03.09.08 Поездка от фирмы: все включено?

Деятельность многих организаций связана с частыми поездками, в которые направляются те или иные сотрудники фирмы. При этом если путешествие занимает более одного дня, оно оформляется как командировка. И именно в этот момент у бухгалтерии могут возникнуть некоторые вопросы: когда, за что и в какой мере должны оплачиваться расходы, возникшие при подобном служебном задании? Кроме того, на повестку дня встает серьезная проблема: кого именно разрешается командировать?

Сроки путешествия

Практически все организации в процессе работы сталкиваются с необходимостью направления своих сотрудников в служебные командировки. При этом стоит учитывать, что, согласно Трудовому кодексу, такой командировкой признается лишь поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездки специалистов, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК).

Также необходимо учитывать, что действующее законодательство содержит весьма жесткие ограничения сроков командировочных поездок. Как оговаривается в пункте 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», срок командировки определяет руководитель организации, однако максимальная продолжительность поездки в пределах России не может превышать 40 дней. Срок же «путешествия» специалистов, руководителей и рабочих монтажных, строительных и наладочных работ в пределах нашей страны не может быть больше одного года. А вот для заграничной поездки максимальная продолжительность не установлена.

При этом Трудовой кодекс запрещает направление в служебные поездки беременных женщин (ст. 259) и сотрудников в возрасте до 18 лет (ст. 268). Исключение в этом случае составляют лишь творческие работники средств массовой информации, циркачи, актеры, певцы, профессиональные спортсмены и другие лица, участвующие в создании или исполнении программы. Также от командировок освобождаются родитель-одиночка, воспитывающий ребенка в возрасте до 5 лет, работники, имеющие детей-инвалидов, и сотрудники, ухаживающие за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением. Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, разрешается только с их письменного согласия и при условии, что поездка не запрещена им по состоянию здоровья. Кроме того, такие сотрудники должны быть ознакомлены со своим правом отказаться от служебной поездки в письменной форме. И только после всех этих процедур бухгалтер организации может смело браться за оформление командировочных документов.

Главный документ

Командировочное удостоверение является документом, подтверждающим время пребывания в служебной поездке. В каждом пункте назначения в нем делают пометки о времени прибытия и отъезда, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и его печатью. Выписывает удостоверение работник кадровой службы на основании приказа руководителя организации о направлении в командировку. В документе указываются: фамилия, имя и отчество командируемого, должность, структурное подразделение, цель поездки, место назначения и срок (не считая времени нахождения в пути).

Бухгалтерский аврал

Прежде чем отправить сотрудника в поездку, директору организации необходимо издать соответствующий приказ, после чего непосредственный руководитель командируемого составляет служебное задание. Чаще всего самим оформлением поездки и подготовкой к ней занимаются работники отдела кадров и менеджеры по персоналу. Однако в случае катастрофической занятости инспекторов по кадрам эта работа может перейти и в бухгалтерию. Для того чтобы этого не произошло, необходимо заранее отрегулировать действия различных подразделений по подготовке сотрудников к командировке. Сделать это может руководитель предприятия посредством принятия внутреннего акта.

Однако, если директор решил, что подобный вопрос можно доверить только бухгалтерам, специалистам придется потрудиться на славу. Чтобы у сотрудника и организации не возникло в поездке проблем, следует подготовить необходимые документы. А именно: приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о его выполнении, а также авансовый отчет.

Кроме этого не стоит забывать об оперативном сборе информации о пункте назначения. Ответственному лицу необходимо уточнить сведения о климатических условиях местности, инфраструктуре, ценах, санитарно-эпидемиологической обстановке и т. д. Интересующую информацию обычно получают через справочные службы, посредством печатных изданий и в ходе беседы с представителями компаний, куда направляется сотрудник. Затем на основании имеющихся данных выясняется, в каком режиме служащий должен работать, сколько планируется встреч, какого рода предстоят контакты, необходим ли ему сопровождающий помощник и каково физическое и психологическое состояние командируемого. Исходя из полученных ответов придется обеспечить медицинское сопровождение, а также решить вопросы безопасности. Конечно, нельзя оставить в стороне и финансовый вопрос.

«Внештатные» командировки

В командировку можно отправить только того работника, с которым у организации заключен трудовой договор. Если физическое лицо не состоит в штате фирмы, оно не может быть направлено в служебную поездку и, соответственно, ему не будут возмещены командировочные расходы.

В случае, когда не оформленный в штат организации сотрудник все же выполняет какие-либо работы, связанные с поездкой, то между ним и предприятием должен быть заключен гражданско-правовой договор. Условия такого документа предусматривают возмещение командируемому затрат, но эти суммы нельзя рассматривать в качестве командировочных. Они являются частью вознаграждения за работу и включаются в совокупный налогооблагаемый доход работника. Однако при наличии документов, подтверждающих затраты в служебной поездке, лицо имеет право уменьшить свой налогооблагаемый доход на сумму этих расходов.

Командировочный расчет

Как правило, перед отъездом работнику выдается аванс из кассы организации на оплату расходов. Эта сумма рассчитывается исходя из стоимости проезда к месту назначения и обратно, срока нахождения в командировке, размера суточных и других трат. В течение трех дней после возвращения из поездки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им средствах. Также к нему должны прилагаться командировочное удостоверение и первичные документы, подтверждающие расходы. Такие траты включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией в момент утверждения авансового отчета. По словам адвоката Александра Назарова, если, согласно отчету, сотрудник потратил гораздо меньше денег, чем предполагалось, но при этом не вернул разницу в кассу фирмы, работодатель вправе взыскать с него оставшуюся разницу.

В сумму расходов, возмещаемых работнику, включаются стоимость билета, оплата услуг по предварительному бронированию, средства за пользование постельными принадлежностями в поездах, проезд в общественном транспорте и пассажирская страховка. На практике бывают случаи, когда после проезда работником части пути организация меняет место командировки, при этом купленные билеты не используются. В таком случае первоначальную стоимость дороги (за исключением средств, возвращенных перевозившей компанией) можно отнести к расходам для целей налогообложения прибыли. По словам специалиста, пожелавшего остаться неизвестным, сотруднику также возмещаются затраты на проживание, такие как предварительное бронирование гостиницы, оплата самого номера и аренда квартиры:

— При этом следует учитывать, что стоимость дополнительных услуг в гостинице работнику не возвращается, а подлежит оплате самим командированным за счет суточных. Они выплачиваются за каждый день пребывания в поездке, включая выходные и дни, проведенные в пути. Здесь следует отметить, что при однодневной командировке, которая длится не более 24 часов, суточные не компенсируются.

Однако, как сообщила ведущий аудитор, заместитель генерального директора компании «Финстатус» Ирина Денисенко, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом:

— Проезд на такси, аренда VIP-зала для переговоров и телефонные разговоры при их обоснованности, а также документально подтвержденных затратах и их отражении в коллективном договоре могут компенсироваться. Просто стоит учитывать, что для организации источником финансирования этих затрат будет являться чистая прибыль, благодаря чему придется уплачивать ЕСН на всю эту сумму.