03.08.11 Что делать, если главный бухгалтер в отпуске

Не секрет, что одним из наиболее важных людей в любой организации является главный бухгалтер. Ведь именно он ответственен за документальное оформление «хозяйственной жизни» фирмы. Очевидно и то, что все мы нуждаемся в отпуске, и главный учетный работник — не исключение. А раз так, то стоит заранее разработать план, по которому будет жить компания в период отсутствия главбуха.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 29-ФЗ «О бухгалтерском учёте» расчётные документы без подписи главбуха сотрудники организации и банка вообще не должны принимать к исполнению. Это правило знает каждый руководитель, и когда на его стол ложится заявление от учетного работника на отпуск, перед ним встает вопрос, кого назначить и.о. или врио. Причем важен не только выбор кандидатуры, но и правильное оформление бумаг, дающих человеку временное право подписывать документы компании. А с этим, как оказалось, получается справиться без ошибок далеко не всем.

Заместитель всему голова

Если в штате компании есть должность заместителя главного бухгалтера, то все предельно просто. Он замещает учетного работника, например, во время отпуска, командировки, болезни и т. п. Функции замещения оговариваются с новичком при подписании трудового договора. Прописать соответствующий пункт можно и в должностной инструкции. Это значит, что доплачивать за дополнительные функции на время отпуска главбуха не нужно. Подписывая документы, заместитель должен указывать свою временную должность, а также инициалы. Словом, все просто. Но позволить себе такую единицу в компании могут далеко не все. А это значит, что руководителям приходится прибегать к другим вариантам решения этого вопроса.

Так, на время нахождения главного бухгалтера в отпуске исполняющим обязанности можно назначить другого работника. Например, ведущего бухгалтера. Если сотрудник наряду со своей основной работой выполняет еще и дополнительную - работу главного бухгалтера, то данную передачу должностных обязанностей и полномочий следует оформить как совмещение профессий. И за это сотруднику положена доплата, которая зависит от объёма работы. Размер доплаты устанавливает руководитель по соглашению с работником. Это может быть фиксированная сумма, разница в окладах или процент от оклада по основной работе. Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.

В приказе о совмещении должностей указывается:

• содержание и объём дополнительной работы (то есть какие конкретно полномочия (обязанности) работник должен исполнять);
• срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника;
• конкретный размер доплаты;
• передаётся ли работнику право подписи финансовых документов вместо главного бухгалтера.

Назначенное таким образом лицо будет не только иметь права главного бухгалтера, но и нести соответствующую ответственность. Стоит отметить также, что издание приказа не отменяет выдачу назначенному ответственному лицу доверенности – документа, выдаваемого одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). К примеру, налоговые органы не жалуют «общую» доверенность от временно исполняющего обязанности главбуха и требуют отдельную бумагу на каждую совершаемую операцию, ну, скажем, на представление налоговых деклараций, на получение актов по результатам налоговых проверок и т. д.

Передача полномочий

Альтернативой совмещению профессий является временный перевод выбранного работника на должность главного бухгалтера. В этом случае замещающий сотрудник полностью освобождается от своей основной работы и выполняет только обязанности отсутствующего звена команды. Причем согласно ст. 72.2 ТК РФ руководитель должен платить ему такую же зарплату, как и главбуху. Оформляя подобные отношения, руководитель должен составить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ.

При оформлении временного перевода необходимо выполнить те же действия, что и при постоянном переводе (кроме внесения записи о переводе в трудовую книжку), а именно:

• получить письменное согласие работника, если оно требуется. Согласие можно оформить дополнительным соглашением к трудовому договору о временном переводе работника на другую работу;
• оформить приказ о переводе на другую работу по унифицированной форме № Т-5 (а если переводится несколько работников, то по форме № Т-5а);
• внести запись о временном переводе в разд. III личной карточки работника по форме № Т-2 и ознакомьте работника с этой записью под роспись;
• если при временном переводе у работника меняется трудовая функция – ознакомить его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с новой работой, и в необходимых случаях провести обучение и инструктаж по охране труда.

Выбирая между вариантами: совмещение или передача полномочий, специалисты советуют хорошенько взвесить все за и против. Так, передача полномочий главного бухгалтера другому сотруднику на небольшой срок (2–3 недели) целесообразна лишь при отсутствии других более удобных вариантов. Ведь в данном случае вы оголяете другой участок работы.

Право первой подписи

А теперь рассмотрим несколько рабочих ситуаций. Так, в соответствии с пп. 7.5, 7.6 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» право первой подписи на банковских документах (платёжных поручениях, чеках) принадлежит руководителю, а второй – главному бухгалтеру организации. Дополнительно правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников организации.

Составляем приказ правильно

Приказ № 22 о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера

В связи с уходом главного бухгалтера в очередной отпуск приказываю: назначить на период с 15 по 30 сентября временно исполняющим обязанности главного бухгалтера экономиста Тимкину Надежду Николаевну.

На указанный период ей передаётся право ведения бухгалтерского учёта, подписи за главного бухгалтера всех внутренних документов, бухгалтерской и налоговой отчётности.

Если замещающим руководителя и главного бухгалтера работникам вы хотите предоставить право подписи банковских документов на неопределённый (длительный) срок, то надо будет заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, нужно зафиксировать и образцы подписей замещающих лиц. Только тогда они смогут подписывать платёжные поручения и чеки.

Конечно, право первой или второй подписи замещающим лицам вы можете предоставить и временно. Тогда к уже имеющейся карточке надо оформить в банке временные карточки с образцами их подписей (п. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И).

Если у вас в организации стоит система «Клиент – банк», то оформлять банковские карточки не придётся. Замещающим руководство сотрудникам надо будет просто передать ключи ЭЦП руководителя и главного бухгалтера для подписи электронных документов в названной системе. Это также надо указать в приказе о передаче полномочий руководителя и главбуха на время отпуска.

Кроме того, важно помнить следующее. Обычно главбух уходит в отпуск только после сдачи квартальной отчётности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Но в жизни бывает всякое! Если вы сдаёте отчётность через Интернет, случается, что налоговики просят продублировать уже сданную отчётность. Поэтому на всякий случай передайте замещающему главного бухгалтера сотруднику присвоенный организации сертификат электронной цифровой подписи, с помощью которого вы посылаете отчёты в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС через Интернет. Об этом тоже нужно упомянуть в приказе о передаче полномочий главбуха на время отпуска.

Если окажется, что во время отсутствия главного бухгалтера в организацию пришла налоговая проверка, её из-за отсутствия главного учетного работника отодвигать никто не будет: дата начала проверки соответствует дате вынесения решения инспекции о назначении проверки, и её срок начинает истекать с этого момента.

Антон Агеев, консультант Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»