установлена возможность использовать в документообороте один из двух способов составления счета-фактуры. Если для организации удобнее выставить счет-фактуру на бумаге, то это ее право.

В заключение

Казалось бы, нормативная база для использования готова, и фирмы могут составлять счета-фактуры в электронном виде для обмена как со своими контрагентами, так и с налоговыми органами.

Но действующим законодательством решены не все спорные вопросы использования электронного документооборота. Например, утвержденный Порядок предписывает заверять документы ЭЦП. Однако Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"*(7) утрачивает силу с 1 июля 2012 года. Сферу его применения теперь регулирует Федеральный закон "Об электронной подписи"*(8). В отличие от ЭЦП, электронная подпись бывает нескольких видов: простая, усиленная квалифицированная и усиленная неквалифицированная. Какую из них можно использовать для подписи документов? Ответ на этот вопрос пока решается в министерствах и ведомствах.

Еще одна задача, пока не выполненная чиновниками, - это утверждение установленных форматов и форм для счетов-фактур, книг покупок и продаж. Сейчас фирмам следует руководствоваться постановлением Правительства РФ N 914*(9), в котором прописана типовая печатная форма счета-фактуры*(10). И только новая форма документа будет действовать как для электронного, так и для печатного счета-фактуры.

*(1) п. 20 Порядка, утв. приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ (далее - Порядок)
*(2) п. 1 ст.љ93 НК РФ
*(3) приказ ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@
*(4) письмо Минфина России от 28.07.2010 N 03-03-06/1/491
*(5) п. 6 ст.љ169 НК РФ
*(6) п. 13 Порядка
*(7) Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ
*(8) Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ
*(9) пост. Правительства РФ от 02.12.2000 N 914
*(10) пп. 4, 14 ст.1 0 Федерального закона N 229-ФЗ