02.11.09 Золотые правила работы с первичкой

Получить вычет по НДС, принять к учету расходы всегда было непросто. А с началом кризиса инспекторы активизировались и стали еще жестче подходить к решению спорных вопросов. Никаких поблажек и отсрочек. Бухгалтер может рассчитывать только на собственные знания и опыт. Как облегчить себе жизнь и наладить работу с незаменимой первичкой, мы попросили рассказать аудиторов, кадровиков и самих финансовых работников.

Оформляем и храним свои первичные документы

Общие требования

Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными (первичными учетными) документами. Они принимаются к учету, только если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Когда необходимый шаблон отсутствует, налогоплательщик может разработать его самостоятельно, утвердить внутренним приказом и прописать в учетной политике. При этом форма должна иметь обязательные реквизиты: наименование и дату составления; название фирмы, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении; должности лиц, ответственных за операцию и правильность ее оформления, и их подписи (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Первичные документы могут составляться как на бумаге, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо иметь и хранить бумажные копии — для деловых партнеров, сотрудников контролирующих органов, суда и прокуратуры.

Организация работы с персоналом

Работа с первичными учетными документами — тяжелый, кропотливый и рутинный труд. Чаще всего этим занимается бухгалтерия (один из рядовых сотрудников), а главбух контролирует процесс и следит за правильностью выполнения всех операций.

Проблемы с первичкой — не редкость в компаниях, где документы поступают от большого количества людей. Рассказывает Зинаида Леонидовна Ермолович, бухгалтер компании-грузоперевозчика в городе Луга Ленобласти: «За первичку у нас отвечают и бухгалтерия, и шоферы, и экспедиторы. Каждый — за документ, с которым работает. Потом все сдается главбуху. Ответственное отношение к документам у работников воспитываем: за утерю внутренним распорядком предусмотрены штрафы».

Эксперты советуют с первых дней наладить своевременный, четкий и правильный документооборот. В дальнейшем это позволит оперативно решать споры с налоговиками, а при необходимости — уверенно чувствовать себя в суде.

Елена Сергеевна Кукарская, операционный директор Intercomp Global Services Санкт-Петербург:

«Как правило, ведение бухгалтерского и налогового учета в компаниях разделено на отдельные участки: учет основных средств, учет товарно-материальных ценностей, расчеты с подотчетными лицами и т.д. Одной из функциональных обязанностей бухгалтера на каждом участке является контроль за правильностью

документов и оперативностью их поступления. Чтобы улучшить оба показателя, полезно разработать регламент движения документов на предприятии. Ознакомить работников, не связанных с бухгалтерской деятельностью, но имеющих отношение к документам, с правилами документооборота. Причем под роспись и обязательно пояснить, зачем это нужно.

Следующий шаг — создание в каждом подразделении компании своего графика документооборота (схема или таблица с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов). Можно оформить список документов, с которыми подразделение работает, и всем его сотрудникам вручить выписку. Не будет лишним провести тренинги, где озвучить правила документооборота, требования к заполнению документов и т.п.

Также стоит подготовить памятку (инструкцию) с пошаговым описанием, как правильно заполнять документы, в какие сроки их предоставлять и указать ответственное лицо».

Обеспечение сохранности документов

Чтобы бухгалтерия работала как слаженный механизм, надо продумать и организовать хранение первички. Первый вопрос, который при этом возникает, — сколько времени хранить ту или иную бумагу. Сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов (см. Перечень типовых управленческих документов, утв. Росархивом России 6 октября 2000 г.) налогоплательщик должен обеспечивать четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Федеральный закон № 129-ФЗ обязывает компании хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. В течение аналогичного срока нужно оберегать план счетов, учетную политику и бухгалтерские программы, используемые для работы (ст. 17). При этом надо учитывать, что некоторые документальные свидетельства хозяйственной деятельности подвержены естественному износу.

«На плечах бухгалтерии лежит огромный груз — обеспечить сохранность кассовых чеков, потому что со временем (иногда достаточно и года) они выцветают, — делится Григорий Степанович Мельник, руководитель консалтинговой компании. — Однажды мы на этом попались: во время проверки вместо чеков инспекторы увидели пустые бумажки и не приняли их в качестве доказательств понесенных затрат. Пришлось платить штраф, недоимку и пени. Теперь, наученные горьким опытом, ксерокопируем все чеки и заверяем их: пишем «верно»; главбух указывает свою фамилию и имя, ставит дату, подпись и печать фирмы».

Еще одна проблема — объем документации. Если компания существует на рынке несколько лет и ведет активную, разнообразную деятельность, наступает момент, когда управляться с кипами бумаг становится проблематично. Выходы есть.

Во-первых, можно поручить ведение архива специализированной организации (государственному или частному архиву). Это потребует определенных финансовых вложений, но избавит от массы хлопот.

Второй путь — выделение помещения и штатной единицы. Также справиться с ситуацией помогает электронный документооборот, как внутренний, так и внешний (в том числе отчетность по ТКС). Однако и здесь на случай поломки компьютера необходимо заниматься копированием. В любом случае уделять время и силы сохранности первички необходимо. Отсутствие такой работы чревато неприятными последствиями.

Ольга Юрьевна Брюховецкая, генеральный директор ООО «Консультант-Финанс»:

«Ответственность за организацию хранения документов компании лежит на руководителе, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухучета и бухгалтерской отчетности — еще и на главном бухгалтере. Если что-то пропало, директор должен назначить комиссию для расследования причин произошедшего. Результат ее работы оформляется актом (п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций нужно провести инвентаризацию и по ее итогам принять меры к восстановлению утраченных первичных документов. Если необходимо, пригласить представителей следственных органов, охраны и Госпожнадзора (п. 2 ст. 12 Федерального закона № 129-ФЗ).

Уничтожить документы, срок хранения которых истек, можно на территории организации. Для этого создается экспертная комиссия и оформляется акт. Если документы для утилизации передаются в специализированную фирму, оформляется приемо-сдаточный акт или накладная. В них указывается дата передачи, количество и вес макулатуры. Отмечу: уничтожение документации в данном случае — право, а не обязанностью компании (см. письмо Минфина России от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/2/83).

За несоблюдение порядка хранения документов полагается административная и уголовная ответственность (ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Если нарушены правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, взимается штраф с должностных лиц компаний — от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ). Грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов обойдется должностным лицам в пределах 2000-3000 руб., организациям — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Что касается уголовной ответственности, то она предусмотрена за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов. Такое деяние наказывается штрафом до 200 000 руб. или исправительными работами до двух лет либо арестом до четырех месяцев. Вплоть до лишения свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)».

Строим документооборот с партнерами

С поставщиками и контрагентами необходимо наладить жесткую систему взаимодействия, чтобы не был забыт или утерян ни один документ. Большой потенциал в этом смысле имеют договоры (см. подробно материал на с. 14-17). В них в том числе можно предусмотреть санкции за подачу неправильно оформленных первичных документов и нарушение графика их представления. А сам график оформить как приложение. Кроме того, эксперты советуют проверять и отбраковывать первичку сразу на стадии получения.

Елена Николаевна Дубинянская, руководитель отдела аудита и финансов ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа»:

«Если счет-фактура не соответствует требованиям статьи 169 НК РФ, налогоплательщик может в том же налоговом периоде запросить у поставщика исправленный документ. Обязательное условие — идентичность экземпляров покупателя и поставщика. Причем исправлять стоит лишь недостатки, которые приводят к нарушению названной статьи. Если обнаружены технические ошибки в ИНН, КПП, номере расчетно-платежного документа или ГТД, неверно указаны наименование организации и адрес, лучше попросить поставщика оформить новый счет-фактуру.

В случае с исправленными счетами-фактурами налоговый вычет по НДС можно получить лишь в периоде исправления. Компании необходимо подать уточненные декларации за налоговые периоды, когда счета-фактуры были предъявлены (снять вычеты) и исправлены (заявить вычеты). При этом организация несет потери в сумме пеней и штрафов за период с даты неправомерного предъявления вычета по НДС по дату корректировки документов.

Если фирма планирует обратиться в арбитражный суд, можно запросить у поставщика новые счета-фактуры взамен неправильно оформленных. Инспекторы в этом случае не вправе отказать в возмещении НДС (см., например, постановления ФАС СЗО от 11 июня 2008 г. по делу № А52-4533/ 2007 и от 20 июля 2007г. по делу № А52-260/2007). Можно и подстраховаться: прописать в договоре, что поставщик товаров (работ, услуг) обязан предоставить покупателю правильно оформленный счет-фактуру, а в противном случае — уплатить штраф, величина которого определяется как сумма НДС, пеней и штрафа, начисленных покупателю налоговым органом из-за несоответствия счета-фактуры законодательству РФ.

Что касается признания расходов по налогу на прибыль, налогоплательщикам часто удается доказать в суде, что выявленные инспекторами недостатки в оформлении первички не мешают уста­новить факт несения обществом затрат, не отменяют их документального подтверждения и производственной направленности (см., например, постановление ФАС СЗО от 18 апреля 2008 г. № А56-17855/ 2007)».

Решаем проблемы с налоговой

Общаясь с представителями налоговых органов, следует помнить, что их полномочия во время проверок ограничены. Первичные учетные документы могут быть изъяты только на основании постановления и в порядке, предусмотренном статьей 94 Налогового кодекса РФ. Главбух или иное должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии инспекторов снять с документов копии и отметить основания и дату изъятия (п. 8 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ).

Также практика показывает, что в работе с первичкой силен человеческий фактор. Иногда сотрудники забывают накладные в такси или маршрутке. Маленький ребенок главного бухгалтера может порвать и испортить документы, взятые домой для работы. Вариантов — множество. В итоге фирма попадает на санкции и вынуждена оправдываться в суде. Причем не всегда удачно.

«У нас была неприятная ситуация, когда во время выездной проверки контролеры не обнаружили ряд первичных документов, подтверждающих расходы, — говорит Анжела Константиновна Осадчая, директор рекламной фирмы. — Документы были утрачены не по нашей вине: в доме, где мы арендуем офис, произошел пожар; когда его тушили, наш архив «поплыл». Часть документов восстановить не удалось (у одних контрагентов сменилось руководство, другие закрылись и т.п.). Хотя в инспекцию были представлены все бумаги, подтверждающие форс-мажор, налоговики отказали в вычете, заявив, что мы были обязаны восстановить первичку в полном объеме».

Справедливости ради отметим, что региональные арбитры в спорных ситуациях часто занимают сторону налогоплательщиков.

Александр Леонидович Беленицкий, ЗАО «Аудиторская Компания «БизнесСервисКонтроль»:

«Регулярно возникают споры из-за компаний-поставщиков, которые отсутствуют по юридическому адресу или не отчитываются перед налоговым органом. Можно ли в данном случае считать недействительными правильно и своевременно оформленные ими первичные документы и счета-фактуры? Судьи нашего округа полагают, что это не дает оснований отказывать заявителю в вычете налога на добавленную стоимость (см. постановление ФАС СЗО от 24 июля 2009 г. по делу № А56-59853/ 2008).

Многие фирмы, оплачивающие транспортные расходы, не требуют от своих поставщиков документы на услуги автомобильного, железнодорожного, водного или воздушного транспорта. Заметим, что товарно-транспортную накладную для автоперевозок (форма № 1-Т) должен выписывать грузоотправитель, документы по доставке иными видами транспорта — совместно грузоотправитель и перевозчик. Возможно, поэтому при автоперевозках накладные часто не оформляют вообще. В остальных случаях документы порой не передаются плательщику (особенно если речь идет о транзите, когда плательщик не является грузополучателем).

Во время проверок инспекторы обычно исключают указанные затраты из расходов, уменьшающих налог на прибыль, а соответствующий НДС — из вычетов. Даже в таких случаях арбитры часто защищают интересы налогоплательщика. Если, конечно, инспекторы не могут предъявить бесспорные доказательства своей правоты (см. постановление ФАС СЗО от 6 июля 2009 г. по делу № А56-35851/2008).

А вот недобросовестным плательщикам на поддержку судей рассчитывать не стоит. В одной из спорных ситуаций результаты почерковедческой экспертизы и показания физических лиц, допрошенных налоговым органом, свидетельствовали о том, что подписи в договорах и закупочных актах не принадлежат указанным в них лицам. Арбитры решили, что первичные документы содержат недостоверные сведения и, следовательно, заявленные предпринимателем расходы документально не подтверждены (см. постановление ФАС СЗО от 6 июля 2009 г. по делу № А26-5469/2008)».