03.02.2014 Как вести архив компании

Любое предприятие в процессе своей работы создает документы, которые обязаны храниться в архиве определенное количество времени. Создавать хранилище документов на своей территории или отдать в специализированное учреждение - выбор руководства каждой отдельной организации. Но есть перечень правил, по которым ведение архива осуществляется, независимо от вида деятельности компании:

1. Все документы должны быть размещены по порядку, который устанавливается администрацией. Такая схема размещения описывается в соответствующем документе.

2. В хранилище обязательно должны стоять металлические шкафы, сейфы, стеллажи для размещения в них бумаг согласно принятому порядку.

3. На стеллажах документы следует хранить в коробках, пакетах, папках и других изолирующих предметах. Для бумаг постоянного хранения используют папки и картонные коробки. Если хранение в сейфе временное, их просто перевязывают. Запрещается оставлять документы на подоконниках, на полу или на полках, не рассортировав их по группам.

4. Ведение архива осуществляется по топографическому принципу: все составляющие архивного помещения нумеруются сверху вниз и слева направо. При больших размерах помещения и его содержимого размещаются указатели.

5. Проверку документов необходимо проводить минимум один раз в 5 лет. Внеплановой проверки требуют бумаги, которые передаются в государственный архив. А также после чрезвычайных происшествий, в результате которых содержимое хранилища было эвакуировано и, если к нему имелся доступ посторонних лиц. При смене работника, отвечающего ха материалы или его руководства, при ликвидации предприятия или изменении его структуры.

6. Все документы подлежат описи. Если на полках будут найдены неописанные дела, их изымают для протоколирования нарушений. Все «передвижения» дел необходимо отмечать в соответствующем журнале.

7. Сотрудник архива обязан следить за противопожарным состоянием помещения, а также контролировать соблюдение всех санитарно-гигиеническим норм: поддержание влажности на уровне 50-55% и температуры в помещении - 17-19?С. Если комната без окон, допускается наличие естественной или искусственной вентиляции. Путь к запасному выходу должен быть свободным, ключи от него находиться в специально отведенном месте.

8. Доступ к архиву не могут иметь посторонние люди, а также сотрудники предприятия в отсутствие работника хранилища или его руководителя.

9. Все документы необходимо размещать так, чтобы на них не попадали прямые солнечные лучи.

10. Документы с истекшим сроком архивации следует вовремя утилизировать. После чего обязательно отметить в журнале что, когда и куда было вынесено из архива.

Источник: www.pravkons.ru